事业单位档案数字化建设的路径选择分析

摘 要：在国家的飞速发展下，对许多事业单位档案管理要求更加严格，管理应该跟随信息化时代的发展，做到合理创新，不断进步，在优化各种档案管理硬件设施的基础上，还要进行软件创新，及时更新信息设备，将繁杂的数据任务交给电子设备，事业单位档案数字化建设已经成为新的潮流与趋势，我们要顺应时代的发展，积极完善事业单位档案数字化管理系统，促进社会和谐发展，促进数字化建设与发展，促进社会发展与进步。

关键词：事业单位；档案；数字化；路径选择

事业单位档案记录了各种信息资源，是事业单位重要的资产，对档案管理的优劣程度影响单位之后的发展，新技术的发明，新管理理念的诞生，新思维的发现都是档案管理创新的源泉动力，也是档案管理必须改革去适应的原因。为了充分发挥档案管理的作用，可以让事业单位高速发展，高效运作，我们必须顺应时代潮流，引入数字化档案管理，让事业单位的管理更加规范。下面就主要从事业单位数字化建设的意义、事业单位数字化建设存在的问题以及事业单位档案数字化建设路径和分析等展开讨论。

1 事业单位数字化建设的意义

对于数字化档案来说，是顺应时代潮流的档案管理措施，随着时代的不断变化发展，事业单位大部分档案管理趋于自动化，大大节省了办事效率，减小了整理难度，为决策者提供了科学的管理与服务，数字化档案也有利于资源的共享，方便师生快速查阅。总体来说数字化档案是未来发展的主要趋势。事业单位档案数字化建设具有很多的好处，一方面能够提高经济效益，节省时间，只要一台电脑就能够查询想要的档案、建立新的档案。另一方面能够提高工作效率，数字化之后能够打破时间和空间的限制，可以准确了解员工的情况，保障员工的工作有序进行。

2 事业单位数字化建设存在的问题

2.1 安全问题

数字化建设离不开网络，事业单位档案数字化之后对事业单位的安全性會产生影响，数字化建设本来的目的是方便查询，提高工作效率，但因为网络安全问题，事业单位档案管理数字化建设任重而道远，安全问题要得到高度重视。

2.2 建设资金不足

档案数字化建设当然，数字化档案也有很多不足之处，数字化档案管理前期投入巨大，成本费用较高，录入时间十分缓慢，许多高校离真正意义上的数字化档案还有很远的距离，再就是档案管理人员操作技能不是很强，需要较专业的档案管理知识，这也是阻碍数字化档案管理的表现。纸质档案的缺点随着时代的变化发展逐渐显现，比如，纸质档案管理难度过大，纸质档案一旦查找起来是很繁琐的，查找效率低下，还容易受到环境的影响，纸质档案还极容易丢失，一些记载会随着时间的变化而消失不见，所以，数字化档案替代纸质档案是一种必然趋势。

3 事业单位档案数字化建设路径分析

3.1 完善数字化档案信息系统

在现代科学技术的飞速发展背景下，计算机技术得到了广泛的应用，档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。各高校要求信息要准确快速的传递，可以及时抓住机遇，所以信息化电子化管理的改革刻不容缓。档案资料的数据修改复制、图文转换等都可以应用信息化设备快速完成，通过打印技术也可以实现电子和纸质的同时留存，不同级别的管理人员之间可以通过信息设备快速地共享信息，改进决策。同时还要加强防火墙设置，防止网络病毒对学校档案管理的入侵，要及时进行加密，设置专业管理人员，完善数字化档案管理所带来的不足，提高信息查阅的效率，促进学校数字化档案管理建设。

3.2 制定完善的档案管理制度

制定的制度必须要具有良好的可操作性，方便实用、简单易行才可以更好的发挥规章制度的指导和规范作用。再次是坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导，职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者，坚持制度约東的地位平等性，是制度顺利执行的重要保障。最后是奖惩分明。高校在规章制度中既是管理者又是执行者，所以在规章制度的执行过程中，要保证制度执行的严肃性和公平性，做到有功必奖，有过必惩，奖惩分明。要形成专门统一的管理制度，完善日常的信息数据维护，档案工作人员管理要团结一致，避免消极怠工，这就需要学校选拔高素质人才，先要进行严格培训之后才能上岗，保证新形势下数字化档案与纸质档案管理的科学性与有效性。

3.3 实现档案信息的共享

事业单位档案数字化建设不是一蹴而就的，需要一步一个脚印，循序渐进，事业单位的日常工作需要各部门之间的团结协作，加强档案信息共享是必须的，要求我们在系统建立之初，就要建立多个服务器，用电脑进行文档的传输，要做好保密工作，加强权限的设置，档案信息的共享也要根据相关的设置进行，在社会不断变化发展过程中，事业单位的数字化建设也在不断完善与发展。

3.4 提升档案管理人员的综合素养

事业单位办公室档案管理工作水平的优劣决定了事业单位的工作情况和未来发展趋势，因此要想更好的管理办公室档案工作，提升相关工作人员的综合素养是一个必要措施。档案管理工作有一定的复杂性系统性，所以对于档案管理人员的要求非常高，公司要注重培养员工的工作能力和经验，多开展各项培训学习活动，提升档案管理队伍的专业程度。可以通过以老人带新人的方法，充分利用公司的人力资源，更好地应对这一系统性强，综合性高的工作。在实际操作过程中，档案人员要根据时代发展提高对自己的要求，加强技能管理，这样才能适应社会发展变化的潮流。

4 总结

事业单位数字化建设顺应时代要求，它能否有效开展关系到事业单位能否长久稳定的发展，所以对档案管理工作有效的改革创新势在必行，档案管理的发展必须是顺应新形势下的社会发展需求的，要利用新技术，新思想，新理念，不断加强办公室档案的合理创新，推动办公室档案管理工作的发展，从而保证事业单位的可持续发展，档案管理只有顺应时代变化与发展才能够长久。

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作者简介

关媛瑞（1983-），女，山西省太原市，大学本科，中国辐射防护研究院，副研究馆员，研究方向：档案管理。