档案数字化中如何处理档案著录问题

冯丽丽

摘 要：在当前的数字化档案系统建设工作中，档案管理者应当学会通过使用多种计算机以及信息技术手段来应对档案著录问题，提升档案信息资源的综合应用价值。在根据档案材料的内容与类型展开整理工作时，需预先编制档案目录。在转变档案管理工作展开方法时，需关注著录工作需求，数字技术可帮助提升档案管理工作的效率，现剖析档案信息著录环节中的问题。

关键词：档案数字化；处理方法；档案著录；问题

档案著录工作主要可以被划分成录与著两部分，首先需要对档案信息进行标引，将档案主题内容的自然语言向检索系统中的标准语言进行转变；而后需要抄录档案的基本信息，包括时间与作者等，形成完整的著录条目，著录工作的核心任务为标引。在数字化系统中，多种档案管理工作均发生了变动，除了提升著录工作效率之外，档案著录环节中也形成了一些新的问题，包括不法全程著录、无法层级著录以及著录工作的适应范围等。

1 档案著录工作中的主要问题分析

展开档案信息著录工作时，以下问题给该基础性的管理工作带去影响，必须及时解决：

1.1 层次著录问题

国际化的档案著录原则主要是尊重全宗理论作为基础的多级著录，也就是从整体到部分，根据档案著录的等级相关性、条目的连接性等进行著录。将著录项目划分为多个层级，例如划分为6个层级，主要为全宗、子全宗、案卷、文件、类别、子类别。但是我国当前的著录规则只是简单地规划了单份文件或单个卷宗的著录项目或格式，主要是以符号、文字、信息源以及项目细则为主，其中并没有体现全宗著录、类别著录等，目标的组织方式也存在明显的空缺。也正是因为这些空缺，导致我国的档案著录使用价值被显著制约，其中只能够体现案卷和文件之间的关系，并没有类别与卷宗之间的层级关系，这也就违背了档案著录本身的原则和意义。

1.2 全程性欠缺问题

国际著录方式主要是体现在7个大项目与26个基本元素中，明确表现了档案著录当中的每一个项目与细节，进而实现对档案的全宗著录要求。实际而言就是描述档案的形成、来源以及历史背景等，达到完善档案信息内容以及优化档案使用效率的作用。在归档、鉴定、销毁以及档案管理系统等方面对档案的整体性状况进行有针对性的著录，并对使用权限、检索工具以及复制等权限内容进行著录，同时将档案的保存信息进行相应的规定。但是，我国档案管理的7大项相对于国际化标准而言存在着现实的差异，最终导致档案的完整性以及真实性受到影响。

1.3 适用范围问题

当前我国档案著录规则只是体现在形式以及内容方面，对于档案的背景以及适用范围等缺乏明确的说明。国际档案的著录不仅需要展现内容方面的特点，同时还需要对档案的来源、背景以及使用途径和方向等进行简要的说明，这样的著录方式有着显著的优势，不仅可以应用在纸质形式的档案中，同时还需要应用在档案数字化建设当中，相对而言我国的档案管理方式存在着应用途径方面的局限性。与此同时，国家的档案著录规则还因为本身所具备的广泛性和能够满足社会发展需求的实用性，在国际形势快速发展的环境下仍然能够满足时代对于档案管理的需求，有着重要的参考价值。

1.4 配套设施问题

当前我国的档案管理仍然处于发展初级阶段，对于档案著录的工作仍然存在着许多的空缺和不完善。国家档案管理部门为了促使档案著录更加完善，并提高档案的检索便捷性，制定了相应的档案要求与规定，例如《职能著录国际标准》，针对档案的著录规范性有一定的帮助，同时对于检索的访问权限等有细致性的说明，可以为公众提供更为便捷、系统化、规范化的档案资源服务。但是，我国当前并没有能够适应在所有档案著录中的标准，所以也就缺乏科学的配套体系。

2 改进著录工作的建议

2.1 调整著录工作规范

数字化的管理背景将更多新的档案管理工作要求带给当前的档案管理工作人员，管理者在完成档案管理工作任务的同时，还需要积极地调整管理规定，针对著录工作存有的问题，补充相关的工作规定是重点工作之一，通过技术性改进工作，著录工作受到的限制也可被直接消除。国际化档案管理标准中有很多值得借鑒的工作标准，修改档案著录规范时，应当对档案的真实性进行考虑，还要确保选用的著录工作方法的便捷性，优化档案信息检索系统时，可考虑从实用性方面出发，在检索条目中还可描述档案的来源、背景以及核心内容，提出档案信息具备的应用价值，通过更加科学适用的规范，进一步保障著录的完整性与真实性，数字化管理理念要求档案管理者更加灵活地应对各种档案管理任务，可以改进过去所用的相对死板的格式要求，提升著录工作效率的同时，还能够使著录工作方法保持更强的适用性。

2.2 控制著录工作量

著录工作人员在面对带有数字化特点的著录工作需求时，需要提升自身的工作素质，对使用的著录工作方法进行调整，档案管理工作单位还要给工作人员提供其所需要的设备，替换出现老化问题的档案管控设备，在安排著录工作时，应当考虑到著录工作量分配的合理性，如果给档案管理者安排了过多的著录工作任务，著录工作的内容相对琐碎，消耗的时间也比较多，档案管理人员为了在规定的工作时间内完成著录工作任务，在著录工作中可能会出现不认真的问题，著录工作质量水平降低，甚至还会出现著录工作差错；如果著录工作量过小，数字化技术支持的著录工作可能存在无法按时完成的情况。

档案管理单位如果想要更加合理地安排著录工作，应当重点对相对重要、具有较高利用率以及价值显著的档案加以关注，借此来保障著录工作的基本价值，在确保档案著录工作的精准度的同时，还要提升著录工作人员的工作效率。

2.3 优化著录工作标准

改进档案著录工作标准时，可以对一些相对发达的地区采用的著录工作标准进行参考，结合具体的档案管理单位发展与管理需求，落实优化典型工作计划后，对现有的国际通用著录标准展开研究，形成标准化的资料理论系统，确定档案著录工作标准的内容系统、注册中心以及资料研究方法。对多个档案管理单位现行的著录工作标准进行研究之后，发现这些工作标准与数字化档案管控背景存在的不契合之处，应当进一步细化著录管理工作标准，考虑到数字化管理技术的使用情况，提升著录工作的灵活性与系统性。

3 结束语

数字化档案系统在当前的档案管控领域中已经彰显出极强的适用性，档案作为信息资源被以更多的途径使用，本文以档案著录工作为切入点，对档案资源具有共享价值加以挖掘，分析了几个存在于著录环节中的工作问题，在多元化的档案系统中，档案著录工作必须被充分重视，著录人员应当对著录工作持有更加认真严谨的态度，将数字技术融合到著录工作中，通过改进著录工作来优化数字化档案管控系统。

参考文献

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