大数据思维与人事档案管理机制探析

吴静颖

摘 要：近些年来，区块链技术、人工智能技术以及大数据技术频繁出现在人们视野当中，信息技术对各个行业的影响力因子也呈现出扩大化的趋势。信息高速传播时代，档案资源数量不断增多，这对单位人事档案管理而言，既是挑战，也是机遇。人事档案较之其他档案有显著不同，该类档案最为注重的就是档案的真实性。人事档案一旦失真，将会阻碍单位的选人、用人和育人工作，不利于单位人才战略的实施。本文将大数据思维融入到人事档案管理中，以期能够提升人事档案利用率，保障人事档案的真实性。

关键词：共享机制；大数据；人事档案；人才

知识经济时代，各种信息以井喷的趋势增长，档案的数量也与日俱增，给单位档案管理工作带来了困扰。为此，档案学界开始研究大数据、云服务以及区块链技术与档案管理的融合，也取得一定的进展。在大数据时代，利用大数据技术对人事档案进行高效化和智能化管理，可以有效提升人事档案利用率，加快人事档案流通，确保人事档案内各项信息的更新。然而，我国对大数据的研究与应用起步较晚，大数据档案管理模式仍处于一个不成熟阶段，内部许多问题也有待进一步解决并探讨。学界的多数研究都是从宏观上进行研究，难以契合单位实际工作情况。因此，有必要从微观角度入手，找寻大数据技术与人事档案管理的融合路径，丰富理论研究的同时，更好地指导档案管理工作。

1 基本理论概述

人事档案大数据管理以档案管理系统和互联网为依托，主要是指将纸质档案转化为数字档案后，集中对档案进行网络管理的一种档案管理模式。伴随人事档案数量的增多，传统的管理机制已经不能适应时代发展需求，也与人事档案管理实践脱轨。为此，单位有必要积极进行数字档案的接收与管理工作，推动档案数字化建设。人事档案大数据管理有以下特点：

第一，信息技术性。人事档案大数据的本质是将大数据技术融入到人事档案管理中，挖掘人事档案资源的价值，确保档案安全性，提高档案利用率。传统的档案管理机制中，无论是归档、查档还是用档，都需要依赖人工进行管理，不利于档案管理效能的提升。在大数据档案管理机制当中，纸质档案被处理成相关的数字档案。工作人员只需要在档案管理系统上，就能轻松实现对档案的检索与利用，减轻了工作人员压力，提高了人事档案服务质量。

第二，档案资源处理速度快[1]。人事档案数量的增加，势必会导致档案检索效率的降低。为了处理好这一矛盾，必须利用大数据技术的特性。大数据技术能够快速的处理各种信息资源，在海量的数据库中精准的查询到相关的档案资源，进而提升了检索的效率。

第三，人事档案安全性进一步增加。传统档案管理机制中，人事档案以纸质的形式存在，人事档案被篡改、窃取和遗失的风险较大。现实生活中，人事档案被伪造和篡改的事件屡屡发生。之所有出现这种情况，是因为纸质档案的特性决定了这类档案较为容易失真。在人事档案大数据管理模式中，档案的形式发生了改变，主要是以电子形式存在，档案被篡改和窃取的几率大为减少，人事档案的安全性能进一步增加。需要注意的是，人事档案与个人基本情况息息相关，只有保障人事档案的真实性，人事档案才具备可利用的基础。人事档案一旦失真，其价值则几乎为零，会直接威胁到单位的人事管理工作。

2 人事档案大数据管理中存在的问题

2.1 人事档案安全性问题

虽然较之传统的档案管理机制，人事档案大数据管理的安全性能有所增加，但这并不意味着这种机制不存在风险[2]。人事档案大数据管理机制中，需要借助互联网技术，才能提高人事档案的利用效率。互联网环境中潜藏着许多危险因素，会直接威胁到人事档案的安全性。例如，黑客程序、木马程序和其他病毒程序都可以侵入到人事档案管理系统当中，对系统内的档案资源进行破坏。不法份子利用相关程序，可以侵入到人事档案管理系统当中，非法查看他人的人事答案，恶意盗取他人人事档案，恶意篡改自身人事档案和他人人事档案。综上所述，大数据技术对人事档案管理确实很有帮助，也能够推动人事档案管理朝着智能化的方向运行。但总体而言，大数据环境下也潜藏着不少风险，需要档案管理人员去应对。

