学籍档案管理现代化的思考

翟鑫

摘 要：学籍档案管理是学校档案管理的重要组成部分，学籍档案管理现代化是学校档案管理部门的一项十分重要的工作任务。本文主要分析学籍档案管理现代化的内涵和意义，并在分析学籍档案管理现代化中存在问题的基础上，提出相应的策略，希望能够对学校学籍档案管理现代化的有效开展有所帮助。

关键词：学籍档案管理；管理现代化；管理措施

学校学生的学籍档案能够有效反映学生在学校的各种实际情况，如学生的学籍卡片、学籍材料的变更、成绩单及学生在学校获得的奖励、处罚等。提升学校的学籍档案管理现代化水平，能够有效提升学校学籍档案管理的规范性和标准化，有利于学校学籍档案管理的有效开展。

1 学籍档案管理现代化的内涵

档案管理现代化是社会现代化提出的重要要求，也是其带来的重要变化之一，学校学籍档案管理采取现代化的管理方法，加强对信息化技术的运用，采取科学有效的管理模式在一定程度上提升了学籍档案管理的效率和质量。学籍档案管理现代化的内涵主要是指不断优化学籍档案管理的理念、提升学籍档案管理的技术水平、完善学籍档案管理措施、提高学籍档案管理工作人员的专业素养和综合素质。

2 学籍档案管理现代化的意义

学校学籍档案管理现代化的意义主要体现在以下几个方面：第一，能够为学校管理部门有效开展各个教学环节提供数据信息支持，使其更好地监督教学活动的开展并能够为学校管理人员做出学校发展决策提供必要的参考依据。第二，学籍档案管理现代化是学校开展教学改革、提升教学质量、做好教育评估等工作的重要原始数据。第三，可以为学生未来的学习、工作提供依据，给社会对人才的选拔、聘用及确认学生学历真假提供数据支持。

随着社会的进步及社会多元化的发展，学校学籍档案管理现代化已经成为必然趋势，学校必须要采取科学、有效的信息管理技术，建立健全学籍档案管理体系，方便学校在开展管理活动中能够更加有效的统计学生信息、方便查询、更加有效地监督管理学校的教学质量及学生们的学习效果，只有这样在出现问题的时候，学校才能及时有效地进行调控，确保学校教学活动的顺利开展。

3 学籍档案管理现代化的主要特点

学校学籍档案管理现代化能够有效提高学籍档案管理的工作效率，提升管理水平。学校学籍档案是学生们在学校学习期间所有信息的统计，现代化的学校学籍档案管理模式能够有效利用先进的信息化技术，通过信息化档案管理系统有效歸纳学生们的档案信息，从而有效提升学籍档案管理的工作质量及工作效率。实现学校学籍档案管理现代化，能够快速查询到学生们在校学习期间的各项详细信息，及时有效的为管理者提供详细且真实的各项数据信息，提升学校学籍档案管理的有效性，能够更加及时有效地反应学校学生的实际情况。学校学籍档案管理现代化能够有效提升学籍信息的利用效率，使用者可以快速准确地查询到需要使用的信息数据，能够更加有效地利用学籍档案信息的真实价值。

4 学籍档案管理现代化问题分析

4.1 学籍档案整理基础差

由于很多学校学籍档案管理基础相对较差，这就给学校开发利用学籍档案造成了极大的不便。在学籍档案管理现代化的过程中，很多学校已经拥有了自身的数字档案馆，服务于学校的学籍档案管理。但是很多学校的学籍档案管理还相对欠缺，在分类、著录等方面做得不到位，在查询调用档案信息的过程中遇到各类问题，不利于档案信息内在价值的有效利用。

4.2 学籍档案利用率低

现在很多学校只重视学籍档案的管理工作，却忽视了对学籍档案信息的利用，呈现出重管理却轻利用的特征，很多学校的学籍档案信息的利用率都比较低。同时，学生及家长也没有认识到学籍档案对学生未来学习、就业等方面的重要性，从而致使学校学籍档案信息利用率十分低下。

