做好行政审批电子文件归档的若干建议

王颖

摘 要：社会发展至今，行政管理也逐渐向着信息化方向转变。目前我国各级政府都开始建设网上行政审批系统，并由此产生了大量的行政审批档案，因此此类行政审批档案的电子文件归档需求不断攀升。然而，在实际的行政审批电子文件归档当中仍然存在相应的问题。为此，本文针对如何做好行政审批电子文件归档工作进行探讨，并由此推出相应的归档管理建议以供参考。

关键词：行政审批档案；电子文件；归档管理

近几年，我国多数地区大力开展“最多跑一趟”的行政体制改革，促使各地行政、服务交流、监察等功能实现一体化转变，达成多级联动的政务整合新模式。这种新模式能够有效将相关权力并入数据系统，同时促使各个行政服务中心各种受理文件的电子化及申报的在线化转变，真正实现业务开展与信息共享协同发展，提高群众与企业办事效率。主要是由于多数行政审批服务更加注重服务的开通和运行流畅及业务稳定情况等，对行政审批文件的归档保存于凭证价值并未起到应有的重视[1]。如今审批办件数量持续增多，数据库系统随之不断增大，相应的行政审批电子文件归档任务变得更为紧迫，因此做好行政审批电子文件归档工作很有必要。

1 行政审批电子文件归档存在的问题

1.1 行政审批档案业务基础薄弱

国家档案管理部门针对各机关文件归档的范围和档案保管的期限进行了明确规定。然而，仍然有多数审批部门内档案室只是针对最终审批结果的红头文件实施归档处理，并且整个审批当中所存在的申报、办理材料都分别保存于行政审批中心与机关内部职能处理室等，难以实现有效的集中统一化管理。比如国内有的省份政务办理中心每年审批办件在10万件以上，并且所针对的各个事项具体申报和办理材料都差异明显，通常是对相关文件办理完后集中堆放。主要是由于各审批单位并未形成业务审批档案的统一、规范化管理意识，同时也未形成专门的档案规范管理计划。这种档案管理基础薄弱的情况，直接致使行政审批电子文件归档工作无据可依，难以明确电子材料的归档范围。

1.2 审批电子文件归档技术标准模糊

当前多数政务服务系统内，关于审批办理的资料和过程结果等都可进行在线查询、检索和展示，因此有人认为只需要通过系统的运行和备份即可实现归档管理。这一想法是错误的，因此电子文件本身并未设定定期在线和离线归档的功能，因此在一些业务系统的长期保存当中，紧随业务量的不断增加和频繁使用，一些数据难以直接从档案资源建设和信息安全的角度实施管控，一旦产生安全风险最终将引发严重的后果。并且多数政府服务系统内业务办理应用系统基本一致，其并不利于进行信息的存放和组织保存，因此审批电子文件归档工作仍然需要从整体系统当中进行有序分化、重新组织与整理[2]。具体要求电子文件归档需保证完整、真实、可用及安全的四性要求。同时需符合数字档案馆及档案资源共享的后续管理利用平台技术要求。目前多数档案室针对审批电子文件归档技术标准并不统一，较为模糊。

1.3 缺乏多级联动行政审批平台统一归档操作经验

首先，相关档案管理部门对于政务服务网络结构及运行机制了解不足，直接从某种程度上制约和影响了电子归档工作的开展。有部分政务服务网本身成立了一个典型集中式行政审批平台，其直接借助平台上的统一模板、审批单位自建系统来实现审批互通。其内部信息的实际存储结构与方式相比电脑屏幕的直观显示结果存在明显的差异。其中一些固定不变适合归档的数据，部分属于动态实时更新，并不适合归档数据。其次，通过政务服务平台所实施的电子文件归档，将直接影响传统归档和移交接收工作所带来的变化，因此必须重新明确整理归档与移交接工作的业务流程和职责分工。最后，如何借助政务服务网来实施电子归档并处理好实体归档的关系也需要实施更为深入的实践探索。以上问题均未在实际当中获得解决，目前缺乏大众所认可的参考经验。