2.2 共享问题

现阶段，部分单位并没有建立人事档案共享利用机制，人事档案的利用率不高。例如，上下级单位之间、横向单位与单位之间、人力资源评价公司与其他单位之间没有建立共享利用机制，档案利用仍停留在低水平、高消耗的阶段。以人力资源评价公司与其他单位为例，部分地区人力资源评价公司管理着许多单位的人事档案，本可以通过建立共享机制来提升档案利用率。实际工作中，却少有人力资源评价公司建立了共享机制，人才档案调阅、检索以及异地调动等，仍然停留在线下服务的层面。除此之外，部分单位并没有将云储存技术与大数据技术融合起来，内部系统档案管理压力大，不利于档案的长久保存。部分单位对档案进行数字化处理后，主要依靠计算机对档案进行管理，计算机软硬件设施的压力随之增加，不利于人事档案工作的可持续发展。

3 人事档案大数据管理的路径分析

3.1 加强安全建设

首先，单位应当做好事前防控工作。单位在对纸质档案进行大数据处理时，应当从源头开始，严格对人事档案进行把关，加强对人事档案的数字鉴定、数字生成和数字归档工作，确保人事档案的真实可靠。单位加强事前防控，才能提升人事档案在流通环节的抗风险能力。其次，各个档案保管部门应当将数字档案设置为只读模式，利用档案系统在数字档案上添加防伪标志，防止恶意篡改档案情形的发生，应对互联网中的病毒风险。同时，各个档案保管部门要健全查档许可制。比如：人力资源评价公司在为机关、企事业单位保管档案时，应当设置相应的查阅权限，控制查阅范围。最后，各个档案保管部门还应当设置数字档案修改权限，必须要相关人员在场时，才能对档案进行修改。

3.2 搭建共享机制

档案共享能够提高人事档案周转效率，实现档案管理的智慧化。各个单位之间的档案服务职能具有共通性，利用大數据技术则能够加强单位与单位之间的共通。以人力资源评价公司为例，本文认为，人力资源评价公司是能专门保管人事档案的单位，有必要将大数据技术和云端处理技术融入到人事档案管理环节，增强企业创造效益的能力。首先，人力资源评价公司可以与百度云、360云以及网易云等企业开展合作，购置相应的云储存服务，搭建私人云终端服务系统。公司将档案传输到云终端进行开发与利用，档案服务对象则可以登录到云端查阅或调取相关档案，提高档案利用率。其次，人力资源评价公司应当将档案管理系统融入到云终端当中，利用大数据技术提升档案检索效率，提高档案服务效能，增强本企业的档案服务能力，真正实现人事档案资源共享。最后，人力资源评价公司应当在云端设置相应的储存密钥，进一步增强人事档案的安全性能。档案管理人员只有充分发挥主观能动性，进一步对大数据技术和云端技术进行摸索，才能夯实人事档案共享的基础。

4 结束语

大数据主要的优点在于能够快速的分析并检索信息资源，找出信息海洋中有价值的信息资源。大数据技术与人事档案管理工作性质相吻合，可以提升档案管理工作的有效性。如果能把大量的人事档案资源集中起来，用高效化和科学化的方式进行管理，则可以推动人事管理在规模化、集成化和科学化的轨道上运行。对于单位而言，如何利用大数据技术变革档案管理的内容与方式，已经不是一个简单的管理性问题，而是一场量变形成质变的变革问题。因此，档案管理人员必须紧跟时代步伐，树立创新意识，用大数据思维武装头脑，推动单位人事档案管理进入一个新范式。

参考文献

[1]继卫.大数据与档案工作[J].档案天地，2018（11）：1.

[2]代园园.浅析大数据时代下档案信息化管理工作[J].民营科技，2018（11）：198.