探究电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展

朱晓艳

摘 要：在这个信息飞速发展的时代，对企业发展过程中各种重要历史情况进行记录是十分重要的，它是特殊事项进行事后查看的重要参照，也因此企业在发展过程中为了储存各种信息形成了大量的资料档案。传统的档案管理模式主要是通过纸质档案模式为主、电子档案管理为辅方式进行管理，这种模式目前暴露出来了一些问题，比如浪费物理空间，而现如今大规模的使用电子档案管理解决了这一难题，为此如何将电子档案管理模式和纸质档案管理模式结合在一起成为当前档案管理工作中研究的重点。

关键词：电子档案；纸质档案

1 引言

对企业发展过程中形成的各种重要历史记录进行储存于管理是档案管理工作人员必须做好的一项工作，电子档案是目前进行档案管理的一种新模式，它能够弥补传统纸质档案管理工作中存在的缺陷，比如对实物档案存储空间的占据。但是很多档案基于保密性和安全性又是不适合以电子档案的形式储存的，所以纸质档案管理模式是不可能被淘汰和完全替换掉的，为此如何实现电子档案和纸质档案的互惠共存是目前企业档案管理工作中需要思考的一个问题。

2 基于档案应用实践对电子档案和纸质档案关系的分析

电子档案管理和纸质档案管理是目前档案管理领域当中应用的主要两种管理模式，信息化时代背景下，信息的快速增长让纸质档案管理模式暴露出来了很多的不足，尤其是存储量和保存方面的缺陷最大，不能满足当前档案管理需要。这也为电子档案登上应用舞台提供了契机。

电子档案和纸质档案管理形式相比，具有存储量大、存储效率高和信息传递不受时间和空间限制的优点，不仅如此，在档案信息查阅和访问上，电子档案要比纸质档案更加便捷。所以，总体来说，电子档案优势较大。但是基于档案的特殊性，很多档案需要保密而不得不使用纸质档案将其永远的封存起来，所以采用档案管理双元制度是目前企业档案管理中常用管理模式。它能够实现纸质档案和电子档案两种形式的共存，二者相互弥补，共同发展，提高档案管理水平。

3 深入挖掘电子档案和纸质档案各自的优点和不足

现在档案管理模式是以纸质档案为主，电子档案为辅，但是对实质存放空间影响很大；如果变成以电子档案为主，纸质档案为辅的管理模式又会如何呢？就此，我们对这两种档案管理模式各自的優势和不足展开讨论。

3.1 电子档案的优缺点探讨

电子档案是将档案资料的内容数字化的一种存储方法，他在存储方面具有很多优点，电子档案能够满足快速存储要求并实时进行信息提取，这是传统纸质档案管理模式所无法达到的，更为重要的是，电子档案的存储一般只需要一个小的磁盘或者是其他可供拷贝的外部存储工具，再加上一台计算机即可，进而在空间利用上远远优于纸质档案。另外，电子档案的档案传递和接收工作更加方便，信息交换速度更快，通过定向搜索功能，可以快速锁定档案所在位置，可以直接查看档案的扫描件，也可以通过定位直接找到纸质原始档案。

不过，电子档案也有自身的天然性缺陷，且这一缺陷主要体现在档案管理的安全性方面。比如想要实现档案调取的方便，就要建立互联互通网络供外部人员访问，这也给黑客等不法分子提供了可乘之机，很多黑客专门窃取目标对象的重要资料贩卖给对手单位，而电子档案管理人员显然很少有人拥有高度的网络安全防护能力，所以电子档案始终都存在着被修改、删除、窃取的重大威胁。

3.2 纸质档案优缺点分析

和电子档案相比，纸质实体档案更具直观性，且具有一定的法律效力，电子档案是纸质档案的拷贝品。纸质档案的存在具有一定的人文研究价值，且随着时间的延长，其价值会更高。且纸质档案对版面的设计要求较低，且在对其进行整理的过程中需要各个经手人员反复确认、签字、盖章，所以其能够作为法律依据存在。但是，纸质档案存在着很大不足，比如其需要大量的存储空间，同时对于存储空间的温度、湿度等都有着很高的要求，还要做好防火、防虫等工作，而且纸质档案存在着翻阅过程中被人为修改、损坏的现象，对档案管理工作产生影响。

4 纸质档案和电子档案并存态势下开展工作的主要策略

4.1 补充和更新档案管理理论

科学的理论是指导工作开展的前提，利用电子档案进行文件归档的时候要逐步完善档案相关管理制度，以制度为指导实现对电子档案的管理，同时也不能降低对纸质档案管理工作的重视程度，要为其建立单独的管理体系，区分好两种管理形式的不同之处，通过建立针对性的档案管理办法和技术标准实现电子档案和纸质档案内容的相互区分。

4.2 提高档案管理人员的业务水平

现代化的电子档案存储过程中，档案管理者要有先进的档案管理理念和管理方法，对电子档案这一新模式引起重视，积极提高自己再应用电子档案方面的能力，加强档案管理质量和结构化管理，其不仅要具备丰富的档案管理经验，还应该掌握一定的计算机操作能力和外语使用能力，以便提高对电子档案的归档效率。

4.3 实行双套制管理新模式

在目前的纸质档案和电子档案并存发展背景下，要对两种档案不同的特点制定档案管理体系，实行双套管理模式能够在电子档案管理系统和纸质档案管理系统间建立必要的通道，实现不同载体之间档案信息的快速传递和转换，满足档案管理需求，为档案需求者提供及时服务。

5 结语

电子档案管理模式的出现弥补了传统纸质档案管理模式的不足，大大降低了对实质空间的利用，同时还能够节省纸质档案管理需要的人力、物力、财力支出，提高档案管理效率的同时也为档案查阅人员提供了方便。总之，希望在以后的档案管理工作中，能够针对不同类型的档案为其选择合适的管理模式，或者实行纸质化管理、或者实行电子存档，又或者二者兼而有之，让两种管理模式共同为档案管理事业发展做出贡献。

参考文献

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