关于机械企业档案管理工作探讨

赵倩 杨慧 高文亭

摘 要：机械行业的档案是一笔无形的财富，对于指导企业的工作和促进企业技术的发展都发挥着积极的作用。然而在我国机械行业快速发展的过程中，有关企业并没有对档案管理工作给予足够重视，在档案管理工作中存在一些问题。本论通过分析机械企业档案管理工作的重要性和存在的问题，进而提出相关完善途径。

关键词：档案管理；机械企业；档案编研

我国的煤炭工业的快速发展在很大程度上推动了煤炭机械装备的发展，煤炭机械装备正朝着规模化、专业化与国际化的方向发展。我国已成为名副其实的煤炭机械装备研发、制作和使用大国，在国际上的影响力也在不断在增强[1]。其中，兖矿集团是一家以煤炭、煤化工、煤电铝三条产业链为主导的国有特大型企业，具有强的国际竞争力，特别是其专利厚煤层开采和装备技术已经向国外煤炭生产商转让。兖矿集团坚持科技兴企，推进现代化管理改革，构建全国乃至世界范围内的信息平台[2]。

然而，我国机械行业企业对于机械档案（包含文书档案和科技档案）的管理还是存在一些问题，没有完全做到规范有序地管理，导致有些档案出现破烂、被丢弃或遗失的现象。机械行业的档案是一笔无形的财富，我们在发展经济和加强企业管理的同时，对档案管理工作也应予以高度重视。

1 机械企业档案管理工作的重要性

1）档案管理工作间有利于工作的正常开展并影响工作质量。机械企业的档案在工作开展中具有重要作用，在科技工作中编制出的一系列文件、资料和图纸对可以对后续的工作提供溯源和参考的作用，对于工作中的问题可以通过这些档案资料找寻原因，对于新工作的开展可以通过这些档案资料进行借鉴，如果若忽视了档案管理工作，那么这些文件、资料和图纸的作用就不能得到有效的发挥，不能充分利用起来指导工作，进而影响了工作质量。党的“十八大”提出，档案工作要“围绕中心、服务大局”，“为党管档、为国守史”；我国《档案法》也规定了“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有权应归本企业所有”“企业有责任为国家和人民做好保管工作，这是法律赋予企业的责任”，因此做好档案管理工作也是企业的责任所在。

2）档案资料是笔宝贵财富和无形资产。我国机械行业从兴起到发展至今，当中的每项技术、每张图纸、每份文件对我国机械行业的发展都是一笔宝贵财富。只有注重点滴的积累，才能汇聚成巨大的力量。档案是最原始的信息资料，是没经过人为加工和修改的信息源，它所承载的信息具有充分的可靠性。机械企业的档案资料真实完整地记录了企业从建立、技术设备发展和能力业务发展过程的原始资料。因此，机械行业的档案管理要从认真做好每一份技术、图纸和文件的编制和管理做起，因为这些档案将对今后的工作和技术的发展起到积极推动作用，具有巨大的无形价值。而这些文件、资料及图纸的不全面、破坏或者遗失，其造成的损失或许也是难以评估的。由此可以看出机械企业档案管理的重要性。

2 机械企业档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理工作的制度不完善

我国档案管理工作的管理制度是实行统一领导、分级管理，然而在实际的工作中，许多机械企业的档案管理工作机制并没有真正落实，有部分企业对档案管理工作并没有给予足够重视，甚至未把档案管理纳入企业的整体管理体系之中。有的单位没有设立专门的档案管理部门，而交给其他机构代管；有的单位虽然有对档案进行管理，但是却把档案分配到各个部门进行管理，而没有实施统一领导和专门的管理。此外，还有许多企业对档案管理制度、文件归档范围、档案分类方法上都存在不完善的地方，档案管理工作的制度不完善会影响到档案资料的有效有序管理，并可能影响其他工作的开展。

2.2 档案管理设施简陋，档案管理人员业务素质不高

许多机械企业把大部分资金投入于生产和研发上，或者是企业基础设施建设和其他项目上，而对于档案管理设施方面的投入却是很少甚至没有投入。导致档案管理工作设施简陋，更别说新型信息化的档案资料管理系统的运用。

其次，大多数档案管理人员由企业办公人员兼顾，而没有设置专门的人员进行管理。这些兼职管理而非专业档案管理人员没受过档案管理专业知识的学习与培训，缺乏实体档案和信息化档案建设的基础知识和技能，有的管理人员由于自身业务繁杂而疏于对档案的管理。因此，档案管理人员缺乏专业业务素质水平，也不利于企业管理好档案工作。

2.3 不注重档案编研和二次开发利用

档案编研工作是为了满足社会各方利用档案的需要，编写参考资料，专门著述等。我国多数机械企业都没有注重档案的编研工作，忽视了对档案信息资源的二次开发和利用，而档案信息资源的二次开发却是档案编研工作的重要内容。当前企业档案信息开发的实际效果还远远不足，通常只是利用库藏档案进行一些简单的材料汇集，而缺乏深层次开发利用，实际利用价值的发挥还很有限，对企业工作的指导深度也不够。随着国企改革的深入发展，在激烈的市场竞争中，企业仅靠库藏档案的简单利用，而不注重档案编研和二次开发利用是远远不能满足企业发展需求的[3]。

3 关于完善机械企业做好档案管理工作的途径

3.1 建立完善的档案管理工作制度

机械企业要严格遵守“统一领导、分级管理”的档案管理原则和机制，将档案管理工作纳入到企业管理的工作内容之中，重视对企业档案资料的管理。档案管理规章制度包括：立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求；档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施；档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求；档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续；档案管理人员岗位责任制，规定档案管理人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施等等。其次，需要对原有不完善的规章制度进行修订。机械企业要严格依据《档案法》、《档案法实施办法》及机械行业的相关制度、标准，制定符合企业实际情况的档案管理规章制度。

3.2 加强档案管理设施投入，提高档案管理人员素质

机械行业企业要注意对企业管理经费投入的合理分配，应该注重企业的档案管理工作，加大档案管理的经费投入，配备相关的设施和设备，加强信息化系统在档案管理中的运用。其次，对于许多机械企业档案管理工作由其他辦公室人员兼着做的情况，应该适当调整人员分工，增加专门从事档案管理工作的专人员。并且在企业员工培训中也要注重对档案管理人员的培训，提高他们的业务素质和档案管理水平。

3.3 加强档案编研和二次开发利用工作

在知识经济时代中，企业档案资源的编研和二次开发利用是企业挖掘潜能、提高效率和效益的源泉，有利于促进企业技术进步和实现生产经营的目标，企业的档案管理应该由注重收集、保管向注重开发利用的转变。尤其是最近几年开展的“档案创效益”活动，档案管理的观念和手段正朝着面向经济、多出效益的方向发展。因此，注重档案编研工作和档案信息资源的二次开发和利用是实现现代企业管理的不可忽视环节，对企业经济效益与社会效益都有密切联系[3]。

参考文献

[1]孙奎.煤炭机械装备制造业发展态势与主要任务[J].科技创新导报，2018（10）：111-112

[2]张莘.充矿集团核心竞争力内涵及培育研究[J].山东师范大学硕士论文，2014.

[3]谈春.论企业档案信息资源的二次开发和利用效益[J].安徽冶金科技职业学院学报，2013，23（4）：83-86.

作者简介

赵倩（1987-），女，从事档案管理工作。