论社会保险业务档案管理现状及提升对策

贾丹丹

摘 要：当前，随着社会保险事业的不断发展，社会保险业务规模逐年递增。在社会保险经办机构办理业务的过程中会形成各种原始凭证，例如业务台账、人事资料、清单、工作底稿等，而这些材料被集中保管以后，就形成了社会保险业务档案。社会保险业务档案不仅是对参保主体社会保险权益的真实记录，也是社会保险事业发展历史的有形体现，因此，做好社会保险业务档案的规范化管理就显得尤为重要。但是目前依然可见一些社会保险业务档案管理不规范的问题，需要寻找措施有针对性地改观。本文主要据此展开论述。

关键词：社会保险业务；档案管理；现状；提升对策

当前，随着社会经济的不断发展，人们参加社会保险的意识不断提高，社会保险业务规模也逐年递增。而社会保险业务档案是社会保险经办机构在办理各项业务过程中直接形成的原始凭证，包括业务台账、人事资料、清单、工作底稿等。社会保险业务档案是对参保主体社会保险权益的真实记录，是确保参保主体享受社会保险待遇的重要依据，因此做好社会保险业务档案的规范化管理对于社会保险事业具有十分重要的意义。但是目前依然可见一些社会保险业务档案管理不规范的问题，需要寻找措施有针对性地改观。

1 社会保险业务档案管理现状

1.1 管理规范性不足

社会保险业务档案不仅关系到参保人的切身利益，也与社会保险经办机构工作的正常开展及外部形象有着重要关系。但是很多社会保险经办机构并没有充分认识到这一点，在社会保险业务档案管理的规范性方面还是存在一些不足之处，比如在业务档案的储存空间上，没有严格按照相关规定做好档案存放场地的温湿度、防火、防震等防范措施，一旦遇到意外情况，将有可能造成不可逆的损失；再比如，在档案材料的存放上，就简单堆砌在箱柜里，不仅容易松散、掉落、丢失，而且查阅也十分不便。

1.2 管理不统一，多头管理

由于社会保险业务涉及的险种及工作环节比较多，因此所产生的社会保险业务档案种类构成也比较多。但是目前很多社会保险经办机构对于这些不同种类的业务档案并未遵循统一管理的规定，往往是按照险种或工作环节分别存放在相应的业务部门，形成了多头管理的现象，给档案的安全存放和高效利用都带来了一些负面影响。

1.3 现代化管理手段不足

目前，随着社会保险业务规模的不断发展，所形成的档案材料也日渐增多，在这种情况下，一方面，不断增多的社会保险业务档案给存放空间带来了很大压力，往往出现有限的空间内反复挤压过多档案的情况；另一方面，业务档案的日益增多也给档案的查找调阅带来了越来越多的不便；再有，很多社会保险经办机构还是采用传统的纸质档案+档案柜的存储方式，制约了社会保险业务档案管理的效率。

2 社会保险业务档案管理提升对策

2.1 强化社会保险业务档案规范性管理

作为社会保险经办机构，首先应当按照《中华人民共和国档案法》、《档案库房技术管理暂行规定》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》及其他相关档案管理制度规定，做好标准化档案管理库房的建设，使得档案管理库房能够满足建筑材料耐火大于4小时标准，库房温湿度及防潮、防虫、防霉、防有害气体等均能够达标，在烟雾报警和灭火设备上面也能够满足意外情况应对需要；此外，纸质档案应当存放于标准的档案柜中，并且在容积、数量上满足档案柜额定容量；还有就是要推动相关档案管理制度的刚性执行，可以通过加强培训，提高问责处理力度，不断强化档案管理人员对相关管理制度的敬畏之心，确保档案管理制度能够真正落到实处。

2.2 做好档案统一化管理

社会保险经办机构应当对存在的档案多头管理的现状进行调整，一是要将原先分散存放于各部门的社会保险业务档案集中到专门的档案管理部门，统一管理，统一维护，统一查询。二是在业务档案统一收归专门的档案管理部门进行管理以后，社会保险经办机构依然要明确业务各环节部门在档案的收集、整理、立卷等方面的责任，以及各业务部门在社会保险业务档案的调阅、归还等方面应当遵循的原则和要求，确保档案集中管理之后的有序化利用。

2.3 探索档案电子化

面对社会保险事业发展给档案管理带来的压力日益加重，探索并实行业务档案电子化是有效解决这一问题的途径。具体而言，就是通过扫描、拍照等手段，将原先的纸质档案转化为电子档案信息和文件影像，集成整合于电子存储系统中，并且在系统中实现相关业务档案的检索、查找、下载等功能，这样能够大大节省档案管理空间，提高档案利用效率。为此，社会保险经办机构首先是要加大投入，可以和一些专业的科技公司进行合作，合作开发基于业务经办工作实际的社会保险业务档案管理系统，并且将原有的纸质档案通过扫描转移到系统中，实现档案的线上管理；其次是推进社会保险业务与档案信息系统一体化进程，基于“边经办、边收集、边影像化”的原则，构建起现代化的社会保险业务档案信息系统管理模式；三是要做好相关人员的培训工作，确保档案管理人员能够掌握档案电子化管理系统的使用和维护方法。

综上所述，社会保险业务档案管理对于社会保险事业的深层次发展和改革创新有着重要意义，但是目前在社会保险业务档案管理方面还是存在一些问题，本文对此提出了若干具体对策，希望可以提供一些有價值的参考和借鉴。

参考文献

[1]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界（理论版），2010（04）.

[2]尚芳.社保业务档案管百年――专访人力资源社会保障部社保中心负责人[J].中国社会保障，2009（09）.

[3]孟昭喜.社保经办以参保人员为本――改革开放30年社会保险经办事业发展记略[J].中国社会保障，2009（01）.

[4]吴志芬，谭中和.如何增强社保经办管理能力[J].中国社会保障，2008（03）.

[5]王雪梅.对实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化的思考[J].黑龙江史志，2010（01）.