做好专业技术人员继续教育档案管理工作探究

林翔

摘 要：随着时代的进步和教育体系的改革，继续教育工作的热度愈见增长，其中专业技术人员的继续教育档案管理工作是关键一环。我们通常把专业技术人员在继续教育考试过程中的时间、地点、教育内容以及考核方式和成绩等记录称之为继续教育档案，其作为参加继续教育的依据和保证对专业技术人员具有重要的意义。尤其是在如今信息化和数据化的时代，做好继续教育档案管理工作至关重要。本文基于我国目前专业技术人员继续教育档案管理工作的现状，探究了其中的不足与缺陷，提出了几点改进工作的措施和建议，希望能帮助继续教育档案管理工作更好地实施。

关键词：专业技术人员；继续教育；档案管理；现状

1 专业技术人员继续教育档案管理的现状

目前我国的专业技术人员继续教育活动在逐渐的进步与革新中，很多职业院校都在扩张自己的招生人数，优化教育模式和体制，与此同时，在教育活动中的相关资料就有了一定的数量累计，如何妥善的保管和规划档案资料成为了业内人士着重关注的问题。由于之前的继续教育档案管理工作没有具体的制度标准，工作人员不能及时的完成信息整理，导致很多专业技术人员的继续教育档案出现了缺失、遗漏和不完整的现象，而且很多学员的信息也没有进行有秩序的分类和归档，造成了很大的不便。

为了改良上述继续教育档案管理不善的现象，规范专业技术人员的继续教育工作，我国人力资源部门特发了一项《专业技术人员继续教育规定》，在此项规定中对专业技术人员继续教育档案工作进行了明确的指示与规定，将各用人单位的教育制度、管理措施和考核体系等等都制定了新方案。若想在今后更好地落实新制度新规定，就需要高职院校做好充分的准备工作，建立严格的档案管理体系，将专业技术人员的继续教育档案工作进行到底。

2 专业技术人员继续教育档案管理中存在的问题

2.1 缺乏完善的档案管理制度

目前专业技术人员继续教育档案管理中最大的不足就是没有完善严格的管理体系，缺乏统一的制度标准。以往对学员进行专业技术培训后，院校没有足够完善的后续措施，仅仅给学员发放统一的结业证书，而对学员开始接受培训的时间、日期和地点的记录不全面，甚至很多学员的上课内容和考试成绩也出现了遗漏与缺失，这就导致后期无法准确地查询到技术人员的教育内容。

2.2 个人档案培训不健全

据可靠数据显示，已经参加培训的专业技术人员无论在哪个机构进行学习，多数都没有建立完善的各人记录档案，其中主要原因是因为很多高职院校只进行短期的教育培训，一般为5-7天，所以他们只对技术人员的招生信息、教学课程和组织管理有所重视，而忽略了后期的档案记录和信息统计，这就无法保证实现《专业技术人员继续教育规定》提出的要求和规定。

2.3 档案转递流程不完善

很多高职院校或教育培训机构在对学员进行技术培训后，对其进行了档案记录和结业证书颁发，但学院在回到自己本单位后并未向上级部门汇报自己的教育经历，也没有将教育档案记录在单位相关机构中，也就是学员的档案流转没有得以很好的完成，教育机构和单位之间没有达成很好的工作传递，这样用人单位就无法准确地掌握技术人员的工作信息和学习状况，不能准确的调用技术人员，为今后单位的工作实行带来了不便和困扰。

3 优化专业技术人员继续教育工作档案管理的建议

3.1 探究总结专业技术人员继续教育档案管理制度

一套完整的档案管理体系是保证专业技术人员继续教育档案管理工作的根本，所以各个用人单位和教育培训机构都要将《专业技术人员继续教育规定》的要求落到实处，对其中的内容和体系做到全面的了解和掌握，依据自己单位的实际情况制定出完善的档案管理制度。具体可以参考相关的专业技术人员继续教育档案管理条例，将人员的学习档案统一按照材料类型、时间、归属进行分类，制定好档案流转程序，保证专业人员的继续教育档案可以妥善管理。

3.2 规范专业技术人员继续教育培训表的设计与填写

很多情况下专业技术人员的档案没有得以妥善的管理是因为缺乏完整的培训登记表，很多主要信息未能做到全面的记录。所以高职院校和培训机构应该为此设计一份完善的继续教育培训表，其中可以涉及到学员的个人信息、教育内容、培训时间、培训地点和考核方式与成绩等等，然后将记录表在用人单位和培训机构分别备份存档，便于今后的工作处理。

3.3 加大对继续教育档案管理的资金投入

用人单位因为缺乏足够的资金支撑而相对薄弱了对继续教育档案的投资，像存放档案的设备和环境都已经难以满足现在档案管理工作的需求，也迟迟不做改善，今后在信息化档案管理中，各个单位可以采用先进的仪器如扫描仪、图像处理仪、打印机等等，对专业技术人员的图文信息和视频音频做更好地保管。

3.4 推进纸质档案和电子信息档案的同步管理

由于接受继续教育人员的不断增加，以往的纸质档案已经远不能满足现在的工作量，而且随着信息档案技术的逐渐应用，很多用人单位已经开始备份数据档案，培训机构也应该及时将以往的学员档案进行更新和同步，推进电子档案的实施和运行，逐步地实现信息化的继续教育档案管理模式。

3.5 及时更新继续教育培训数据统计

对专业技术人员的档案进行信息化存档后，也需要及时地对人员数据进行统计分析、规划分类，以便用人单位在今后的工作中可以更好的调动相关技术人员。具体需要对学员的职位、年龄、性别、培训领域和学习技能进行统计，不仅对用人单位的工作执行有所帮助，还能为教育培训机构留下可靠的用人信息，以便制定未来的教育培训计划。

4 结束语

综上所述，建立优化的专业技术人员继续教育档案管理工作是顺应时代发展的必然要求，为今后对专业技术人员的教育经历有所保障，需要及时发现如今档案管理工作存在的弊端与不足，完善和优化不健全的体系结构，从培训流程、数据统计到资金管理不断提高继续教育档案管理工作，同时加大对档案信息安全的監督管理，确保学员信息的安全性和准确性，以便今后更好的开展专业技术人员的工作安排，提高教育质量和管理水平。

参考文献

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