信息化技术对档案管理的影响

钟映银

摘 要：近年来，信息技术在我国的各行各业中得到了较好的普及，在为人们生活提供便利、促进行业发展的基础上，也带来了社会生产和生活方式的变革。对于档案管理部门而言，传统的档案管理模式已经不能适应信息化社会发展的需要，只有加快工作方式创新，促进信息化技术在档案管理工作中的有效应用，才能实现档案管理工作水平的整体提升。笔者结合基层工作实例，主要分析了信息化技术对档案管理的影响，并针对目前我国档案管理中信息化技术应用的现状及不足，提出了促进档案管理信息化水平提升的展望，仅供参考。

关键词：信息化技术；档案管理；影响；现状；展望

档案是国家机关、企事业单位以及社会组织保管的，对于过去、现在正在发生的社会政治、经济、文化等事务以及个人发展的有效记录与保存，它能够为社会发展提供重要的参考资料，具有决策支持的效能，因此是我国重要的战略资源[1]。近年来，随着科学技术的不断进步，信息化、电子化已经渗透进我们生产和生活的方方面面，由此也引发了巨大的社会变革。在此背景下，传统的档案管理模式已经表现出了明显的缺陷和劣势，为此，我们必须正确认识信息化技术对档案管理的影响，提起对信息化技术的正确认识，从而确保档案管理水平的提升。

1 信息化技术对档案管理的影响

信息化技术就是以计算机和通信技术为基础，对各种信息进行高效的、高质量的、高安全性的收集、整理、传输、利用的现代化技术。在社会信息化程度日益加深的情况下，国家档案管理机构已经要求将信息化技术有机融入到当前的档案管理工作当中；而行政机关档案管理部门，则担负着整理国家重要行政管理信息以及个人信息的重要责任，涉及更多的国家机密，对于国家安全和社会稳定的意义重大，将信息化技术应用到行政机关档案管理当中，有利于重要、珍贵信息的有效保存，有利于档案管理水平的提升，更有利于档案价值的更好发挥。

1.1 信息化技术在档案建立与保存方面的优势

传统的档案管理工作，都是以纸质档案为载体进行信息的记录工作，更有甚者还是采用手写材料的模式，在档案资料的整理过程当中，对于人工力量的依赖性较大。行政机关档案涉及面广、内容复杂，收集、整理、分类、归档和保存工作中的难度较大，稍有不慎，就可能造成重要档案的损毁和遗失，由此也会带来严重的后果。将信息化技术应用到档案的建立与保存等工作当中，借助体系内的内网流程以及标准化、规范化的文件格式，可以实现档案资料的迅速收集、传输和归档，减少了档案收集整理中各种工作疏忽的发生。同时，以信息化技术为依托，促进档案的电子化管理，既可以实现档案的多介质保存，提升档案管理的安全性；又可以有效克服现实档案室环境中的各种不利威胁，这对于提升档案保存的长期性具有积极意义。

1.2 信息化技术在档案存储方面的优势

在档案存储工作中，利用信息化技术可以实现存储形式、存储内容的多样化以及存储总量的提升。首先，借助信息化形式，可以实现档案存储形式和存储内容的多样化，传统的纸质档案模式已经不适应现代社会多样化的内容需求，为此，引入信息化技术，实现纸质档案、电子档案的多介质存储，一方面可以保证档案的安全性和完整性，另一方面还可以突破纸质这一唯一形式，实现声音、视频、音视频等内容的多样化保存，从而使档案内容更加详实、材料更加生动。对于档案存储量而言，将信息化技术引入到档案管理工作当中，可以借助电脑以及网络空间的强大容量，实现更多材料向电子化的转换，从而避免了现实档案室面积紧张、条件不达标等问题。

