档案管理信息化视角下的档案管理变革

李永红

摘 要：数字化技术、互联网技术以及大数据技术催生了新型的档案管理方式，档案管理的内涵以及性质都发生了一定程度上的改变。在这种背景下，许多单位确立了档案信息化建设的发展目标、保障措施、指导思想和主要任务，推动了档案事业的前进。本文立足于时代背景，以构建“充足化保障、电子化利用、高效化服务以及规范化管理”的信息化建设新局面为基点，重点阐述档案管理信息化视角下的档案管理变革，剖析档案管理变革的路径，希望能够切实促进档案信息资源的电子化进程，丰富该领域的研究。

关键词：档案管理；数字；视角；信息化

1 信息化视角下的档案管理概述

21世纪是一个信息现代化、智能化和共享化的纪元，各行各业受到信息技术的影响程度加深[1]。信息化视角下，档案外在表现形式是一种数字形式，其本质上是一种数据资源管理。为了适应信息技术时代对档案管理的要求，各个单位开始利用数字化技术对档案信息进行加工、采集和利用，开始建设档案管理集成系统。

相较于传统档案管理机制，信息化视角下的档案管理具有以下特点：第一，科技化。将信息技术融入档案管理的各个环节后，部分手工管理环节被档案管理系统所替代，工作人员的负担得以降低。第二，档案传输的网络化。传统档案管理传输以手工传输为主要模式。信息化视角下，档案传输模式发生了改变。单位不仅可以通过互联网进行档案传输，也可以通过物联网、点对点技术以内部网络来传输档案资源，档案传输效率得以提升。第三，档案利用共享化。信息化视角下，档案资源被转化为相应的数字格式后，其能够自由的网络环境中进行传输，这就给档案利用共享化提供了新契机。各个单位通过搭建相关的共享平台后，可以自由的在平台上下载档案资源，满足自身的多元化需求。第四，高效化。信息技术对档案管理生产力的提升作用明显，能够增强档案采集、整合和检索的效率。

2 信息化视角下的档案管理的原则

2.1 需求引导原则

各个单位档案性质的不同，使得各个单位档案需求主体和需求内容也会有所不同。为了避免信息化建设的盲目性，契合单位档案管理实际，单位应当坚持需求引导原则。首先，工作人员应当充分考量档案需求主体的需求，从横向和纵向两个角度来开发档案资源，实现资源利用最优化。其次，工作人员应当根据时代发展和档案需求变化来适时调整档案信息化建设的方向，保证信息化建设工作在正常的轨道上运行。最后，工作人员应当树立长远意识，立足于档案管理需求来谋篇布局，防止资金的浪费和人力的浪费。

2.2 稳步实施原则

不同时期，单位开展档案信息化建设工作的目标具有差异性。因此，单位应当从单位实际出发，拟定不同的档案管理项目，做到一步一个脚印，稳步实施档信息化建设工作。首先，单位拟定档案管理项目，将信息化建设分成若干阶段，能够控制好档案信息化建设的过程。其次，单位通过分析某一项目，可以找出项目实施过程中存在的短板，在今后的项目进行优化，提高档案信息化建设工作的科学性和针对性。最后，档案信息化建设是一项宏观工程，需要配套以相应的新型管理体系。因此，单位必要围绕档案信息化这一新型工作，制定相应的管理规范和管理标准，推动工作流程再造，为工作人员提供操作指引、

3 信息化视角下的档案管理变革的路径

3.1 搭建数字档案馆

计算机技术、人工会智能技术以及办公自动化技术的深入发展，意味着单位将会产生愈来愈多的电子文件，数字档案馆建设是未来档案管理工作的发展趋势。首先，从统一管理、统一规划和统一平台的角度出发，单位可以利用扫描仪来处理纸质档案，利用格式转化软件来处理电子档案，将纸质档案与电子档案转化为统一格式的数字档案，搭建数字档案库。其次，单位应当根据本单位档案管理实情，结合未来档案管理目标和规划，选择适合单位的档案管理软件，为数字档案库的建设奠定技术基础。最后，档案管理部门应当充分发挥自身优势，建立一套新的档案管理体系和系统，指引档案管理人员的工作，推动档案管理工作的标准化、智能化和规范化。

3.2 构建掌上档案服务平台

智能型移动终端具有简便灵活的特点，其使得人们接收信息资源的维度拓宽、难度变小。从档案管理可持续化的视角来看，单位可以探索构建掌上档案服务平台，开发档案服务APP平台，简化档案服务流程，提升档案管理效能。单位在构建掌上档案馆的过程中，尤其要注意以下几点：第一，单位应当根据本单位的档案管理性质来开发APP平台上的功能，搭建契合本单位档案管理实践且具有特色化的档案管理平台。第二，注重技术研发。为了提升掌上档案服务平台的稳定性，满足档案需求主体的需求。单位可以组织相关人员进行技术研发，确保APP平台与数字档案馆之间渠道的畅通，防止APP平台因网络不稳定而掉线。

3.3 强化共享观念，造就档案共享库

现实生活中，各个职能交叉单位、上下级单位的信息交流频率高、程度深。从提升档案利用率的视角以及档案可持续利用视角来看，档案管理人员应当强化共享观念，造就档案共享库。首先，单位以大数据技术、云储存技术和互联网技术为基点，搭建档案资源共享网络。其次，档案管理人员可以对数字档案进行分类，建立数字化档案目录，缩短档案检索时间。档案管理人员在进行分类时，可以按照数字档案内容、形成时间和性质进行分类，也可以根据数字档案的种类进行分类。最后，各个共享单位应当制定一套切实可行的数字档案共享标准，规定档案共享库中档案的鉴定流程、组织结构、存储格式以及单位职责，进一步规范档案资源共享工作，确保档案共享工作的有序性和科学性。

3.4 重视人才队伍变革

人才队伍变革是信息化视角下档案管理变革工作的题中应有之义。单位建设一支高水平、高素质的人才队伍，是档案信息化工作中最为急迫的任务[2]。首先，单位可以探索岗位流动机制，增强档案部门与其他部门的联系。所谓岗位流动，就是派遣档案管理人员到其他业务相关部门熟悉工作。通过岗位流动，档案管理人员搜集档案资源的主观能动性和能力会有所增强，也能够搭建一种良性的部门沟通机制，从而实现人才的合理科学配置。其次，为了防止工作人员视野变得狭窄，防止工作人员产生思维定势。单位应当设置一套契合工作实际的培训机制，通过培训工作来拓宽档案管理思路，增強档案管理人员的创造意识和创新意识，促进档案管理机制的创新。最后，单位可以与相关单位开展多形式、多样化、深层次的合作，为工作人员提供广阔的交流平台，汲取相关单位的经验。

4 结束语

单位在开展档案信息化建设过程中必须坚持“安全第一、以人为本、服务先行”的理念，做到以优质档案服务带动各项业务建设，以优质档案服务谋求单位档案管理工作的发展。档案管理人员在立足于本单位档案管理信息化建设实践的基础上，应当坚持用矛盾分析法来开展档案管理工作。档案管理人员既要从宏观上把握档案信息化建设的主要矛盾，也需要从微观上处理好各项次要矛盾。由于档案信息化建设涉及档案管理创新、档案处理技术以及数据管理技术等多个层面，本文部分研究内容还有待深化，笔者将在未来的工作实践中加以完善。

参考文献

[1]胡信鸽，郝敏，陈晓，张良，胡方江.档案信息化建设的几点思考[J].科技风，2018（36）：110.

[2]许扬.以信息技术为基石的档案管理研究[J].信息记录材料，2018，19（12）：183-184.