浅析新媒体时代中职学校档案管理的策略

摘 要：新媒体时代的到来，不仅给人们的日常工作、学习和生活带来巨大变革，也对各行各业的发展产生重大影响。在档案管理领域，新媒体时代既给档案工作者带来新思想、新机遇、新技术，也对档案管理的发展提出新方向、新要求、新问题。档案管理作为中职学校日常管理的重要领域，要跟上新媒体时代的发展趋势，要不断优化档案管理措施，提高学校档案工作质量。

关键词：新媒体时代；中职学校档案管理；策略

1 新媒体时代为中职学校档案管理激发新活力

1.1 提高效率

传统的中职学校纸质档案的管理由于工作方法比较单一，服务理念比较僵化，致使管理效率比较低下，档案服务质量急待提高。同时，纸质档案的管理存在着不利于保管和传递慢等方面的短板，在信息检索方面也需要花费比较长的时间。而新媒体技术的应用有效地填补了传统纸质档案在保管、信息传输及检索等方面的不足，并以其先进的信息技术手段架构起功能比较齐全的档案管理系统。档案管理在新媒体技术手段的辅助下，相应的档案管理工作理念、方法均有了重大变革，为档案管理配备了好助手，提升了档案管理人员的工作效率，并且有效地降低错误率，提高了档案工作质量。

1.2 调动积极性

传统的中职学校档案的管理过程中充斥着海量的文字信息和各种数据等材料，档案工作虽然也已被列入学校的总体发展规划，但其他岗位的同事对档案管理工作仍存在一些认识误区，认为档案管理就是对一些材料进行简单的收集、保管，甚至有些部门会把大量没有保存利用价值的材料移交到档案室保管，美其名曰是档案室保管手段好，实际是把档案室当成了保管室，各种认识的误区打击了档案工作人员的积极性。而在新媒体时代里，先进的信息技术手段使海量的文字信息和各种数据得以准确的大幅度压缩，并实现档案信息的安全存储和快速利用。随着新媒体技术在中职学校档案工作中的广泛应用，从档案室传输给各处室的有价值的档案信息更便捷、更准确、更全面，有效地改变了同事们对档案管理工作的认识误区，对档案工作给予更多认可，极大地调动了档案人员的工作热情。

1.3 拓展空间

新媒体时代完全突破了中职学校传统的档案管理工作中比较封闭、孤立的小空间。通过新媒体技术使档案管理工作进入信息时代，档案工作人员不再受空间与时间的限制，依托互联网收集、处理各种有价值的信息与数据，并应用在学校的档案管理工作中，拓宽了工作思路，使档案管理能够紧跟学校的发展步伐，为学校建设规划提供更多有参考价值的准确信息与数据，同时借助新媒体技术促进中职学校之间的数字化档案信息的安全沟通与共享，增加学校档案室的馆藏信息资源，大大提高了档案信息的有效价值。

2 新媒体时代下中职学校档案管理的新挑战

2.1 理念较落后

伴随着新媒体时代的到来，传统的中职学校档案管理的理念急需更新，特别是要摒弃传统落后的思维方式，持续推进学校档案管理的优化升级。可现实情况却是相当多的中职学校档案管理主体对新媒体同档案管理之间的关联性认识不到位，致使在档案管理的实际过程中新媒体技术的应用经常缺位，同时部分档案管理人员也不能较好地运用这个新兴的信息技术手段，不能有效地把自身较好的工作经验与新技术手段相结合，造成档案管理的发展还没有真正插上新媒体的

“翅膀”。

2.2 实际效果一般

新媒体时代下的中职学校档案管理都有进行了一定程度的改革和创新。但还是有相当多的中职学校采取的依托新媒体技术手段的档案管理模式同学校自身的实际运转并没有完全匹配，新媒体技术虽然颠覆了传统的档案管理方式，建立了链接互联网的档案管理系统，然而在实际操作管理过程中，由于信息的收集或录入不齐全、系统的不成熟使软件运行偶尔会出现卡机重启等各种不良状况，造成新媒体技术支持下的学校档案管理系统提供的档案信息和数据存在不准确、不全面，对学校的管理决策及其他方面的档案利用产生了不良后果。

2.3 管理队伍水平不高

中职学校的档案管理人员很多都是“半路出家”的非专业人员，有的甚至是其他岗位上末位调整过来的，存在着没有经过系统的档案管理学历教育、档案理论基础薄弱、档案业务能力一般以及文化程度不高等现实问题，学校的档案管理队伍整体素质有待增强。新媒体时代，中职学校的档案管理一如既往受到校领导的重视，投入资金建设、升级和改善档案管理的软硬件设施，但是只有加入充足的高素质人力资源才能真正发挥新媒体技术的先进性，才能大幅度提高学校档案管理水平。

3 新媒体时代中职学校档案管理的新对策

3.1 要鼓励大胆创新

要修订和完善更加科学合理的新媒体时代中职学校档案管理制度，使学校档案管理更加规范化标准化，更能跟上新媒体时代的步伐，并探讨建立容错免责机制。在实际的档案管理过程中，要转变不重视新媒体技术的思想，管理者要用新媒体技术手段去解决档案管理中存在的问题与难点，运用问题导向倒逼新媒体时代的档案管理工作者大膽探索应对各种问题的解决方案，使学校档案管理工作更有好的效果。

3.2 要提升服务意识

档案管理人员要升级在新媒体时代下的自身档案服务主体的意识，要将新媒体意识融合到自己的日常工作学习中，利用学校官方网站、官方微信平台等开展档案知识宣传，介绍学校档案室的归档、保管、开发和利用等情况，让师生、家长对档案知识、学校档案有更多的了解，借助新媒体平台进一步开发学校档案信息的潜在价值。

3.3 要提高整体素质

中职学校的管理层要有计划地为学校的档案工作引进高学历的专业人才，并引导学校现职的档案人员踊跃参加各类档案继续教育，鼓励他们积极学习档案管理新知识、新技术等，通过继续教育使他们进一步开拓视野、更新观念，逐步具备良好的运用新媒体技术管理档案的操作能力，使学校档案管理队伍拥有更高的专业素养和业务工作

水平。

4 结语

中职学校的档案管理必须同新媒体技术相结合，利用新媒体技术的优势管理学校档案是一个较为全新的领域，当中蕴藏着巨大的潜能，还需要历经大量的探索与研究，搭建更稳定更完善的信息化系统，以逐步实现学校档案的数字化、智能化。

参考文献

[1]张晓伟.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].新媒体研究，2015（14）.

[2]邢雯雯.新媒体时代提升档案管理信息化的具体途径[J].城建档案，2016（04）.

[3]刘亚君，新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略[J].镇江高专学报，2017，30（01）.

作者简介

董宏程，男，本科学士，档案管理馆员，研究方向：档案管理。