1.3 信息化技术在档案利用方面的优势

档案的有效利用，是档案价值实现的直接形式，在传统的档案管理工作当中，如果需要进行档案的查阅和调取，通常需要在索引中进行海量筛选，然后去档案室相应位置搬运厚重的材料，这一复杂的工作程序已经不符合现代社会简约化、碎片化的信息获取需求。将信息化技术应用到档案利用工作当中，可以使档案的查阅和调取更加方便，通过计算机软件的检索功能，只需要输入档案号或者输入关键词，就可以显示相关档案内容，调取相应电子版资料之后也可以进行直接的打印、传输等工作，方法简单易行，因此可以大大提升档案利用工作的效率和质量，实现档案价值的深入挖掘[2]。

2 目前我国档案管理中信息化技术应用的现状及不足

2.1 重视程度不足，档案管理观念较为落后

我国的行政单位对于档案管理的重视程度不足，对于信息化技术的认识也不够，因此就目前而言，我国机关档案的现代化、信息化、电子化水平并不高，一些单位虽然已经开始尝试电子化的档案工作方式，但大多停留在电子索引的编制以及电子文件的收集方面，对于档案管理工作的全程信息化技术采用较为不足，因此我国档案管理技能水平提升的速度较慢。

2.2 档案管理缺乏标准化和规范化，管理技术较为落后

就目前而言，行政单位不同部门都有自己的工作方式和材料收集、整理办法，尚没有形成规范化和标准化的工作准则，同时，完整性的、全过程化的档案管理系统尚未建立，统筹档案收集、文檔整理、文件检索与档案利用、档案管理功能的全息平台也没有研发出来，这就导致很多档案整理工作中的很多步骤都不能兼容，档案整理方法、分类方法、著录标准等工作的统一标准缺失，由此造成了我国档案管理技术落后的现状。

2.3 档案管理人员的专业水平和综合素质亟待提升

在信息化背景下，我国行政单位档案管理人员的工作能力已经表现出了与工作要求之间的明显的不适应性。首先，大多数行政单位档案室工作人员的年龄都偏大，他们对于新技术、新设备的理解和应用不够，学习能力较差，这就导致信息化技术的应用面临困境。其次，很多“体制内”工作人员对于工作的态度不够认真、负责，特别是对于档案管理这种“冷门”的工作内容，他们更是缺乏必要的职业精神，工作中创新能力、进取精神和积极性不高，有时甚至还会敷衍塞责、消极工作的现象，直接导致了我国行政单位档案管理工作现代化进程的停滞不前。

3 促进档案管理信息化水平提升的展望

3.1 重视档案管理工作，加大对于信息化档案管理的各项投入

行政单位应该高度重视档案管理工作，明确档案管理在企业发展中的重要地位，不断完善档案管理的相关制度，加大对于档案管理工作的资金和人才投入，不断提高档案工作人员的综合素质水平，创设良好的信息化档案管理环境，从而促进档案管理水平的提升，实现档案的最大价值发挥。此外，为了形成积极向上的良好工作氛围，行政单位还应该不断创新档案管理制度，以更加明确的工作责任制度和奖惩制度，综合利用抽查、普查、自查、互查等多种方式做好工作检查和考核，从而激发档案管理人员工作中的积极性和使命感，确保档案工作的健康发展。

3.2 推进档案管理体系改革，不断推动信息化技术在档案管理中的应用

加快探索整合全息档案管理系统与平台的建立，打通各个单位、各个部门之间的资料收集、传输与共享路径，并通过更加规范化和标准化的文件模式，形成高效、便捷的档案管理“一条龙”体系。在信息化环境下，在社会对于档案信息利用需求不断提升的背景之下，行政单位档案管理部门更是要格外重视档案管理系统的网络安全性，通过档案加密技术以及防电磁辐射泄露技术、防改写技术等先进技术，确保电子档案，特别是涉密档案的完整和真实[3]。

参考文献

[1]吴青璟.档案信息化建设与档案管理[J].城建档案，2018，（11）：11-13.

[2]张浩霖.信息化对档案馆管理模式的影响探究[J].产业与科技论坛，2018，17（19）：261-262.

[3]林秀清.机关档案管理工作信息化建设研讨[J].现代交际，2018，（20）：212-213.