2 做好行政审批电子文件归档的若干建议

当前国内多数地区政府均已建设成立政务服务网络，由多级联动构成相应的审批平台，因此网络行政审批的电子文件歸档工作成为一项系统化的工程内容，在内容上更多涉及档案业务的规范化调整、信息技术标准的制度、软件功能设计开发及电子文件档案接收移交等多个层面。因此，要想做好行政审批电子文件归档工作，就必须做好以下方面的内容：

2.1 打造坚实业务基础，规范政务服务网档案管理业务

行政审批业务的开展本身包含专业系统内的多级管理机关，为了真正实现行政审批档案的全面规范、科学化管理目标，就要求应当结合行政审批档案本身的管理特点及要求来制定并发布细化的管理制度。这就要求相关档案行政管理部门应当归纳、整理好各级政府部门办理网络行政审批时，最终形成电子档案的特点与规律，并且需要结合相应的行政法规和档案法规来制定行政审批文件材料的归档管理要求。这就要求国内各级审批机关应当严密结合相关要求，并借助各行政审批项目的流程、材料清单及办事指南等成果，制定出明确的行政审批档案归档管理范围及管理期限。并且需要上报档案行政管理部门审批备案，由此作为政务服务网电子文件归档管理的依据。此外，还要求档案行政管理部门应当明确行政审批电子文件归档工作的流程、规范及进馆移交的范围等等。

2.2 明确整体技术路线，探究行政审批档案在线归档移交实现路径

通常行政审批电子文件档案的内容和最终形成纸质档案相差不大，其额外在信息检索、共享、编研等数据发掘和利用等领域具备先天性优势，相应的利用价值明显更高。因此，当前大力推行行政审批电子文件档案规范管理能够有效控制后续纸质档案的数字化转换成本。为此，就要求应当充分结合档案的信息化整体规划，并在此基础上制定相应的行政审批电子文件归档整理、保存、传输及四性检测等多层面的技术路线和标准，这样才能保证数字档案馆、电子文件接收系统、保存系统及档案信息资源共享利用平台等达成相互间的无缝对接。

2.3 积极试点实践，逐渐符合行政审批电子文件归档要求

这就需要选择一批具备代表性的审批部门来进行，具体在此基础上开展行政审批电子文件归档和移交试行工作。这就需要结合政府政务服务网的在线审批特点来发挥信息传输、存储的基本优势，这样才能有效提高数据平台当中信息内容的原始性及完整性需求，并由此逐渐优化整合实体归档管理及电子文件归档的流程[3]。并且通过对相关技术的合理利用，如数字摘要、电子签名及可信时间戳技术等，能够极大的提升行政审批电子归档的效率及可靠性，最终有效解决行政审批电子档案的凭证认可问题，促使档案管理、形成部门，乃至利益相关方都将充分认可转储的电子档案数据，而并不会依赖相应的承载介质。最后需结合难易程度、时间周期的顺序来最终完成行政审批电子文件归档工作。

2.4 积极总结归纳经验，构建行政审批电子文件归档长效指导机制

具体是在试点运行实践的基础上进行不断的调整与完善，需积极归纳总结档案载体转型过程中的网络化、无纸化转变经验。并在此背景下探究行政审批电子文件档案归档管理的创新方式，尽可能由此形成并推行可推广、复制的归档管理经验。同时还要求应当树立相应标杆，积极打造样板，由此在全省范围内应用和推广，最终实现行政审批电子文件的即时归档。与此同时，还需促进行政审批电子文件归档和档案移交接收的常态化机制，保障对行政审批电子文件的形成、归档的全过程监督与指导。此外，需要做好行政审批电子文件归档的移交、保管利用规划工作，提出相应的指导性意见，由此才能促使政务信息资源有效利用及优化配置目标。

参考文献

[1]陈永生，苏焕宁，杨茜茜，王沐晖.基于互联网政务服务平台的文件归档与管理：全程观[J].档案学研究，2018（04）：4-12.

[2]范敬军.政务服务“只跑一次”电子文件归档问题及对策分析[J].兰台内外，2018（04）：41.

[3]朱玲.做好行政审批电子文件归档的若干建议[J].浙江档案，2018（01）：60.