信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考

云庭

摘 要：随着经济发展水平不断提升，大数据时代的到来为推动各行各业发展都提供了重要的信息技术支持，对行政事业单位而言，档案管理是一项重要的基础性工作，做好档案管理，有助于为提高行政事业单位内部管理水平，更好地发挥档案管理应有的价值，为相关决策的制定等提供参考。本文对做好行政事业单位档案管理工作的重要性进行了简要分析，同时梳理了信息化背景下行政事业单位档案管理方面存在的问题，最后提出了具体的改进优化对策，以供参考。

关键词：信息化；行政事业单位；档案管理；科学化；问题；对策

作为事业单位一项重要的基础工作，档案管理是一项具有政治性、服务性、管理性特点的基础项目，当前正处于事业单位改革发展的攻坚期，加强事业单位档案管理科学化探索，对不断提升档案管理科学化水平，更好地提升档案管理工作应有的价值，推动事业单位实现可持续长远发展具有重要的现实意义。伴随电子计算机和信息技术的出现，越来越多的新技术、新方法融入到档案管理工作中来，行政事业单位也应当紧密结合市场形势变化，积极探索档案管理科学化管理新路径，才能更好地发挥档案管理的功能。加强信息化背景下行政事业单位档案管理科学化探索，具有重要的现实意义。

1 信息化背景下加强行政事业单位档案管理科学化探究的重要性分析

信息化时代的到来，对各行各业发展都产生了很大的影响，对于行政事业单位而言，加强档案管理科学化探究，意义重大，一方面，对于行政事业单位来说，档案是记载事业单位改革发展历程的重要物质载体，它对事业单位整体的成长经历各个阶段的发展情况都进行了准确详实的记录，这样可以为行政事业单位的可持续发展相关战略的制定提供参考依据，信息化時代背景下，可以通过信息技术和手段，与档案管理基础工作进行融合，从而不断提高科学化管理效率，进而提升档案管理规范化水平，更好地提升档案信息的利用价值。另一方面加强档案管理科学化探索，需要充分考虑国家的政策要求以及行政事业的自身特点，可以看到随着行政事业单位改革进程深入推进，行政事业单位在改革发展的过程中更需要有完善的档案管理材料来进行指导，才能更好地分析和预测形势，为有关决策的制定等提供参考帮助，借助信息化技术和手段可以实现各类信息的综合整合和分析，既可以考虑内部的实际情况，又可以通过信息技术关注市场变化情况，从而提高档案管理的科学管理质量。此外新时期国家对行政事业单位档案管理工作也提出了新的要求，只有不断加强档案管理和信息技术的有效融合，才能更好地形成合力，不断提升档案管理现代化水平。

2 行政事业单位档案管理工作存在的问题分析

目前在行政事业单位档案管理方面，存在的主要问题体现在：

1）没有形成完善健全的档案管理制度体系。开展档案管理工作，首先要有制度作为先导，目前行政事业单位对档案管理制度建设方面缺乏足够的重视，很多制度往往是直接参照上级有关政策和部门的要求来进行开展，没有充分考虑行政事业单位自身的实际情况，制定匹配的完善的档案管理制度，档案管理制度内容存在缺项、流程与职责等不清晰，标准不规范等，一定程度上影响了档案管理规范化水平。

2）对档案管理工作缺乏足够的重视。目前行政事业单位领导对档案管理工作重视程度不够，认为档案管理就是将相关的资料进行归档，平时很少应用，没有从思想认识上思考如何加强档案管理工作，只有在应对检查或者在人事管理等方面进行应用时才进行探索，从而影响了档案管理功能的发挥。

3）档案管理方法比较落后。开展档案管理，需要结合行政事业单位自身的实际情况来进行全面综合管理，目前行政事业单位档案管理方式依然习惯于延续传统的方法，对现有的档案材料等进行整理、登记，没有积极借助现代信息技术等构建完善的电子信息档案服务体系，档案功能没有及时进行深度开发和探究，影响了档案信息的利用价值。

4）档案管理人员的能力和素质有待提升。一方面在档案管理人员队伍建设方面缺乏专职的档案管理人员，往往都是由行政人员兼任，很多都是非专业出身，对档案管理工作如何进行开展等缺乏深入研究，职业素养不高，工作积极性主动性较差。另一方面在系统培训方面开展较少，档案管理人员满足于做好日常事务性工作，没有积极开展国家有关政策的要求，没有深入结合行政事业单位的具体情况，构建完善的档案管理工作服务体系，档案资源开发、档案台账基础管理以及档案信息分析等方面的能力还有待进一步提升。

3 信息化背景下加强行政事业单位档案管理科学化的对策探究

为了进一步提升行政事业单位档案管理科学化水平，建议从以下几个方面进行探索：

1）提高档案管理的重视程度，并完善制度体系，加强组织管理。行政事业单位档案管理是一项重要的基础工作，它记录了行政事业单位的发展历程，也是一种科学管理方法的延续和体现，所以要不断提高对档案管理工作的重视程度。档案管理内容庞杂，与每一个干部职工的利益息息相关，所以要采取多种方式进行宣传，提高全体成员对档案管理工作的重视程度，主动配合相关部门和人员做好档案信息采集和归档整理等工作，从细节入手，提高档案的完整性和规范性，同时要加强制度体系建设，结合国家档案管理方面的政策要求以及行政事业单位自身的实际特点，构建完善的档案管理制度体系，制度的内容要全面，对档案管理工作的基本目标和要求、档案管理信息化标准与方法、档案管理各个部门的职责分工与权责分工、档案管理工作的标准以及具体的奖惩内容等都做出明确的规定，让每一个职工都认识到自身在档案管理工作中担负的职责，同时也可以针对实际情况动态对档案管理的内容进行补充和完善，及时进行查漏补缺，切实提高档案管理规范化水平。

2）加强资金经费支持，提高档案管理信息化建设质量。要加大资金扶持力度，针对如何做好档案管理基础工作与信息化建设工作等进行深度思考，完善基础硬件和软件设施配置，购置更多的现代化档案管理工具，同时要不断优化和改善档案管理环境，结合最新的档案管理规范要求和标准，加强档案管理信息的动态管理和维护，形成与纸质档案一体化的电子信息服务平台，加强数据的动态维护和整合，切实提升档案管理信息动态维护和管理效能。

3）加强队伍建设，不断提升档案管理人员的总额和素质。既要加强档案管理专职人员的引进，又要加强对现有人员的综合培训，加强团队建设，根据职工特点，开展系统的理论知识培训，加强专职队伍建设，通过网络学习、外聘专家指导以及外出培训等方式对档案管理政策、信息技术、职业素养等方面的内容进行系统的培训，提高他们的工作责任心，切实维护档案管理的权威性，提高档案信息深度开发利用水平，定期对档案管理各类信息进行整合，为行政事业单位有关政策的制定等提供参考支持。

总之，信息化视域下加强行政事业单位档案管理科学化探索，需要立足实际，结合当前行政事业单位在档案管理方面存在的问题，从制度建设、信息化建设和队伍建设等方面进行综合设计和完善，才能不断推动档案管理向着更加科学化、规范化方向迈进。

参考文献

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