大数据背景下电子信息档案管理创新研究

唐薇

摘 要：随着近年来计算机技术和网络互联技术在世界范围内的快速发展和广泛应用，纸制档案已经不再是保存档案的唯一方式，电子信息档案已经逐渐步入人们的现实生活，由于电子信息档案所具有的方便快捷、易于整理的先天优势使其迅速成为各机关、企事业单位的宠儿。但随着电子信息档案的快速应用和普及，如何利用其优势更好的为社会服务成为了社会关注的焦点。因此，笔者认为，对当前大数据背景下的电子信息档案管理的创新及相关问题进行深入研究和进一步探讨是完全必要的。

关键词：大数据；电子信息档案；管理；创新研究

毋庸置疑，当今社会已经步入了快速发展的信息时代，各个领域都更加依赖于大数据处理结果进行决策和规划，相应社会上各行各业需要整理的数据越来越庞杂。在这种情况下，全凭人工整理的纸制档案已经明显不适应社会发展的需要，因此必须从实际出发，充分利用电子信息科技的巨大优势，才能与时俱进，跟上时代的脚步。对于档案管理来讲，所涉及到范围和信息甚为广泛，且可能会随时要求因查阅和使用，所以，必须采取切实有效的方法，不断推进当前的电子信息档案的管理工作，使之更好的为社会服务。

1 电子信息档案管理的特征

1.1 力求全面、完整

档案管理的工作内容包括档案的收集、整理、保管及利用，那么电子信息档案管理工作的内容也同样如此，只不过是在当前大数据时代的背景下，将电子信息科技应用于档案管理工作当中，使档案管理工作变得更加高效和快捷。但在当前传统管理模式向新型电子管理模式的转型升级的关键时期，必须力求档案管理完整，众所周知，在当前的大数据时代，从网络和数据库系统来取得相关档案资料并非难事，在为人们提供快捷服务的同时，其内容也更加全面，使档案更加完整；同时，与传统档案管理相比，电子信息档案的管理流程更加完整，因为在当前的大数据背景下，互联网技术能够使档案管理工作流程的衔接更为顺畅。

1.2 管理存储介质的多元化

在当前电子信息时代背景下，存储介质的多元化成为电子信息档案管理的又一显著特点，可以说，其存储介质的多元化使数据管理有了更多的技术支持途径，也极大的推动了档案信息的数字化管理进程。档案信息的数字化管理指的是利用互联网技术获取档案信息资源，并将其融入公共信息服务范畴，从而实现档案管理同政府、企事业与社会大众之间的信息共享。因此说，由于大数据时代的到来，使电子信息档案管理的存储介质更加多元，并通过数字化档案储存管理功能的实现，极大的丰富了档案管理的形式，使通过图像、音频、视频等形式保管和展示档案资料信息的梦想成为现实。从我国电子信息档案管理的现状来看，全国范围内的电子信息档案管理数据库系统然建立，只需将需要展现的档案信息录入数据库，其管理效率则会成倍增长，是传统档案管理模式可望而不可及的。

2 传统的电子信息档案管理中存在的问题

2.1 管理制度有待完善

从当前我国大部分企事业单位的人事档案管理情况来看，部分单位的档案管理制度不够健全，甚至有的单位根本没有制定档案管理制度，因此，使得档案的收集和管理工作都相对混乱，不够规范，档案丢失或信息不完整的现象时有发生；另外，某些企业在档案利用及评估方面也缺乏制度的规范和约束，使档案的真正利用价值无从体现。

2.2 登记信息不够详细

众所周知，登记信息是反映电子信息档案管理情况的重要依据，但传统的信息档案的登记情况并不容乐观，主要体现在登记信息不够详细，其带来的最直接后果就是极易造成档案在归档、调用时丢失。

2.3 档案资料信息庞杂，难以做到精细化管理

随着社会的不断进步和发展，各种信息的总量以惊人的速度在递增，那么对于传统的信息档案管理工作者来讲，其工作难度无疑是巨大的，一时疏忽就有可能使信息受到破坏，甚至资料丢失，在此情况下，精细化管理只能是相对而言，而精细化是电子信息化管理的内在要求和根本属性，必须做到绝对的精细化管理。

3 大数据时代下的电子信息档案管理的创新途径

3.1 转变管理理念

虽说当今社会已经进入到了高速发展的大数据时代，档案信息管理工作的电子化和信息化已是档案管理工作的必然趋势，但部分单位领导的观念仍然停留在传统的纸式档案时代，认为传统的方法使用了这么多年，必然有其价值，因此说，改变管理理念必须从单位领导开始，只有领导重视，才能自上而下的使其他人员的观念随之转变。笔者认为，与西方国家相比，我国的国情有其特殊性，因此，政府有必要加大对大数据优势的宣传力度并提出具体要求，必须使大数据理念深入企事业单位人员的内心，特别是领导者的内心。

3.2 完善管理制度

档案信息的收集、整理及调取利用必须有严格的制度约束，否则必将造成混乱。同时，在当前大数据时代背景下，档案管理的从业人员必须具备一定的学习能力，不断丰富自己的知识结构，提高自己的专业技能，从而更好的与电子信息档案管理工作相匹配。

3.3 信息结构必须科学化

对档案信息进行数字化管理，绝不是简单的通过计算机存储档案信息那么简单，还必须满足档案信息的多种需求，若只是单纯的将信息录入计算机并保存，则档案信息的数字化将意义不大。因此，档案信息必须是通过专业的数据库来进行存储，并根据其本身特点来决定选择树状还是链状等信息结构，从而使得在大数据分析时可以迅速的找到所需信息，并对其进行有价值的分析。

4 结语

综上可知，在已经进入到了大数据时代背景下的今天，传统的电子信息档案管理手段已经明显与当今时代脱节，随着各类信息档案问题的不断递增，对其工作质量和水平必然会提出更高的要求，所以必须转变传统的管理理念、管理模式和管理方法，努力学习，不断探索新形势下的电子信息档案管理工作的新路径，不断提高我国的电子信息档案管理工作水平，才能适应不断发展的信息档案管理需求。

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