浅谈档案信息化存在的问题及对策

摘 要：随着科技的快速发展，在我国档案规划工作中，信息档案建设得到了高度重视。但我国在档案信息化的建设和发展中存在着很多局限性，信息化的发展程度无法与时代的发展紧密结合、档案信息化人员的缺失等种种因素对其造成了极大的影响。因此在档案信息化发展、档案信息化制度管理、档案信息化重视方面、信息安全方面等进行探讨，指出未来档案信息化发展趋势，提出相应的策论。本文就是基于对档案信息化存在的问题及策略展开。

关键词：信息化；现状；问题与对策

1 档案信息化的现状

当前社会经济的发展档案信息化建设根据国家的档案管理部门的统一规划和组织，应用现代信息技术，对档案信息化进行数字化的管理。当前许多部门在建设信息化过程中往往重视设备的购置和技术的更新，许多领导阶层忽略档案工作的重要性，因此投入的力度低。并且档案管理人员经验的不足和缺乏技术的培训，档案信息化专职人员的缺乏等原因极大的阻碍了档案信息化的发展。为了档案信息化更好地发展，档案管理部门应招才纳新、推陈出新、推进档案信息化管理。

2 档案信息化存在的问题

2.1 档案信息化人员知识局限，发展不平衡

在档案信息化建设中打多少人员对纸质档案管理方式、管理理论、管理技术聊熟于心，对电子储存、传输、检索等技术生疏，设备的改进操作人员有限。档案管理的青年人才对电子技术、数据管理操作技术熟悉，但对管理原则、管理原则确极大的缺乏。就目前各单位管理人员情况大多数是简单技术操作，既无专业学习，也无系统培训技术不到位导致问题出现只能寻求专业人员。其次在档案信息发展中设备老化、经费不足、重视程度低等方面的问题导致管理手段落后对档案信息化管理优化产生了极大的阻碍。

2.2 不完善的档案信息化制度

一些单位档案管理室缺少专业磁介质设备，且数字档案对设备的依赖性较高非专业人员导致其存储安全低对档案管理带来一定的困扰。并且局域网内员工对文件只有只读权限，大多数文件路径不明确，因此，在查阅方面造成了极大的困扰。

2.3 档案信息化建设重视程度底

档案信息化建设领导存在着“为保管而保管”“安于现状”不讲求社会效益与经济效益相结合的思想，存在着累计立档案的看法，并且档案细信息化直接利益并不突出，因此领导对档案建设规划方面投入的人力物力低下导致其发展程度低下和档案信息化建设发展缓慢。

2.4 信息安全差，数据保护存在风险

随着计算机网络信息技术在档案信息化建设中应用范围的不断拓展，信息安全问题成为了档案信息化发展的巨大瓶颈。目前信息化技术的发展黑客的恶意攻击、电脑病毒的横行使得档案信息的安全和保密遭受了严重的威胁，每年带来的安全损失逐年增长。并且自身意识的单薄和技术的缺乏导致网络冲突、数据破坏等问题。目前，网络安全更多的是技术的不断升级、防火墙、密码的设置，但从各方面来看不能长远、全面、规范得来保存数据。

3 档案发展的趋势

随着办公自动化的出现，档案的管理方式逐渐从手工向信息化转变，档案管理的统一事项都在计算机和电子通讯技术中完成。将办公的各个步骤纳入网络管理中，使档案信息的查阅具有更高的完整性、真实性、准确性同时提高了办公效率。同时，这种情况预示着档案信息化成为必然发展趋势。档案信息化建设正在逐步发展。

4 档案信息化建设对策

4.1 档案管理人员培养

档案信息化建设的关键是人才的培养。随着信息化技术的发展档案部门必须建立一个强有力的管理队伍。人才培养要从自身素质、业务素质、具有较强的信息捕捉能力、能坚定有效的档案信息。1）作为档案管理人员要熟练运用信息工具，丰厚的理论知识为更好开发档案信息化建设打下基础。2）档案工作者必须具有较强的信息捕捉能力，充分利用网络优势引导利用者获得更多的档案信息。3）档案信息管理人员要将有效的信息传递给利用者。网络信息庞杂，管理者必须对档案进行判断、鉴选、分析为利用者提供优质服务。4）大难管理者必须有严谨的工作作风、和热情工作态度。这样，档案信息化管理会得到更进各个一步的完善与发展。

4.2 加强监管，形成制度化管理

档案信息管理者要通过著录记录文件的形式和特征将文件录入计算机。著录必须按条录入以免文件信息的错乱和丢失。各领导部门应对档案管理部门进行深入检查，确保管理工作步入正轨。并且要强化档案规范查处意识，严肃处理档案管理中的不合法行为，加强惩治力度，杜绝违法乱纪行为。维护档案法规确保单位内部档案的安全管理流程。

4.3 档案管理软件硬件设备

档案信息化管理是对传统实体档案信息管理的辅助管理。良好的软件及硬件配套的基礎设施是当前档案信息化管理的必要条件，其中主要包括网络环境、硬件环境及系统软件三个部分。档案信息化管理人员对于应用系统的选择应当以开放性、包容性和扩展性为主，更新原有的档案信息管理系统，使其为档案资源数据库提供一个良好的基础，档案管理人员应根据当时情况灵活操作各个板块。比如档案数字化处理、电子档案信息采集、档案数字化等。在此良好的软硬件基础上档案信息化管理更能得到更好更快的发展。

4.4 规范化信息存储方式

根据科技的发展档案信息化的存储方式多以硬盘为主，但同时也存在着许多安全隐患，为确保安全就要注意卸载、保存方案的信息。相对于硬盘而言光盘存储安全更高，如果以光盘存储为主，那么就要对档案信息的保存载体制定相应的标准和操作规范。

5 结语

从上所述，档案信息化为档案事业带来前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化是当今时代发展的必然趋势，也是提高档案事业信息化的必由之路。基于对上述问题的了解及思考得出，信息化对档案事业全面发展发挥着至关重要的作用。因此，针对上述问题管理者应与时俱进，采取有效的措施为信息化发展增砖添瓦。一、应加强对档案管理人员培养；二、领导人员应加强监管，形成制度化管理；三、对档案管理软件硬件设备进行更新；四、规范化信息存储方式。综上所述问题的解更多需要社会决各界的共同努力，为此，广大档案工作者应当深刻档案信息化发展的必要性和重要性，应与时俱进抓住机遇迎接挑战，创建和加快推进档案信息化管理建设，使档案信息化建设得到更进一步的发展，使档案得到更深入的利用、是档案信息化得到更好的完善。

参考文献

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[2]金楠.浅谈档案信息化存在的问题及对策.[J]黑龙江教育学院学报.2016年9月.

[3]卫春媛.加强档案信息化建设之我见.[J]黑龙江大学.《我国档案信息化建设与探讨》.2017年9月.

作者简介

齐峰（1971-），女，汉族，福建福州人，大学本科，档案馆员，福建省福州格致中学，研究方向：档案学。