信息化时代提升档案管理水平的策略与方法分析

梁小荣 陈伟

摘 要：随着现代信息技术的飞速发展，信息化手段在各领域得到广泛应用，从而提升了工作效率、提高了工作質量。在信息化时代，档案行业引入信息技术建设对提升档案管理水平有着十分重要的意义，本文阐述了信息化时代档案工作在管理建设中存在的问题，并提出了提升档案管理水平的几点对策和建议。

关键词：信息化时代；档案管理；策略方法

档案涉及各领域，档案部门存在于各行业，档案信息与各行各业有着十分密切的联系，档案管理水平的高低直接影响到每个行业的档案质量。因此，在信息化时代提升档案管理水平不仅是档案本身发展的需要，也可以为推进其他领域的发展提供可靠的信息资源保障。所以，有必要逐步引入先进信息技术手段，以期达到处理大量档案数据资源，提升档案资源的利用率，切实解决档案管理过程中出现的新问题、新情况，实现档案管理的科学化、规范化、精准化。

1 档案管理建设中存在的问题

档案部门在每个单位作为资料和信息储存、利用的部门，其重要性应该尤为突出。但档案管理建设过程中由于长期得不到高度重视，并且受资金、人员等因素影响，主要存在以下三方面问题：

1.1 档案管理重要性意识较低

长期以来，档案部门虽然是每个单位的组成部分，但其重要性一直没有引起重视，很多人都认为档案部门是边缘部门，档案管理很简单，并不需要耗费太多的力量。甚至一些管理层认为业务部门高效运转才是单位工作重点，档案部门只需要投入必要的管理经费，能够正常运转就可以了。因此，档案在进行管理建设的时候，单位给档案部门设置的预算经费比较低，有时在经费偏紧的情况下，认为档案管理建设投入暂且放一放、缓一缓、等一等，特别在基层单位这种现象普遍存在，[1]结果直接导致基层单位的档案管理质量不能得到有效提升，服务水平止步不前。

1.2 档案管理信息化水平较低

快速发展的信息化时代要求档案信息化建设步伐必须紧跟不辍，但从现实的角度看，档案信息化建设进程受到众多因素的制约。一是档案部门的许多设备比较陈旧，没能做到及时更新，档案储存地方条件相对简陋，随着档案数量的增多，储存空间逐年减少。二是纸质档案没有全部及时转化为电子档案，已转化为电子档案的也未能做到及时整理、归类，无法使纸质档案与电子档案并存的“双轨制”管理模式得以及时落实。

1.3 档案管理专业化水平较低

档案部门在岗人员普遍存在年龄偏大、学历偏低、水平有限等现象，且大部分在岗人员为非档案管理专业毕业，或各部门转岗人员，专业知识和职业素养相对档案管理要求存在一定差距。再者，档案人员得不到重视，在继续教育、专业知识培训等方面的锻炼机会相对较少，能力提升得不到有效保障。由于受客观条件影响和制约，档案部门特别是基层单位的专职档案人员较少，兼职人员较多，这在很大程度上影响了档案规范化管理水平的提高。

2 信息化时代提升档案管理水平的重要意义

信息化时代提升档案管理水平，就是利用先进的信息技术手段来更好地实现档案的精准化管理。档案部门特别是基层单位的档案数量大、类别多，并且有许多年代久远的纸质档案珍藏价值高、保存难度大，这些档案对保存条件和环境都有着很高的要求，很容易出现纸质档案的损坏现象。运用先进的信息技术手段就能有效地解决历史遗留问题，将纸质档案翻拍或扫描成为电子档案，有效地解决了存储空间和安全性问题，同时确保了档案的完整性和查阅的便捷性，从而提升档案的科学化管理水平。由此来看，提升档案管理水平是很有必要，也有着十分重要意义。

3 提升档案管理水平的对策和建议

信息化时代，档案的作用越来越受到社会的关注和重视，这是社会发展的需要。提高档案管理的科学化、规范化和精准化水平应该从以下四个方面入手，从而提升档案管理的有效性。

3.1 提升档案管理的重视程度

首先，加强档案管理的宣传力度。在职工队伍中树立档案意识，加强管理层和档案人员对档案管理的重视程度，从源头上改变档案管理可有可无、可大可小的观念，应该认识到档案作为单位整体不可分割的一部分，对单位的发展起到促进和推动作用。其次，强化档案信息化建设的责任意识。将档案信息化建设作为一项长效工作来抓，保证此项工作的长期性、持续性，在提高信息化建设水平的同时，促进档案管理效率提高，使全体人员充分认识到信息化建设是档案管理的必然发展趋势。最后，加强档案信息化管理制度建设。运用创新和发展的思路，建立切实有效的档案信息化管理制度，进一步规范档案信息化管理的工作流程，落实档案信息化标准体系，推动档案信息资源的共建共享。

3.2 提升档案信息化的建设水平

一是加大对档案信息化建设的投入，引入档案管理所需要的硬件和软件，及时更换陈旧的档案管理设备，做好日常维护。二是申请档案管理信息化建设的专项资金，确保经费的专款专用，以备后续软硬件设备添置的需要。三是加强档案资源建设，抓好档案管理的云存储。[2]建立不同类别的档案资源数据库，利用大数据分析手段等现代信息技术将收集整理好的档案资源进行数字化处理，实现数据的行为分析、深度挖掘和信息推送，构建集档案管理与服务为一体的“一站式”档案信息资源共建共享平台。同时，提高电子档案的管理水平，做好电子档案的备份工作，定期检测拷贝，保证电子档案储存的可靠性和安全性。四是规范档案查询、借阅、归还等环节，加强数字化档案的质量监管，保证档案作业的标准化。

3.3 提升档案人员的专业化素质

在进行档案人员管理的过程中，一方面要按照档案管理实际需要设置专兼职档案员，并落实相应的管理制度，加强对在岗档案人员的专业知识培训和学历教育、继续教育、职业道德教育，全面提高档案人员的基本素质和专业技能。另一方面，招聘档案方面的专业人才以及加大对档案人员信息化技术水平的培训力度，满足档案信息化建设和发展的长远需求，充分调动档案人员工作积极性，为提升档案管理水平及信息化建设提供人力资源。

3.4 提升档案管理的服务水平

档案部门需要收集、储存具有保存价值的原始资料，档案工作的最终目的是收藏珍贵资料，用于服务社会、服务民生，因此提升档案管理水平及信息化建设有着十分重要意义。通过档案信息化建设，建立档案数字管理平台，按照档案的类别、内容、时效、密级等整理、分类，做好档案管理工作，为提升档案管理的服务水平奠定扎实的基础。通过互联网等方式，实现档案的共享和调档查阅的电子化，有效管理档案查询、借阅工作，既能为本单位各项工作服务，又能为社会、为民生服务，能最大限度地提高档案利用率，提供了更为方便、快捷的服务渠道，从而提升档案管理的服务水平。

4 结语

信息化时代，这是社会发展的必然趋势，信息化建设推进各领域、各行业事业的快速发展，档案行业也要适应这个时代的潮流，加快建设档案信息化，提升档案管理水平，实现档案管理的科学化、规范化、精准化，更好地服务社会、服务民生，借助信息化、数字化等有效载体，发挥档案资源的最大价值，为进一步推动社会发展充分发挥档案作用。

参考文献

[1]赵锐.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].兰台世界，2018（11）：73-75.

[2]张琳.大数据时代档案信息管理分析[J].兰台内外，2018（04）：29.