做好新时期中职学校档案管理工作的关键环节

刘 妍

（甘南藏族自治州卫生学校，甘肃 甘南 747000）

在新时期下，教育事业在迅猛发展，当前的学校管理工作体系已经不能够满足新时期下学校发现的需求，学校的档案管理存在着缺陷，针对这一现象，本文对新时期下如何做好中职学校档案管理工作进行了研究探讨。

一、目前中职学校档案管理工作中的问题

（一）学校领导对档案管理工作不够重视

在学校的工作中，档案管理工作往往不受校领导的重视，有的时候会将档案管理工作忽略。这是中职学校的思想造成的，当前中职学校的“重教育，轻档案”的思想普遍存在。由于学校的资金不充分。加之对档案管理工作的不重视，导致在档案管理工作的投入资金很少，在档案管理中的配套设备短缺，使得档案管理工作寸步难行，俗话说工欲善其事，必先利其器，好的设施才能做好档案管理工作。提高校领导对学校档案管理重要性的认识，将会促进档案管理工作的效率。

（二）档案管理中信息化落后

在新时期的条件下，信息化是一个重要手段，而对于档案管理来说，信息化有助于档案管理的工作，然而由于资金不到位，很多中职学校的档案依旧是纸质档案，这种档案管理工作模式不仅耗费大量的人力物力并且其工作效率低下，将档案管理信息化，不仅可以提高档案管理工作的效率而且对于学校的发展具有促进作用。由于中职学校缺乏专业人才，对于新时期档案管理中信息化的人才更是稀缺，将档案管理信息化对于中职学校来说是一个巨大的挑战。

（三）管理制度体系不够完善

当前，中职学校的档案管理的人员比较少，对各部门的档案管理缺乏正确的指导和系统规划，这些档案管理人员和教师平时都忙于自己的工作，一些教室为了工作方便，将自己需要的一部分教学档案都自行保管，造成了档案室的文件短缺、不完整，在上级教育部门的领导进行考核审查时，学校为了通过审查，往往用大量的人力、财力、物力对档案进行完善，这样的行为使得档案的真实性受到质疑，并且在这个过程中，不仅浪费了大量的时间而且对学校正常的教学环境造成了一定的影响。因为档案管理制度体系的不完善，没有对档案进行系统性管理，造成了目前这种情况的发生。

二、如何对档案管理工作中存在的问题进行改善

（一）提高校领导对档案管理的重视

学校的教师和工作人员应该提高对档案管理工作的认识，从自身改变观念，校领导应该积极对全校的员工进行思想教育，使其明白档案管理工作的重要性，并且加大对档案管理的资金投入。并且将档案管理工作作为学校全面规划中的重要组成部分，使得档案管理成为学校对一些工作决策的重要依据，才能为学校提供更加全面的教学资源，为学校的学生提供更好的学习平台。

（二）将信息化的手段融入档案管理的工作中去

目前，信息化给我们的生活带来很大的便利，电子档案被运用在各个领域当中，学校的档案管理工作也应该积极采用这种手段，可以通过将档案输入计算机内，对一些机密文件可以通过计算机加密的方式，这种手段更加保证了档案的安全性，当然，管理工作人员应该定期对档案进行维护管理，确保档案的完整性。并且引进信息化的人才，让学校的档案管理工作更加严谨方便，通过对档案进行数字化，在查阅一些档案可以通过计算机检索的方法来实现，既节省了人力又可以提高工作效率，将档案的管理工作转化为网络管理工作，学校应该为了档案信息化的实现加大在这方面的资金投入，购买一些先进的设备仪器促进档案管理工作的进行，这样可以使得学校的档案管理上升一个新台阶，对于学校的发展具有很大的促进作用。

（三）完善档案管理制度体系

要树立档案管理信息化的思想，对于档案管理应该有明确的规章制度，对档案的外借和归还有些明确的制度，以加强档案的完整性，避免档案的遗失，学校对档案管理工作人员应该时长进行培训和参观一些具有先进的档案管理学校，并且其他学校一些档案管理制度比较好的地方可以进行借鉴应用，比如：对于一些文件本身就不完整，这样的文件应该明确规定不能进行建档，这样才可以保证档案的完整性，并且完善档案管理的各个环节的制度，确保每个环节出现的问题有章可循。并且加强参与档案管理工作的人员的工作效率，提高这些工作人员的综合素质，对招聘档案管理工作的人员除了具有专业能力还应该有科学严谨的工作态度和对历史负责的精神，这样的工作人员才能够将学校档案管理制度落实到位。通过加强档案的管理制度体系，这样的工作人员和制度才可以确保档案的完整性和真实性。

三、结语

综上诉述，在新时期下中职学校档案管理可以通过提高校领导的重视和其他工作人员的认识，并且提高档案管理工作人员的工作效率，完善档案管理体制，将档案进行信息化管理，不断提高档案对学校管理工作的作用，发挥档案对于学校教学改革方面的显著作用。档案管理工作是学校工作的重要组成部分，管理工作的优良也代表着学校的好坏。做好档案管理工作对于学校的发展将会是一个强大的推动力。