4.3 学校学籍档案管理经费不足

学校随着生源的不断增加，需要增加学籍档案管理的相关人力、物力、财力资源，但是由于经费不足，给学校档案管理工作的有效开展造成了一定的不利影响，使得学校的学籍档案管理工作始终处在十分被动的状态。

5 促进高校学籍档案管理现代化的措施

5.1 做好学籍档案材料收集工作

学校要根据自身学籍档案的特点，从实际情况出发，制定相应的学籍档案收集制度，明确学校需要收集的学籍档案材料信息内容，加大学校学籍档案材料收集的监督管理力度，确保学校收集到的档案信息全面、真实、可靠，为档案信息的管理利用提供必要的前提。

5.2 提高学校的学籍档案整理水平

为了适应学校的发展需求及学校学籍档案信息管理的需要，学校应当提升自身的学籍档案管理水平。很多学校的学籍档案管理已经从最初的手工填写发展成了电子计算机录入信息。为了有效做好学籍档案管理工作，就需要学籍档案管理工作人员必须录入精确，不能出现误录错录或者多录漏录现象。学校必须要不断提升学籍档案管理工作人员的著录能力与分类能力，有效提升学校学籍档案管理的工作水平和工作质量。此外，学校还需要做好学籍档案管理系统和各个学籍管理系统的接洽工作，建立统一规划的操作平台，确保学籍档案管理工作质量的有效提升。

5.3 提高学籍档案的利用率

学校不仅要重视学籍档案的管理工作，还需要不断提升学籍档案的利用率，充分挖掘学籍档案的内在价值和利用价值。努力做好学校学籍档案管理现代化工作的主要目的就是为了更加充分有效的利用学校的学籍档案，进一步做好学校管理工作。所以，学校在进行学生入学教育时，要加强对学生学籍档案意识的相关教育。通过各种途径和教育，让学生充分认识到学籍档案在学习、工作等方面的重要性。此外，学校还应当加强对收集学籍档案相关部门工作人员的教育和培训，提升他们的档案管理意识，只有这样才能有效提升学校学籍档案管理工作的质量，有效提高学校学籍档案的利用率。同时，学校还应当做好学籍档案的深加工工作，深入挖掘学校学籍档案信息的内在价值，通过对升学率、就业率等的分析为学校教学工作的开展提出更加科学、合理的建议，这样才能更加有效地实现依据学籍档案信息优化教学活动管理的目的。

5.4 加大资金投入

为了进一步促进学校学籍档案管理现代化工作的有效开展，学校要加大对学籍档案管理工作的资金投入，并不断提高学籍档案管理相关工作人员的工作能力和业务技能。为了确保学籍档案管理部门做好学籍档案管理的数字化工作，学校必须要给他们足够的人力、物力和财力方面的支持，这就要求学校领导必须要重视学籍档案管理工作，在资金、技术、人员方面给予支持。学校学籍档案管理部门要让学校领导明白当前学校的学籍档案管理模式还十分落后，学校需要及时采取有效措施改进学籍档案的管理模式，这就要求学校领导在资金、技术等方面给予支持，以保证学校学籍档案管理现代化工作的有效开展。同时，学校还应当加大对学籍档案管理工作人员的培训，提升他们的工作能力和业务水平，提高相关工作人员的设备操作能力和计算机专业能力，做好学校学籍档案的安全管理工作，保证学籍档案管理现代化工作的有效开展。

6 总结

总而言之，学校的学籍档案管理能够真实有效地反映出学生在学校的各方面信息，可以说在学校管理中发挥着不可替代的作用。目前，一些学校的学籍档案管理工作中还存在着不足，这就要求学校不断去建立健全学籍档案管理制度、优化学籍档案管理模式、提升学籍档案管理的工作水平，使得学籍档案管理工作变得更加现代化和规范化。

参考文献

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[2]陈东.现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨[J].西南民族大学学报（人文社科版），2004，25（9）：470-472.