浅论档案优化信息化管理新思路

王晓磊

摘 要：随着当下我们国家社会经济的不断进步以及科学技术的不断发展，可以说当下的时代背景已经来到了信息工业的时代，这就为各个企业运行过程中生产以及管理的方法带来了十分明显的改变。在当前的时代背景之下，企业运行过程中对于档案方面的管理工作也产生了全新的特点，显现出一些不足之处，那么通过怎样的方式能够在当前时代背景之下开辟出企业内部档案管理的全新思路，从而使得企业内部档案的管理可以紧跟时代的进步与发展，是过去很长一段时间的传统实体档案管理方法做出改变，为企业提供更加优秀的服务，是当下从事档案管理相关工作的工作人员必须要深入研究并且不断探索的一项重要课题。

关键词：档案优化；信息化管理；新思路

1 引言

目前我们国家的科学技术与社会经济正在以十分迅猛的速度不断进步与发展，在当前时代背景之下新型电子信息技术也得到了十分明显的提升，目前正被各行各业普遍的运用，这在很大程度上增强了人民群众们日常生活以及工作生产的实际效率，为企业运行过程中的管理模式以及管理方法带来了十分巨大的改变。电子计算机之中信息管理软件系统的具体功能变得越来越强大和实用、互联网络的速度不断加快、实际应用的过程中效率极高，有很明显的便捷性，企业在日常运行的过程中对于档案方面的管理工作在此基础之上有了全新的思路。

2 在当前时代背景下企业内部档案通过信息化管理显现出的不足之处

2.1 一部分企业没有给予内部档案信息化建设以足够的重视程度，缺少必要的资金投入

如果想要保证企业档案管理的信息化能够顺利地实现，那么就必须要有足够科技含量的硬件以及针对企业实际情况开发的软件系统对其进行支撑。电子计算机、企业内部网络、扫描设备的购买和档案信息管理软件系统的开发工作、日常维护工作以及与时俱进的更新升级都需要庞大的费用作为支撑。并且在企业日常工作的过程中，如果始终保持现有的信息化程度，没有对信息化水平做出提升，那么就无法在激烈的市场竞争环境中占据一席之地，正因如此必须要持续提升自身的信息化水平，这也就必须要增加资源以及经济的投入。但是从当下我们国家的实际情况来看，有一部分企业并没有给予企业内部档案信息化管理以高度的重视程度，對于信息化建设以及日常维护和管理方面只有较少的经济投入，这对于企业内部档案信息化的建设和发展来讲造成了阻碍。

2.2 企业内部档案信息化后真实性方面存在的不足之处

在企业内部档案不断朝向电子化、信息化发展的过程中，存在着一项十分值得重视的隐患问题，那就是电子档案的真实性。影响其真实性存在问题的主要因素主要有以下三点：第一点因素，部分负责档案录入工作的相关工作人员因为自身的因素存在着不细心的问题而使得工作出现了失误，使得档案在录入以及保存的过程中可能产生失真或者部分缺失的问题。第二点因素，软件系统以及硬件条件的与时俱进，硬件设备出现故障问题，企业内部网络的升级都有可能使得原本的档案数据读取出现问题。第三点因素，在对纸质的档案通过数字化进行处理的时候，如果没有根据实际情况而选择合适的技术以及保存格式，那么也很可能使得电子档案出现失真的问题。

2.3 部分企业内部负责档案管理工作的相关工作人员整体素质有待提升

在过去很长一段时间的实际情况来看，企业内部运用传统管理方式对档案进行管理过程中，所需要的管理能力以及水平并不是很高，这就造成了一个十分值得注意的问题，那么就是负责档案管理工作的相关工作人员缺少较高的整体素质，而且其普遍对于新型信息化的专业知识了解较少。当下有一大部分企业在日常进行档案管理工作的过程中，工作人员只是完全依照软件系统的工作流程进行工作，没有足够的管理知识来对新型信息化的硬件设施进行科学的管理，如果说在工作的过程中硬件设备出现了问题，那么工作人员很难在第一时间对其进行应急的处理。

3 未来一段时间企业内部档案管理信息化管理的新思路分析

3.1 进一步提升企业内部档案信息化方面的经费投入

企业内部负责档案管理的相关部门在日常工作的过程中必须要积极主动地作为，尽最大的努力来对档案信息化的实际优点进行宣传，使企业内部的高层领导人员能够确实了解到档案信息化对于企业各项工作带来的积极影响，最大程度上争取企业对内部档案信息化工作的经济支持。对于档案信息化建设所实际需要的经费投入总额的相关问题，应该在进行年度预算工作以及信息化专项资金所包括的范围之中添加有关于档案信息化工作的经费，通过这种方式来进一步保证能够有足够的经济投入来保障档案的信息化建设能够顺利进行。

3.2 进一步加强基础设施的建设

企业保证电子信息档案安全性的物质方面的技术是其所具备的硬件设施水平。企业选择优质的硬件设备可以在很大程度上减少由于硬件故障所带来的电子信息档案的安全问题。首先，在硬件选择是应该挑选性能优越的存储设备。其次，要有计划地做好档案信息的备份，同时对备份数据的介质如光盘、磁带等进行定期的检查、更新、迁移和转换，以保证备份数据的有效。另外，加强安全技术手段的应用。例如使用一些访问控制技术、入侵检测技术、防火墙技术、加密技术等。最后，加强工作人员的安全防护意识和能力。

3.3 提升档案人员的综合素质

信息化背景下企业档案管理模式发生了重大的变化，而且必将伴随着信息化水平的提高而同步改变。档案从业人员需拥有较强的政治，思想，知识，组织，心理等方面的综合素质，才能担任起这一份伟大的历史重任。档案工作者要经常自觉参与档案、信息化等专业新技术新知识的学习，在工作中多与同事互学交流，积累积淀档案管理知识，提升工作者自身的综合素养，也是这个新时代对档案工作者的硬性要求。

4 结束语

伴随着信息化时代的来临，伴随着新的企业档案工作的挑战，同时也是一次千载难逢的机遇，在这个机遇与挑战并在的信息化时代，档案工作者应该积极主动顺应时代潮流，抓住机遇，迎接挑战，改革创新，在信息化大背景下开拓新的企业档案管理道路。

参考文献

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