档案工作全面实施信息化战略研究

王宏煜

摘 要：档案工作全面落实信息化战略，一方面能够为传统档案的管理模式提供转型基础，由此降低档案管理难度与经济成本的损耗；另一方面则保障了档案管理制度与信息共享平台的有效构建，为后续数据共享与采集提供了持续性完善平台，由此为档案馆体系的构建奠定了可持续发展的基础。本文基于档案工作全面实施信息化的战略展开分析，在明确传统档案转变方法及延续策略的同时，期望能够为后续档案管理工作的落实提供良好参照。

关键词：档案管理；信息化；战略分析

1 传统档案管理办法转变概述

档案工作是地方信息数据与政策落实的基础参照，也是构建城市居民精神文明的数据核心。故而，站在档案信息化的角度来看，所能制造的经济收益及社会效益无法用简单几句话形容，而如何将传统档案管理办法有效转变，赋予更先进化的行政管理办法，便是现阶段档案馆数字化转型首先要面对的问题。期间，开展档案信息化建设工作必须从电子档案的形成到管理有较为明确标准与参照，确保资源整合工作与可利用性得到保障，才能在真正意义上为数字化档案馆体系的构建提供基础的经济保障。例如，在传统档案管理方法中，通常需要根据纸质档案的重要性进行分级管理，并提供完善的存储空间持续监管，才能基本保障档案的管理水准。而信息化技术的有效落实，能够凭借数字化系統的优势，对档案信息进行更为细致的分类，并为管理工作提供索引和数据录入的条件，如此不但降低了档案存储在空间方面的经济损耗，同时更避免了外界环境影响对资料的损伤，为档案体系构建的延续性奠定了扎实的基础。期间，有众多珍贵的历史文献，更需要转变成电子图像文件进行存储，降低实体档案的翻阅次数，才能在档案数据广泛传播的前提下保障实体档案的质量，也由此可见，信息化技术在档案馆体系构建中的优势。

2 信息化资源在档案工作中的应用

信息化建设的各项工作都将是一个逐步发展、渐进完善的过程，不可能一步到位，因而确定滚动发展战略非常重要。

1）信息技术发展的日新月异，必然导致档案管理应用系统功能的不断完善和拓展，不应一味追求设备更新，二是要善于接受新的思维和应用技术。

2）数字化档案信息的积累是一个没有止境的过程，也是档案信息化建设最为核心的内容，信息积累得越多所拥有的资源才越丰富，能够提供的服务才会越宽，开发潜力才会越大，档案工作的地位和作用才会得到更充分的体现。无论是文档一体化、馆藏数字化、还是信息资源的整合都将是一二个滚动发展的过程。

3）就数字化档案资源的共享和开发利用而言，从目录检索、全文检索到社会化开发、知识化管理、辅助决策支持，从单份的档案信息到基于对象管理的信息链接加工，从本单位共享、行业共享、区域共享到全国共享、全球共享，以及开发档案信息资源等都是一个滚动的递增与发展的过程。

4）在自动化办公、信息化管理的基础上，档案工作还将逐步实现数字档案馆和智能化控制的目标。这些都是一个滚动发展和持续完善的过程。

3 拓宽档案管理决策途径

在档案信息化建设工作开展期间，相关管理人员需要明确决策工作的重要性，更需要根据信息化构建环境对决策内容深入分析与探讨，才能确保决策工作开展能够贴合实际状况，为数字化档案馆体系的构建提供质量保障。其次，根据现阶段地区信息化技术的普遍性，档案信息化管理决策工作更需要根据基础设施系统的先进性，为后续工作的开展提供扎实的技术保障，才能确保决策落实有效，并能够满足地方需求。若地方基础设施系统无法满足决策要求，则极易影响档案馆体系构建受到影响。所以，在落实决策工作之前，必须将地方基础设施完善，并根据项目规划、设计与实施力度展开调控，才能降低决策落实难的问题出现。必须在更新管理观念、改变管理手段、加强培训引导、建立健全制度方面上下齐动，重点是要发挥决策者和重要业务职能部门的关键作用。应用普及工作将关系到档案信息化建设的发展和生命力，关系到国家信息化战略基础性信息资源建设的成败。

4 将档案信息化融入服务概念

档案信息化是确保地方管理工作有效落实的基础性工作，同样能够为社会经济环境的构建提供保障，由此降低档案管理部门的工作压力，以便将更多的经历贯彻入档案馆服务系统内部。在此期间，档案信息化体系的构建必须结合现阶段经济环境落实，确保能够将信息规划、资源协调、系统研发、技术培训等多方面职责完善，并基于系统性能提供更加全面的数据安全保障，才能确保档案馆体系构建对社会发展而言具备积极效益，并能够凭借相关信息鉴别等措施，为后续经济体系的构建提供更加完善的决策依据。另外，在服务理念落实期间，档案馆需要根据地方用户需求及自身档案类型深入分析，而后在此基础上提供完善的索引与人工服务平台，才能有效提升用户档案使用质量，为整体档案馆功能体系的构建提供黏着度较强的用户群体，以便有效探索和推动信息化产业的市场途径。

5 档案文化与产业发展融合

档案是支撑社会经济发展的宝贵资源，档案记载着国家的文化遗产，对档案的应用也会不断地形成新的社会文化，而且逐渐成为社会生产力的重要组成部分，档案文化产业的发展是综合国力最直观最具体最真实的反映。面对文化产业的浪潮，我们不能再把文化看成是在思想观念、风俗习惯、增强民族凝聚力等方面其作用的软力量，而要把它当作一种像科学技术一样能产生巨大经济效益和社会效益的宝贵资源。在信息社会和知识经济时代，信息资源对经济增长和经济增长方式的改变，将起到越来越重要的作用。档案作为社会的原生信息源如何进行社会化的开放、开发利用是时代赋予档案事业发展的历史性机遇和档案工作探讨新思路的责任和义务。走档案信息产业化的路无疑是符合时代需要的发展战略，一方面为档案事业的发展注入活力，增强造血机能，创造新的运行机制；另一方面为信息社会的经济增长提供强大的推动力。

6 结语

档案工作全面性战略理念的有效落实，不但能够为数字化档案馆体系的构建提供良好参照，由此提升档案馆信息化平台构建的质量水准，节约档案馆体系构建的经济成本。同时可以凭借战略思路与技术处理措施，完善传统档案管理系统的转型，以便为后续档案馆体系的构建提供持续拓展渠道。故而，在论述档案工作全面实施信息化战略期间，必须明确档案管理工作中潜在的风险，并在此基础上落实档案收集、整理、保管等方面的概念，才能为更高效率的信息服务环境提供保障，并持续为档案信息平台的构建奠定扎实基础。

参考文献

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