如何实现高校档案管理一体化

摘 要：高校档案管理一体化是档案管理的最终目标和要求，但是从目前的情况上来看，我国大部分高校缺乏档案一体化管理意识，主要表现在信息化程度低、缺乏专业管理人才、技术手段落后等，所以导致高校档案管理一体化不能够实现。本文将会针对如何实现高校档案管理一体化等内容进行具体的分析和研究，希望能够为高校档案管理带来一定帮助。

关键词：高校；档案管理；一体化；信息技术

所谓高校档案管理一体化，实际上就是对校内文件、档案管理工作的一体化，两者看似是两个相互独立的个体，但是实际上却可以有机的联系到一起。一体化档案管理就是运用一定的工作程序，将其按照统一的规范和标准进行融合。这是高校档案管理工作的一体化的体现形式，也标志着高校档案管理工作实现了个性化的发展，是提升档案管理效率的重要基础。

1 我国高效档案管理一体化过程中存在的问题

1.1 高校档案管理一体化意识淡薄

高校档案管理一体化不仅仅是时代发展的需求，更是提高档案利用率的表现，但是从目前情况来看，我国高校档案管理依然存在着一些问题，因为大多数高校都比较注重教学和科研项目，对档案管理并没有太多的关注，所以档案管理在人们的眼中始终是一个可有可无的“部分”，虽然学校教师嘴上说档案管理重要，但是却始终没有将其应用到实际中。教学与科研的主体都是教师，很多时候教学结果与科研结果有着相辅相成的关系，只有将两者结合才能够更好地促进教学体系的发展，但是事实上两者的档案却“井水不犯河水”，這种“尴尬”的局面并不会发挥出档案管理的作用，反而会增加教师们的工作量，使档案利用率下降[1]。档案管理意识淡薄将阻碍档案管理一体化的发展，所以有关部门一定要对这一问题加以重视，在日常工作中，多为人们灌输正确的思想理念，让更多的人们认识到档案管理的重要性，只有这样才能够为档案管理一体化发展开辟通道，为实现档案的高效应用奠定基础。

1.2 高校档案管理信息化程度不高

很多高校依然停留在传统的档案管理时期，也就是纸质版的档案管理。这与档案管理工作者自身的管理意识也有直接的关系，在大部分高校中，档案管理者属于教辅人员，他们在日常工作中很少会有创新意识，跟不上大数据时代的需求，高校每天都会产生庞大的数据信息，而人们却不能够从这些信息中提取有价值的内容，这将在一定程度上阻碍了高校档案工作向信息化、网络化的方向发展。甚至还有些高校在查阅档案的时候依然是“一本账”的查找方式，这种落后的档案管理形式很难将各个院系、学校各部门、学生管理等联系到一起，也很难实现资源的共享。这是如今高校档案管理的一大难题，有关管理部门应当加以重视。

2 高校档案管理一体化实现的条件

2.1 档案管理一体化的理论基础

档案管理一体化也可以被人们认为是“文件运动周期理论”，有关学者对该种理论体系有着详细的介绍，也就是一个档案从出现—应用—消亡的一个过程。而这其中每一个过程都需要有相应的管理体系，只有这样才能够发挥出档案的管理和应用价值。

2.2 高校档案管理一体化的有利条件

从宏观角度上来看，我国高校要想实现档案管理一体化也需要具备相应条件，如：校园网基础上的办公自动化、大量电子文档的管理与利用是文档一体化的捷径。如今大部分校园已经实现了校园网覆盖，人们对于信息化技术也有了初步的了解，这些都是开展档案管理工作一体化的有利条件，应当受到人们的关注和重视。

3 高校档案管理一体化的有效路径

3.1 树立高校档案管理工作“一盘棋”的指导思想

高校档案管理是记录真实信息的一种形式，一所学校如果没有教师、学生、管理者的话，便不再是学校。同样的道理，如果一个学校没有教学档案、科研档案、图书馆档案、行政管理档案，那么也就不能构成一个完整的档案管理体系，所以在日常的工作中档案管理者一定要有着“一盘棋”的思想，高校档案管理一体化是时代发展的需求，更是社会进步的体现。相关管理者应当为档案室人员树立正确的管理思想，鼓励人们积极、参与到档案的收集、保管、归档、利用一体化的运行机制中来[2]。

3.2 改变过去重保管、轻利用的思路，变保管与利用并重

在人们传统的思想中，档案管理就是将规整好的档案长期保管起来，很少会翻阅、查看，这种管理形式已经失去了档案自身的意义。如今我们要做到信息化的档案管理体系。将档案管理与利用并重，这样能够更好地发挥出档案自身的价值。社会在变化，人们的需求也在发生着微妙的变化，高校档案不仅仅为学校的师生服务，也为社会上的人们服务，为了能够更好地发挥出档案管理的价值，有关管理者还需要定期对现有档案管理情况进行汇总，及时对档案信息进行重组和创新，以此来满足不同需求者的要求，从根本上实现“档案管理的现代化，档案管理与高校发展实现并驾齐驱”。

3.3 信息化、网络化是档案管理一体化的主要标志

二十一世纪十分注重信息化、网络化的发展，而档案管理也不例外，高校应当制定统一的计算机档案管理系统。将馆藏纸质版档案转换为电子版档案，这样不仅仅有利于人们检索和查阅，还能够提高档案的安全性，避免外界环境的影响，确保档案管理的高效性。人们可以在此基础之上建立档案信息数据库，主要的目的就是为了方便人们检索和查阅档案，在数据库中可以设置借阅、预约、查找、统计等功能，这种档案管理体系意味着档案已经实现了现代化的发展[3]。

3.4 档案微缩化是一体化的手段要求

档案管理微缩化是高校档案管理工作的重要形式，微缩化的档案管理可以大大节省档案存储空间，有利于实现高校档案管理自动化、一体化发展。传统的纸质档案经常会存在翻阅困难、查找麻烦等问题，并且所查找的多为文字资料，不具有代表性。如今信息化技术的出现，可以将计算机技术与图形、图像、动画、声音和视频等技术巧妙融合到一起，这样所查找的档案可以真实的反映出原貌，有利于人们利用和研究。另外档案一体化管理还有很多其他优势，例如人们可以实现一次输入、多次利用，这是传统纸质版档案所不具备的优势，这在很大程度上提高了高校档案的利用率，可见档案微缩化对于档案一体化管理具有推动性作用。

4 结束语

综上所述，本文主要论述了高校档案管理一体化等内容，通过分析可以发现，在现代化的高校档案管理工作中，人们已经认识到了信息化技术的重要性，并且逐渐的将纸质档案替换为电子档案，这更有利于教学、科研等工作的进行。档案管理并不等同于档案保存，人们在进行档案管理的时候，也要想着如何才能够更高效的利用这些档案，只有真正的实现高校档案一体化管理，才能够为推动高校档案管理做出更多的贡献。

参考文献

[1]程小雄，王继伟.高校档案、图书工作的一体化管理实现分析[J].行政管理，2017（09）：109-111.

[2]王卓.论推进高校档案管理信息一体化建设研究[J].广东科学技术职业学院，2016（08）：121-127.

[3]刘伟丽.论高校档案管理工作中的文档一体化[J].管理探索，2016（08）：121-127.

作者简介

王慧乐（1971-），女，本科，副研究馆员，河南周口师范学院综合档案室，研究方向：档案学研究。