档案工作的规范化及标准化管理探讨

梁锐洪

摘 要：档案工作是机关单位行政管理工作效率得以提高的重要一環，同时也是确保部门工作效率的主要措施。档案规范化以及标准化管理是当前档案管理工作现代化建设的重要环节，在档案管理过程中应当做好硬件设施建设与管理，这是提高标准化与规范化管理的关键。本文先对机关档案工作的发展趋势进行分析，并在此基础上就如何加强其标准与规范化建设，谈一下个人的观点与认识，以供参考。

关键词：档案工作；标准化；规范化；研究

近年来，东莞市各镇（街）十分重视档案工作，不断创新和改进档案管理工作理念与模式，同时档案基础业务也得以规范化，保存条件得以改善。然而，在实际发展中仍存在着一些问题，比如镇（街）档案工作的规范化、标准化程度不够高。因此，我们必须进一步加强档案工作的规范化、标准化管理，从而将档案管理水平推上一个新的台阶。

1 镇（街）档案工作发展趋势

1.1 规范性

在机关档案管理工作中应当严格按照规矩和要求进行，并且有切实可行的制度对档案管理工作过程予以限制，以此来确保档案工作高效有序。其中，规范性不仅可以使档案管理工作能够有效满足社会发展需求，而且还可以为规划的制定提供参考。

1.2 信息性

档案工作具有一定的信息性，即以信息技术和现代网络技术作为支撑，以保证档案内容为根本，并且利用先进的科技手段转化其形式。基于现代科技手段进行档案形式转化以及存储方式，有效实现档案管理工作的网络化与电子化。档案信息化管理，可实现档案资料的永久性保存；同时，通过信息化建设可以有效降低档案管理成本，有效发挥档案资料信息的价值，促使档案资料的再利用。

1.3 标准化

机关档案工作的标准化建设是针对档案管理中的统一规划以及技术规范，同时也对管理人员提供管理标准，从而使档案管理逐渐实现了统一性和规范化，这有利于确保档案管理的社会价值及其工作秩序。档案标准化建设，有利于促进档案管理工作的规范化，而且有利于发挥技术引导作用，对于避免管理工作的重复性和提升管理效率，具有非常重要的作用。

2 加强镇（街）档案规范化与标准化管理的有效策略

基于以上对现机关档案工作的发展趋势分析，笔者认为镇（街）在未来档案工作中应当认真做好以下几个方面的工作。

2.1 充分认识镇（街）档案工作的重要性

镇（街）档案工作具有一定的整体性，而且涉及到很多方面的内容，比如社会管理、经济发展以及市政建设和民生等。档案管理工作中涉及到立项、地勘以及环评和招投标等文件材料，这些在日后的项目管理、财务审计管理以及经济纠纷处理工作中可以起到非常重要的凭证作用。值得一提的是，社保、养老、医疗、低保和各类大病统筹等文件材料，均关系着民生福祉，不仅是行政管理工作中不可或缺的一部分，而且也关系着群众切身利益。此外，执法案件档案是执法过程中形成的程序、过程和结果的客观记录，并且涉及到机关执法公正公平，关系着政府的社会形象，因此在档案工作标准化建设过程中应当加强重视。

2.2 强化镇（街）档案工作的整体性与完整统一性

各镇（街）应当加强领导，全面提高认识水平，做好培训工作和严格落实责任，确保档案收集齐全、规范化管理。第一，加强领导。机关档案工作应当加强统一领导，采取分级管理的工作原则与机制，及时发现和纠正偏差，并在此基础上建立完善的档案管理机制，落实好“三明确”制度。一要明确领导及其职责，分管领导应当进行统一领导；同时还要明确镇（街）党政办为档案管理牵头部门，严格负责各门类档案的管理工作，并且对下属的镇属单位、村（社区）各项档案工作加强监督指导；二要明确人员，即明确镇（街）党政办综合档案管理人员以及收集文件管理者，将责任落实到具体个人；三要明确制度，即根据辖区范围内档案门类的分类纲要，制定明确的文件材料归档范围以及保管期限表，同时还要制定档案管理人员收集、整理和管理利用档案的职责。在此过程中，镇（街）党政办应当抓总，各办（局）工作人员应当加强协作，建立人员、任务、分工以及目标明确的工作管理体系，共同促进档案工作再上新台阶。第二，做好培训工作。镇（街）档案管理人员较为固定，实践中应当将业务培训工作作为专项工作严格落到实处。通过参加多种形式的业务培训，不断提高档案业务水平。日常工作中，根据自身需求可以邀请上级档案主管部门进行业务指导，各办（局）积极派员参加，以会代训、现场接受培训，并且结合实体操作等，就文件材料的整理业务进行培训。同时，应当组织辖区范围内的各单位、村（社区）档案管理人员外出参观学习，加强交流经验，提高他们取长补短以及学以致用的意识与能力。第三，严格落实好档案工作责任。镇（街）党政办应当充分发挥其责任主体的作用，各办（局）作为档案资料收集以及整理的责任部门，也应当积极发挥其协作作用，每年在固定时间之前应当将规范整理的往年档案依程序和手续移交镇（街）综合档案室进行集中管理。

2.3 立足于本单位进行立卷归档

档案工作的标准化以及规范化建设过程中，应当以本单位为中心进行立卷归档。档案工作的标准化与规范化的目的在于档案利用及其保证案卷完整性的实现，通过加强标准化建设来提高信息检索以及利用的实效性。为此，镇（街）综合档案室应当以本单位为主加强立卷归档管理，确保档案工作的规范化以及标准化。实践中，档案工作者应当处理好档案工作中的关键问题：第一，注意立卷归档时效性。完成现行文件要求和任务以后，方可将文件立卷归档，尚未完成任务的部分不能立卷归档，否则会导致档案执行混乱。第二，对归档文件资料严格甄别，做好立卷归档工作。基于本单位立卷方式的指导，明确立卷归档工作的重点，并且对文件以及资料准确分类，从中选出重点文件。在文件形式、内容以及作用等方面相似的文件资料，应当严格甄别，选出其中的重点部分予以保存。实践中应当尽可能避免归档重复以及信息量庞大等现象，以此来有效提高档案资料的检索及其利用效率。第三，在立卷归档过程中，应当确保档案资料信息的完整性和全面性。在文件归档时，应当对归档文件进分辨，确定其主次关系，以免不必归档的资料被立卷归档，进而导致归档文件过于冗长。需注意的是，实践中应当避免文件资料丢失或者不全，即在文件整理以及分类时，应当将文件间的关系进行准确把握，然后同类归入一个案卷之中，以此来确保同类文件的完整性，完整反映问题处理前后情况和过程。通过该种方式，可以大大提高归档利用率，并且在立卷归档后能够及时存入档案，完整而不重复，同时这也是档案工作规范化以及标准化建设的要求。

3 结束语

总而言之，镇（街）档案工作规范化及标准化建设是其发展趋势，同时也是提高档案管理与利用效率的有效措施，实践中应当加强重视和机制创新，这样才能提高其标准化建设水平。

参考文献

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