“互联网+”时代学校档案管理信息化建设

摘 要：“互联网+”时代的到来使信息技术的应用范围更广、效果更加理想。在这种时代下，学校也在积极的落实信息化建设，特别是学校的档案管理工作，档案管理从单一、粗犷的管理模式发展为信息化管理，这是未来学校档案管理发展的重要趋势，必须要提高重视程度。基于此，本次研究主要分析“互联网+”时代学校档案管理信息化建设情况，给出科学化的建设策略以供参考。

关键词：互联网+；学校；档案管理；信息化建设

档案在学校管理中的地位和作用是不可忽视的，能够为学校各项工作开展以及未来发展、建设提供科学的参考。为此学校档案管理人员要提高档案管理工作的重视程度，优化管理思路与方法，使档案管理工作的效率水平得到提升，更好的促进学校的持续发展进步。在“互联网+”的时代背景下，学校要积极引用信息化的管理理念与方法，认识到传统管理方法的不足，全面提高学校档案管理的数字化、信息化水平。

1 “互联网+”时代学校档案管理信息化的优势分析

首先，学校档案管理信息化建设就是利用电子计算机技术对原始的档案资料进行处理，并利用光盘、硬盘等介质储存起来，这种管理方式下，档案的储存数量是比较大的，处理速度更快，同时可以长时间保存，查阅更加快速便利，这些优势都是传统纸质档案所无法达到的。档案管理的信息化使文档也实现了一体化的建设，纸质档案与电子文件并存，为查阅者提供更加便利的查询、阅读、使用等服务[1]。

其次，随着学校档案管理水平以及信息化系统的优化，人员的素质水平也面临着较高的要求。虽然学校个别管理人员的知识陈旧、结构不合理，但是大部分档案管理人才还是具备专业的知识与能力的，可以独当一面，能够在档案管理中发挥自身优势才能，为档案管理信息化建设做出贡献。在档案管理信息化建设中，只要学校领导高度重视，上下级共同努力，一定会使档案管理信息化达到理想建设高度。

最后，在对档案管理进行信息化建设时，可以依据地区、学校建立局域网、电子文件数据管理中心等，这是十分显著的优势。学校建立自己的档案网站能够为政府部门、教育管理部门以及社会各界的档案利用提供快捷服务，学校在网站上提供有限制性或者非保密的电子文件查询、使用服务，保证优质学校教育资源的共享。此外，随着档案管理的信息化水平的提高，学校工作的管理情况可以被公开，通过网络征集社会各界人士对学校发展的想法与建议[2]，充分发挥群众监督作用，使学校档案管理工作有序推进，并得到更好的优化与完善。

2 互联网+”时代学校档案管理信息化建设的策略

2.1 创新管理理念，提高管理效果

目前学校档案信息管理是依靠先进技术设备以及理念进行的，为使信息技术的作用在档案管理工作中充分体现，就必须要转变传统的档案管理思想，积极创新，落实考核制度，保证管理工作的严谨科学，同时积极维护信息化管理系统。学校档案管理工作的开展需要以高效率、便利性为原则，科学配置管理任务，保证档案管理方法满足学校的实际情况，提高学校物力、人力等资源的利用率，让学校的档案管理信息化水平达到理想的状态。

2.2 增加投入力度，完善基础设施建设

为保证学校档案管理信息化建设的顺利实现，需要有良好的基础设施为前提。为此学校要加强档案基础设施建设的投入力度，配备相关的硬件设备，如储存器、图文影像扫描设备、数据库服务器以及数码摄像机等[3]。同时进一步规范档案信息管理的软件系统，档案管理软件需要具备档案收集、储存、归档、整理、编目、检索以及利用等功能，并满足不同硬件平台以及操作系统的运行需要，还可以与其他数据库系统进行数据交换与连接。

2.3 统一业务规范，健全管理标准

档案管理信息化的前提是档案形式的信息化，纸质档案转变为数字信息化是需要一定时间的，由于学校档案的种类不同，因此电子文档的种类也是不同的。如今在功能、结构上，文档管理一体化系统也是有差异的，所以不能共享数字化档案资源，加之其通用、开放性的限制，档案管理就容易出现各种问题，如学校使用一款软件不久就发现了问题，这就需要重新编制，或者直接放弃使用，势必会造成档案资源的严重浪费，也在一定程度上影响了学校档案信息化建设的决心，并对档案管理人员的工作积极性产生不利影响。所以为提高数字档案的兼容性以及规范性，必须要有统一的业务规范以及格式标准，认识到档案管理信息化建设的重要性与目的，使管理程序更加规范标准，定期将档案管理的内容进行公示，在学校其他人员的监督下进一步完善档案管理系统。

2.4 发挥安全技术优势，维护档案安全

学校档案中涉及到很多教师的科研成果、学校文书以及荣誉档案等，这些具有很高的价值，所以在档案管理时需要高度重视。档案管理信息化建设离不开网络、信息技术等，而网络的虚拟性、开放性使其具有很强的不安全性，所以档案管理信息化建設中，安全风险也是不可避免的。所以要充分发挥安全技术的优势，维护档案安全。可以使用加密技术、电子信息恢复技术、防病毒入侵技术等[4]，提高档案管理安全性。此外还需要建立异地备份制度，做好备份工作，避免重大灾害破坏档案，导致损失严重，无法弥补。学校中重要的电子档案要将同质备份与异质备份结合起来，将档案变成缩微品，长久保存。开展学校档案安全管理工作时，需要有大量的财力、人力作为支持，为此学校建立专门的档案保密系统，提供专门的技术人员对档案安全系统进行检查维护，保证档案管理的安全、可靠。

2.5 组织人员培训，提高管理人员能力

不论何种工作，人员的能力作用都是极为重要的。在学校档案管理中，管理人员的能力将直接影响信息化建设的效果。人才是学校档案管理信息化的建设者，也是档案信息化资源与用户连接的重要渠道，所以要定期组织档案管理人员进行集中培训，营造良好的培训氛围，使管理人员掌握更加先进的档案管理知识以及信息化技术，并树立终身学习的理念，在工作中学习，做到学以致用，全面提高档案管理人员的能力水平。此外鼓励管理人员到计算机室中进行专业化的档案信息整理操作，提高信息化实践的重视程度。同时档案管理部门积极与人事部门的交流，积极引进高素质水平的复合型人才，使档案管理有充足、高质量的后备人才。

3 结语

总而言之，“互联网+”时代下，信息化建设得到高度重视，学校档案管理也开始逐步落实信息化建设这一内容，如果这一工作取得良好的效果，将给学校各项工作的开展以及未来的发展方向提供良好的支持。为此必须要提高对档案管理信息化建设的重视程度，采取科学化的建设策略，将信息技术的优势充分发挥来，保证学校档案管理信息化建设落实到实处。

参考文献

[1]吴丽丽.浅谈“互联网+”时代档案管理信息化建设[J].环渤海经济瞭望，2018（03）：188.

[2]陈丽冰.“互联网+”时代学校档案管理信息化建设研究[J].中国高新区，2018（01）：74.

[3]刘国芝，沈洁.刍议“互联网+”时代学校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2017（16）：106.

[4]张丽波.互联网时代信息化建设上面临的问题及对策——基于档案管理工作[J].现代商业，2017（18）：96-97.

作者简介

杨莹（1985-），女，汉族，上海市人，本科，初级，上海市嘉定区朱桥学校，档案管理，研究方向：学校档案管理