事业单位档案管理工作现状与发展趋势

贾蓬涛

摘 要：主要介绍了当前行政事业单位档案管理面临主要问题，指出部分事业单位档案管理工作仍然存在理念、技术、人员等方面的差距。分析了新时期档案管理工作的发展趋势，提出事业单位档案管理的存储电子化、查阅智能化、应用大数据化等三大趋势。

关键词：事业单位档案管理；大数据；发展趋势；智能化

档案管理工作模式基本是以集中管理为基础，即使历经几次变革，但在社会主义市场经济的推动下，依然呈现出具有中国特色的档案管理模式。随着国家综合改革的不断深入，“服务型”单位的建设，信息技术的介入，事业单位在管理职能、管理理念、管理方式等都发生了巨大变化，档案管理亦是处在深刻的变革当中。信息技术的快速发展，使得档案的相关数据资料逐步过渡到数字化，很多传统存档的档案资料都将信息录入到计算机并存入到数据库当中，这对于传统的管理方式来说也造成了较大的冲击。本文旨在从分析问题入手，探讨事业单位档案管理未来的发展趋势，寻找破题对策，推动我国事业单位的档案管理实现跨越式发展。

1 档案管理工作现状

1.1 管理理念方面

当前部分事业单位人员对档案管理工作重要性认识不够。我国事业单位档案工作的管理水平，较之发达国家相比，还比较落后[1]。部分单位对档案工作的理解还存在等、靠思想，简单地认为事业单位的档案管理工作还停留在“送过来”“保存好”的工作层次上，从根本上制约了档案工作水平的提升。

1.2 技术应用方面

事业单位档案管理工作水平的提升缺少有力的制度支撑和技术保障。当前国内大部分事业单位档案管理所需硬件达不到要求，没有实现规范化、科学化[2]。随着档案信息量的逐渐增多，以往简单的纸质档案，在保存时间上、信息查找上已经不能满足当前高效、快捷工作的需要。隨着信息化的蓬勃发展，档案管理工作面临着严峻的技术挑战。

1.3 专业素质方面

事业单位档案管理人员的专业水平和能力素质还有待提高[3]。作为一线的档案管理人员，专业水平和能力素质的高低直接影响档案管理工作效能的发挥。信息化步伐的不断加快，对档案管理人员提出了更高的要求。当前档案管理人员的业务技能和管理能力与现实需要还有很大差距。档案管理人员身兼数职的现象仍然大范围存在。档案专业管理人员相对变动较大，不能形成强有力的“传、帮、带”作用，许多同志只能摸索地开展工作，影响整体工作效率。

2 档案管理发展趋势

2.1 档案存储电子化

传统的管理档案的方式正在逐渐被淘汰，电子档案正在被广泛应用，成为主要的发展趋势[4]。要实现档案科学化的管理，需要建立健全档案信息化、数字化的管理制度，如档案数字化、信息化资料的收集、整理、归档制度，目前，档案的电子化管理工作面临着很多的问题，例如管理人员信息化知识的缺乏、管理机构职能的变化、档案的保密、伪造以及鉴定等等。针对当前存在的问题以及电子化管理的必然趋势，档案管理部门应当做出客观、理性的判断，立足当前，展望未来，积极面对现在以及之后所面临的所有问题。

2.2 档案查阅智能化

在存留原始纸质文件档案外，借用其他方式来拓展档案服务，使其向多元化方向发展。例如建立智能档案室。将微电脑控制系统与档案密集柜整个架体融为一体，实现了密集架的远程控制和库房的网络化管理。具有架体内温度，湿度及烟雾自动检测报警，自动检索条码管理，触摸屏控制，并且实现资料无序存放有序管理和无线自动定位资料位置指示功能，运行稳定可靠，具有多重防护功能，大大提高了档案、文书、财务凭证、书籍等物品的存取、查阅、统计管理的自动化程度。

2.3 档案应用大数据化

传统模式下，事业单位的档案管理以查阅为主，档案利用停留于被动层面，档案的价值没有得到充分发挥。在大数据时代，事业单位档案系统中不仅有海量的文献，还有海量的数据。在这种情况下，事业单位档案管理部门应该根据自己的实际情况建立数据模型，对各种数据进行分类和归类，实施相关性分析，挖掘出档案之间的联系性，开发档案中潜在的知识，并通过手机短信、微信等处理平台，将有价值的信息推送给社会大众，进一步凸显事业单位档案管理工作的价值，积极发挥出事业单位档案信息资源的重要作用[5]。

3 结论

档案管理工作是事业单位的一项重要工作，其存在和发展有着重大的意义。当前许多事业单位的档案管理工作仍然存在理念、技术、人员等诸多问题。随着科学技术的进步，事业单位必须提高档案管理工作的重视度，投入必要的资金，引进先进的档案管理理念和技术，积极培养档案管理方面的人才，促进档案管理工作的跨越式发展。

参考文献

[1]刘智勇，张学文.对我国现行档案行政管理体制的反思与完善[J].档案学通讯，2008（3）：15-18.

[2]李智慧.事业单位档案管理现状分析与对策思考[J].经营者，2017（12）.

[3]王协舟，张玉香.图书情报与档案管理研究生人才需求与创新能力培养研究综述[J].档案学研究，2012（2）83-88.

[4]刘跃杰.理清几个关系，搞好事业单位档案管理[J].才智，2016（05）.

[5]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2014（12）：116-119.