基层档案管理工作中存在的问题及解决对策分析

白晓红

摘 要：基层档案管理是企业开展工作的重要基础。本文分析了当前基层档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了解决对策，以期提高档案管理效率，促进基层单位发展。

关键词：档案管理；问题；解决对策

基层档案管理工作能够有效促进档案信息的归档和处理，能够有效记录和指导工作的进行。当前各基层档案管理部门在日常档案管理工作中，还存在一定的问题。需要对此进行分析和优化，促进基层档案管理工作的有效进行。

1 基层档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理工作重视程度不够

很多基层档案管理中比较严重的一个问题，就是人员对于档案管理工作的不重视。他们仅仅将档案认为是作用不强的信息进行简单的存放，缺乏对档案管理工作重要性的正确认知。因此导致了档案管理工作缺乏正确的操作流程的指导，也没有明确的档案管理工作职责的制定等，档案管理工作流于形式，没有合理运用档案的信息进行工作的指导。此外，由档案管理的意识薄弱，缺乏相关的监督和管理机制，导致虽然把档案管理工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为单位工作有效机制来抓方面还存在缺陷。从而导致档案的分类、归档、调用等过程管理并不完善，档案信息出错、档案损毁以及档案信息记录不完整等情况时有发生，从而无法高效地对档案信息进行分析和使用。

1.2 档案管理信息化程度较低

很多基层单位对于档案管理工作的投入不够，尤其是在资金以及信息化技术方面。因此导致了大部分基层档案的信息化程度不高。有些基层单位虽然采用了一些基本的信息技术，然而这些技术操作繁琐，且功能十分不齐全，人员使用不熟练，导致信息化技术没有真正在档案管理工作中发挥作用。很多档案仍然是手工化处理，这就导致了档案的保存问题以及档案信息的修改、查阅难度的提高。

1.3 档案管理人员的专业素养不高

基层档案管理人员对于自身工作的认知并不全面，导致他们仅仅将档案管理当作简单的档案的存储工作，却忽视了档案的整理归档、日常信息数据的维护以及档案数据的分析等，认为档案只是信息存储的工具，将档案库房作为信息存储堆积的地方，从而降低了档案管理的价值。此外，很多基层档案管理工作人员的专业能力不强，在新的档案信息化处理方面，他们不作能力的提升，难以跟上技术发展的需求。最后，一些工作人员对档案管理工作的责任感和意识不够，对档案管理工作敷衍了事，从而极大地影响了档案管理工作的有效进行。

1.4 档案管理的安全性问题

很多基层单位对于档案管理的安全性并没有多加重视，首先多数档案都是纸质化的，这类档案文件极易受到外部环境的影响而发生损坏，如各类光照、潮气、火灾、动物破坏等。然而大部分档案管理部门统一采用档案柜的形式进行存放。对于档案的安全性要求没有根据实际情况进行具体的分析和处理，从而导致档案在存放过程中出现损毁现象。此外，对于电子化的档案，如果没有对档案管理权限加以限制，则有可能导致档案信息被篡改或是档案意外损毁和删除的现象发生。因此档案管理的安全性，是基层档案管理中存在的一个重要问题。

2 基层档案管理的工作对策

2.1 健全档案管理制度

档案管理工作的制度是指导工作进行的最直接的工具，因此各基层单位必须根基实际情况建立健全档案管理制度，从而促进档案管理工作的高效进行。首先，档案管理制度必须明确档案管理的工作流程，即档案从录入、修改、查阅、保存、提取等各个阶段内，需要完成的相关工作以及负责人员，从而为档案管理工作的全过程进行指导。其次，档案管理工作需要明确不同人员的职责和权利范围，即不同人员对档案的处理权限以及他们需要负责的内容。通过不同的分工，保证档案管理工作高效进行，且在出现相关问题时，能够问责到人。

2.2 采取信息技术加强档案管理

信息化技术的应用，能够有效促进档案管理的高效进行。各基层单位应加大档案管理的资金和技术的投入，通过引入先进的信息技术，实现档案的电子化处理。包括了档案的创建、修改、查阅、存储等各个方面。档案管理的信息化需要基层单位的全员参与，他们需要熟悉档案信息化的操作方法，并积极应用信息系统进行档案的处理。档案的创建以及纸质版档案的电子化需要由专门的工作人员负责，保证档案信息的准确性。其次，对档案的修改、查阅、存储方面，需要加强管理权限的分配，保证只有具备相关权限的人员才能够对相关档案进行处理，从而保证档案的安全性，并提高档案的管理效率。最后，档案的信息技术的应用也需要进行日常的维护。定期对系统进行升级和维护，能够有效提高档案管理信息化效率，并降低档案在日常处理过程中可能面临的风险。

2.3 提高档案管理人员的素质

基层档案管理工作很大程度上是由人员的素质所决定的，只有管理人员拥有较高的檔案处理能力、电算化水平以及专业的态度和素养，才能够有效对档案进行管理。因此基层单位在档案管理人员的选拔时就应该注重对年轻人才的选拔，他们一般能较快接受新鲜事物，能够与时俱进地对档案工作进行管理。此外也需要注重日常工作中，对管理人员的培训和考核。通过各类员工的培训，让他们熟悉并掌握档案管理工作的基本要求，不断提高自己工作的细致性、创新性，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率、提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案管理工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

3 结语

当前基层档案管理工作中存在着诸多问题，各单位应该加强档案管理工作的考核和分析，明确存在的问题和原因。并积极通过健全档案管理制度，采取信息技术加强档案管理以及提高档案管理人员的素质等方法，不断提高基层档案管理的工作效率，为实现我国档案事业的发展奠定良好的基础。

参考文献

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