试论电子会计档案在企业中的实现与应用

乔飞

摘 要：结合当前的企业中电子会计档案发展情况，分析了企业中的电子会计档案管理模块的实施相关问题，结合自身的工作经验，论述了电子会计档案模块集成后的成果，最后提出了电子会计档案的应用已成为企业会计档案信息化趋势，希望对于今后的企业档案管理信息发展有所帮助。

关键词：电子会计档案；会计档案；企业管理；档案管理

1 目前系统现状

当前，对于企业的信息化管理过程中，财务管理信息系统和档案管理系统则是非常重要的组成部分。其中，财务部门使用财务管理信息系统，并不能生成相应的电子档案，一般情况下，都是在结束财务年度工作的时候，通过手工立卷和归档的方式来保证建立相关对应的纸质会计档案。同时，档案部门使用应用档案管理系统，相关的会计档案并没有形成数字化档案而录入档案系统中，在这样的情况下，企业的财务部门存在着每年将大量的纸质档案移交给档案管理部门的情况。所以，本文结合企业的实际情况，重点分析了电子会计档案在企业中的实现与应用情况，希望对于企业的档案信息化管理有所帮助。

2 电子会计档案管理模块的实施思考

2.1 系统设计

结合企业发展的实际要求，进一步实现电子档案模块的开发处理，并能有使其集成在财务管理信息系统中，能从整体上发挥企业信息化的优势，形成统一整体。结合档案管理系统的特点，来实现相应的接口开发，保证满足档案管理系统、财务管理信息系统的对接处理，能符合实际业务需求。在财务管理系统中，能够保证实现会计账簿、记账凭证以及财务报表等会计档案的生成，能够利用数据接口结合到档案管理系统中[1]。通过财务系统电子档案管理模块，能对于相关的会计资料进行必要的整理，并结合实际情况来进行集成接口方式来处理在线归档，并实现向档案系统的移交处理，能够有效开展必要的归档整理工作。

2.2 财务管理信息系统实施

针对企业的财务管理信息系统来说，相关的电子会计档案管理模块主要涉及到相关的基础数据收集、环境设置以及初始系统配置等方面内容。

在环境准备和基础数据收集的过程中，主要涉及到如何进行软件应用环境设置，维护相应档案内容，要求专人负责维护工作，保证实现数据维护、流程维护以及财务报表构架维护的有效性，严格用户权限制度[2]。

在制定电子档案流程的过程中，将相应的XML背景信息加入到档案管理系统卷中，这样利用信息化技术优势能够实现档案的移交、审批以及传输的记录，有效实现相关的信息追踪处理；

在电子档案数据归档的过程中，针对电子会计档案数据移交分析，并经过相关的档案号，经由档案部门确认，方可完成必要的归档操作。

2.3 档案管理系统实施

针对档案系统来说，主要可以包括，准备财务管理信息系统数据接收的环境，收集必要的用户信息基础数据、构建和财务管理信息系统相互的映射关系，以及严格控制相应的用户权限分配等方面的内容。

2.4 会计资料归档范围的确定

第一，在归档范围方面，结合企业的财务管理规定以及《会计档案管理办法》，应该结合实际来不断完善会计档案归档范围与保管期限表的编制工作，重点则是明确无法输出成纸质、无对应纸质的电子会计资料的归档处理工作，并明确其相应的保管期限；

第二，对于电子会计资料进行分析，其仅能通过电子形式来归档保存情况来说，应该明确其来源的真实有效性，并能通过电子设备完成相应的传输要求；对于企业的会计核算系统来说，则应该能准确有效地来进行电子会计资料的读取，并能输出符合国家财务规范要求的归档格式，符合会计管理工作的规定，也应该充分重视相应的经办、审核、审批等审签环节。对于电子档案管理系统来说，则应该能够有效管理和接受电子会计档案，满足电子档案的长期保管要求，并能建立相关的和纸质会计档案相互间的检索关系；利用相应的技术措施手段，避免出现恶意篡改电子会计档案的情况；利用电子会计档案备份制度的逐步完善，从细节入手落实各项相关的备份工作，进一步防范意外事故、自然灾害以及人为破坏等方面影响；对于所形成的电子会计资料来说，其并不属于相关有重要保存价值、永久保存价值的会计档案；同时，根据规范的要求，电子会计资料应附有具有标准规范要求的相应电子签名。

3 电子会计档案模块集成后的成果

第一，保证企业信息化的进一步实现，档案系统电子档案管理功能以及财务系统电子会计资料归档功能能逐步完善，实现良好相互集成，满足在线归档的要求，同时，有助于进一步健全真实性完整性保障机制，符合企业的发展要求。

第二，能够保障电子会计资源在归档、办理以及形成的过程中全方位管理要求，能够有效实现会计账簿、记账凭证、会计报表及部分其他会计资料的电子化归档处理要求，能在企业信息化的过程中逐步取消纸质归档。

第三，有效促进会计资料归档的完整性、真实性、可用性以及可靠性方面的要求。

4 电子会计档案的应用已成为企业会计档案信息化趋势

在新《会计档案管理办法》的要求下，企业应重视电子会计档案管理工作，这对于企业的长期发展具有明显的优势，电子会计档案则是企业会计信息化发展的必然趋势。

第一，实现企业效率的进一步提升，通过会计档案的电子化管理，进一步降低人工成本以及工作量，能通过系统自动化完成大部分的档案资料的业务流程。电子会计档案能有效提升档案的利用效率，满足档案信息的直接查阅，进一步能更好地促进企业服务。特别是在“互联网+”模式下，能更好实现跨层级、跨系统的多维度档案查询工作。

第二，企业管理成本有所降低。节约纸质材料，降低费用支出，减轻档案人员的工作强度。

第三，实现企业档案质量的提升。结合企业发展的实际需求，保证电子会计档案的标准化体系进一步完善，有效解決人为判断不满足政策要求的问题，能保障档案工作的规范化要求，实现会计档案质量的进一步提升。

第四，有利于提升企业的信息化水平，加强各系统集成能力。通过发挥电子会计档案优势，进一步加强系统间数据集成程度，有利于企业深化业务信息化管理改革。

参考文献

[1]唐丽.新形势下电子会计档案管理规范研究[J].办公室业务，2018，（22）.

[2]尹爱梅.基于信息化的国库会计档案管理电子化研究[J].现代经济信息，2018，（33）.