高中电子档案与纸质档案并存管理探讨

潘锦凤

摘 要：当前随着科学技术的快速发展，信息化管理已经被众多单位和企业所青睐，通过信息化手段进行档案管理能够增强档案的利用效率，推动档案管理水平的全面提升。但是，虽然信息化档案管理的优势众多，却并不能完全代替纸质档案管理，双方各有自身的优势，因此在信息化时代下做好高中档案管理的全面性分析，充分发挥电子档案和纸质档案管理的优势十分重要。本文就高中电子档案与纸质档案并存管理方面的内容进行分析与探究，并提出一系列有效的管理对策。

关键词：高中；电子档案；纸质档案；并存管理；管理对策

1 高中电子档案与纸质档案管理的共性和个性分析

1.1 电子档案与纸质档案管理的共性

不管是电子档案还是纸质档案，其在本质上都是相同的，只是二者的载体不同，各有自身的优缺点，在实际的管理中只有将二者有机结合，推动其优势互补，才能够提升高中档案管理的整体水平，推动档案事业更好地发展。从档案管理的具体作用来看，无论是电子档案管理还是纸质档案管理都是为了能够对相关的信息进行整理和综合，以便相关人员及时进行各类信息的运用，提升信息的运用效果。比如，针对于高中而言，其档案管理主要是为了能够对学校的发展历程资料、各个阶段的发展资料以及学生信息资料等进行维护，推动学校更好地发展。因此不管是采用电子的形式进行档案管理，还是采用纸质的形式进行档案管理，其所发挥的本质作用都是相同的。

1.2 电子档案与纸质档案管理的个性

电子档案是随着社会科学技术的快速发展而逐渐兴起来的，通过信息化技术的运用进行档案管理就是电子档案管理。一方面，通过电子档案管理能够提升档案的共享性，使得相关人员能够通过信息平台及时进行各类信息档案的寻找和运用，提升运用的效率。另一方面，通过电子档案管理能够提升档案管理人员的工作效率，合理运用系统进行档案的分类与汇总，节省更多的时间，使得档案管理更加科学、有序。而纸质档案则是采用纸质的形式进行档案管理，虽然这种形式的管理需要花费较多的时间和精力，但是其却具有较高的安全性，不用担心系统被盗而为档案信息带来不利影响。因此二者各有自身的特性，相互补充。

2 高中电子档案与纸质档案并存管理的意义

纸质档案与电子档案的并存发展是当前社会发展的必然趋势，随着科学技术以及互联网的逐渐普及，各行各业都逐渐开始向信息化方向发展，档案管理行业也应当与时俱进进行信息化发展。通过实施电子档案管理，能够提升管理的效率，减轻档案管理人员更多的工作压力，其在保存、分类、管理、以及搜集等各个方面都具有较大的优势，能够比纸质档案管理更加便捷。不过，电子档案管理也具有自身的缺陷，比如容易受到网络病毒的影响、或者遭遇黑客攻击等，这就不利于档案管理的安全性，严重的会导致档案丢失，为单位工作带来较大的困难。而做好电子档案与纸质档案的并存管理，则能够将这种危害降到最低，即便是电子档案遭遇了威胁，但是纸质档案仍然可以发挥作用，这就能够降低其损失率，从而为档案事业的更好发展奠定基础，所以从这里来看，电子档案和纸质档案管理并存发展具有十分大的意义。

从另一方面来看，电子档案虽然管理比较方便，但是却容易被修改，一旦被不法人员所修改，很难留下痕迹，这就不利于档案的真实与完整。而纸质档案则具有更强的真实性，不容易被修改，即便是被修改也会留下痕迹，及时找到可疑人员。因此通过纸质档案管理，能够增强历史资料的客观性，减少模糊事件的发展概率，推动管理更加完整、真实，这两个方面的管理离开任何一方都不可行。

3 高中电子档案与纸质档案并存管理的具体对策

3.1 有效实施“双套制”管理，分别建档，增强档案的真实客观性

第一，要注重电子档案与纸质档案的分类管理，分别进行存档，不可忽略任何一方的管理，确保能够依据真实的信息进行保存。合理运用扫描仪对纸质档案资料进行扫描，使得其能够被上传至系统中，然后再将系统中的资料打印成纸质资料，分类保存，如此能够为后期更快捷地进行资料查阅奠定基础，并提升资料的真实性和客观性。第二，做好管理条例的制定，有效进行责任的落实。针对于不同职务的人员进行责任全面性落实，推动这些人员之间能够相互监督，降低违法事件的发生概率。第三，做好电子档案管理人员权限的设置，相关人员必须要在自身权限内行事，避免越权行使，增强管理的安全性。

3.2 做好高中档案管理人员思想观念的转变以及信息化技术的提升

当前信息化管理已经成为了大趋势，因此高中电子档案管理人员应当及时转变自身的思想观念，认识到电子档案管理的优势，并积极开展电子档案管理工作，并对电子档案与纸质档案进行良好地看待，明白双方的不可或缺性，增强管理的有效性。同时，高中学校的领导还应当及时对档案管理人员开展新知识培训，提升档案管理人员的专业化技能，使得他们能够及时进行新设备的运用，推动信息化管理效果的全面提升。另外，还要引导档案管理人员定期进行档案资料的整合与查阅，推动电子档案与纸质档案能够实现并存管理，避免漏掉任何一方面的管理。

3.3 积极进行新设备的引进，推动双方管理的共同发展

高中档案管理工作是一项重要的工作，因此校领导应当注重该方面的工作，在具体的运行中应当做好全面性分析，积极为档案管理部门购买和引入相关的信息化设备，不断推动档案管理水平的提升，为电子档案管理做好设备基础。同时，还应当根据学校具体档案管理的需求合理进行资金的拨付，为每一位档案管理人员配备相对应的计算机设备，循序渐进增强电子档案管理的水平，推动学校电子档案管理能够与纸质档案管理并存进行。

4 结束语

档案管理中电子形式的管理和纸质形式的管理是两种不同的管理形式，通过两种管理形式的科学化运用，不仅能够推动管理质量的提升，而且是加快档案管理工作转型的重要动力。因此高中档案管理人员应当积极适应这种趋势，不断提升管理的水平和技能。

参考文献

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[2]张文杰.高中电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].学周刊，2018.06.

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