项目档案如何做好前置性管理工作

李雪梅

摘 要：近年来，随着我国社会经济的快速发展，城市面貌日新月异，城市建设档案的数量也越来越多，随着国家新制定的投资体制的出现，全国政府都加大了对投资项目的管理和推动，用项目来推进经济发展，项目档案作为记录一个项目从开始到结束的数据，用项目来改进结构是非常重要的，对于建设规模管理和建设过程都有着重要的意义，但是由于有的建设规模过大出现，周期太长、专业知识复杂等现象，这就导致了项目档案管理工作的困难性。作为一项工程的项目档案，能否准确、整体、规范、安全是非常中要的，这一切都与项目档案是否做好了前置性管理工作有关，所以做好项目档案的前置性工作是必要的。

关键词：项目檔案；前置性管理；存在问题；管理措施

随着我国社会经济的持续发展，众多的建设、改建项目在我国火热的进行着，所以能否有一个合理安全项目档案是我国项目建设目前的首要前提，有些重点的建设项目的档案是国家档案的重点组成部分，它是项目进行时的真实记录，也是鉴定工程问题，或者是事故原因的重要依据，也说明了项目做好前置性管理工作的重要性，本文主要对项目前置性管理工作存在的问题和管理措施进行了叙述。

1 管理工作中存在的问题

有些企业对于项目档案的管理缺乏规范，项目档案的规范性关系到资料查找时的便利性，影响着项目的后续开展，所以记录项目档案的工作人员一定保证数据的准确性、切实性和规范性。有很多档案管理工作中，存在着标点符号混淆的现象，或是档案少页、丢页，现象，导致档案的应用价值降低。有很多企业领导对于档案管理不够重视，导致在项目在施工到完工的过程中，项目档案的记录不足，忽略了对建设过程中的档案管理，造成档案缺失，影响整个建设工程的竣工。项目档案的管理工作不只需要公司的主管部门进行监督，还需要社会部门和地方的管理部门等进行共同的监督，这样才能保证建设项目的质量。还有对项目管理工作的不重视，一般来说，项目的进展都是长时间的，分布较广，管理难度大，所以在具体管理时需要拆解成各个部分，参加建设项目的档案管理人员个人素质不同，缺乏对项目管理的认知，轻视整理档案的意义，导致项目档案记录不全或者是丢失现象，给项目带来了极大的损失。档案管理的主体是人，这些工作都需要工作人员来整理，工作人员素质不高是一个很大的问题，档案管理制度我不完善，导致工作人员在工作过程中缺乏专业性，使项目档案出现漏洞。管理方式也落后，在记录过程中工作人员大多数都选用书面记录方式，而纸张很容易出现破损，这会导致后期查阅时出现问题，这些原因是因为管理方式的落后，应该应用新时代的管理方法进行整理。各个职位的人员分配也是一项问题，工作人员的年龄差距，和档案管理人员的频繁变动，管理人员的学识水平不均，导致留不下有专业性的人才，没有技术水平的庸才当道干不了大事。还有些部门之间缺乏配合的意识，导致前置管理工作不到位，分配不清，各个部门之间推卸责任，难以配合，这些问题就是导致前置工作的不完善的原因。

2 加强管理工作的具体措施

加强项目档案的前置性管理工作是必要的，项目档案的管理是对各种有价值的文件和信息的记录，具有真实性，档案的管理对于之后的建设项目提供数据和各方面的信息，只有信息档案的切实性和完整，才能对后期建设发挥最大的作用，一定要规范项目档案的收集，增加系统性，给项目的档案进行数据收集，通过编号、目录、案卷等的编制，使档案的查阅更加方便，查阅档案的完整性，并进行查漏补缺，丰富内容，使档案具有真实性。

2.1 提高项目档案的管理意识

项目档案工作质量的决定性因素是工作人员的意识，想要项目档案完整质量高，就需要强化管理意识，让各个管理部门意识到这项工作的重要性，项目档案的管理作用无法直接的产生金钱效益，所以工作人员对其认真程度，直接关系着项目企业的知识性、艰涩、和对企业可持续发展性的深谋远虑，前置性的管理可以提高企业单位对于项目档案管理的重视，将档案的管理深入到各项工作中，推进档案的规范化、制度化、和科学化，抓住档案的质量。使领导能够高度的意识到提高项目档案管理的意义，领导自身的重视可以影响到全体员工的认真态度和重视程度，设立专门的领导小组，在日常的活动中加强工作人员的档案意识，保证项目档案工作的顺利开展。

2.2 加强监督

很多档案都是大工程的项目建设记录，很大一部分是由建筑的施工文件转化的，档案质量的高低直接关系着施工的质量，所以一定要收集完整、正确、真实、系统的文件归档，想要做到这些就必须要加强对施工方面的项目档案的管理和监督，在初期的项目审批上，完成关于项目的提议书，和环保评估等各方面的规划，提前完成项目的备案，坚持在项目进行时实施定期的检查和过程的控制，自查与监察一起进行，在工程建设的同时进行文件的查核，是否标准、规范、正确的与施工共同进行，并及时把不符合标准的地方进行改正，做到每一个地方都符合标准，在保障工程正常进行的情况下发挥监督的职能。

2.3 提升部门的配合协调

通过前置性的管理工作提高工作人员的工作职能，对每一个部门的工作人员进行合理的任务分配，培养档案管理人员的优良工作作风，对每一个岗位的管理落实到工作上，杜绝一岗多用、多岗重合的现象，让各个部门的工作分配均匀协调，争取每个员工都能分配到自己擅长的工作，把档案管理进行流程化的制定，使每个岗位都能各司其职，发挥出自身部门的最大作用，各个部门工作进行配和，加强工作的效率，激发工作热情，让每个部门都在档案管理的管理下，形成一个大集体，提高项目工作中档案管理工作的覆盖性。

2.4 加强档案工作人员的素质教育

档案的管理人员的职业能力和自身的综合素质直接影响着档案部门的发展，所以想要做好项目的前置性管理工作就需要工作人员具有基本的个人素质和专业素质，所以一定要重视项目档案管理队伍的建设，全面的提高档案管理人员的素质。作为档案的管理人员，一定要把每一个流程都落实到制度上，引用符合时代发展需求的管理理念，把每项工作都落实到位，激发工作人员的工作热情和主观能动性。加强对档案工作人员的专业职能培训，让员工参加各种培训活动，提高专业水平，对员工的工作情况进行调查，开展针对性的培训，不断的丰富档案工作人员的专业水平。档案人员应讲道德、守法律、不计较个人利益，项目企业也一定要制定与国家各项法律相符合的规定来规范档案人员的行为和素质。

3 结语

综上所述，想要做好项目档案的前置性工作是非常困难的，涉及到太多的部门和工作人员。档案的收集也非常复杂，项目的档案能够直接说明项目建设的质量，所以工程单位一定要认真地对其进行制定，树立正确的观念，对项目档案的制定进行全方面的监控，保障档案管理的质量。

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