浅谈精细化管理在医院档案管理中的应用

郑博

摘 要：文章首先简明扼要地概括了医院档案管理的意义，接下来又从实际出发，指出了当前医院档案管理的不足，例如，档案管理体制存在漏洞，最后围绕着“如何应用精细化管理开展医院档案管理工作”展开了讨论，具体内容涉及提高工作人员的综合素质、建立健全档案管理体系等方面，希望可以给有关人员以启发，为可持续发展目标的实现贡献力量。

关键词：精细化管理；医院档案管理；实际应用

作为组成医院管理工作的重要部分，档案管理不仅可以提高医院的管理水平，还能够加快医院发展的速度。在很长一段时间内，医院档案管理所遵循的理念均为粗放式管理，由此而引发的问题不仅包括档案的损坏和丢失，还会影响到档案管理的效果，随着认知水平的提高，用精细化管理替代粗放式管理的意义被越来越多的人所熟知，医院管理者在坚持精细化管理的基础上，开始对管理模式进行创新，本文所讨论内容具有的现实意义自然不言而喻。

1 医院档案管理的意义

通常意义上所说的医院档案，就是指对医院平常工作的记录。针对医院档案所开展的管理工作，不但与日常工作的质量紧密相关，还关乎医护人员的工作效率，因此，管理人员更应当对档案管理工作引起充分的重视，主动将精细化管理理念与档案管理的各个环节进行结合，实践表明，这样做为管理效率和质量的提升奠定了良好基础[1]。另外，大数据时代的来临，赋予了医院档案管理更深层次的意义，对不同类型的档案所呈现出的信息进行整理和统计，能够为医院内部各项工作的开展提供数据支持，工作质量自然会随之提高。

2 当前医院档案管理的不足

2.1 人员素质和水平参差不齐

由于医院的作用主要是为人们的生命质量提供保障，因此，人们对医院及医护人员的要求，更多地体现在专业技术方面，对档案进行管理的意义因此而受到了忽略，工作的特殊性决定了医院档案涵盖的内容十分繁琐，管理工作需要满足的要求自然极为精细，可以说普通的管理人员不仅无法做到对医院档案进行高效管理，还会导致档案内容缺失或是资源系统错误情况的出现，最终给医院的工作效率带来影响。

2.2 档案管理体制存在漏洞

经营管理的重要性已经为越来越多的医院所熟知，管理者在制定有关制度时，往往会将经济效益作为出发点，却没有在档案管理方面投入应有的时间和精力，导致管理人员在日常工作中缺少应有的约束力，工作质量自然会受到影响。除此之外，学术研究的基础为医院档案，也就是说，如果档案管理工作无法取得和预期相符的效果，无论是后续医疗工作还是医院自身的发展，均会受到不同程度的影响[2]。

3 如何应用精细化管理开展医院档案管理工作

3.1 提高工作人员的综合素质

由于在很长一段时间内，医院档案管理工作都没有引起有关人员的重视，因此，在医院内部从事相关工作的人员，往往存在综合素质参差不齐的情况，所掌握档案管理的知识和技能也并不完善，档案管理自然无法取得应有的效果。解决该问题的关键是从精细化管理的角度出发，对档案人员进行管理，保证其具备与医院档案管理工作所提出要求相符的综合素质。首先，在选拔档案管理人员时，医院管理者应当将本专业人才作为首选，这样做的原因是通过系统的学习，本专业人才通常具备相对完善的专业知识和技能，可以达到岗位提出的诸多要求，工作质量自然会得到保证，当然，道德修养、职业素养和法律意识同样应当被作为档案管理人才的筛选条件，在经过综合考察后，各方面均达到有关要求的人才就可以获得这份工作；其次，医院管理者应当明确定期开展技术培训活动的重要性，从实际出发，将专项培训与按需培训相结合，根据工作人员所表现出的技术水平和存在的问题，制定培训内容和措施，将侧重点放在对档案管理或是信息技术进行培训的方面，保证经过培训后所开展的档案管理工作，具有比过去更高的质量和效率；最后，建立健全绩效考核体系，将考核工作与档案管理的各个环节相结合，根据工作人员的责任意识、服务态度和管理能力，从精神和物质两个方面，制定并落实奖惩措施，充分激发工作人员积极性，使医院档案管理的水平得到应有的提升。

3.2 对医院档案的整理、归档工作进行精细化管理

在精细化管理理念指导下所开展的医院档案管理工作，要想取得和预期相符的效果，前提是保证档案的完整性、科学性，在此基础上，管理人员方可根据档案类型，确定相应的管理方法，在最大程度上提高档案类别具有的清晰性。在工作开展的过程中，管理人员应当详细记录对不同等级、类别档案进行归档的过程，这样做能够降低档案出现损坏、丢失等问题的几率，后期对其加以应用时，自然更加便利。除此之外，还需要应用精细化的方式对医院档案进行归档，保证归档后的档案井井有条，在此基础上，对医院档案管理所依托的模式加以完善，强化工作人员的管理水平，使医疗工作得以顺利进行。

3.3 调整档案管理方法，使其更加符合实际

传统的档案管理模式较为粗放，限制性问题始终存在，不同等级、类别档案所适用的管理标准往往具有一定的差别，正是因为如此，档案管理工作才呈现出了较为明显的盲目性和随意性特征，混乱的档案管理，不仅会使档案数据损坏、丢失或泄露，还会直接影响到工作的效果。要想从根本上解决该问题，关键是从精细化管理的角度出发，转变档案管理理念、调整档案管理方法。首先，医院往往拥有大量的档案资料，因此，在对其进行收集时，管理人员应当以特定的顺序为依据，详细记录收集的时间、数量还有内容；其次，在对档案进行归档管理时，属于同类别的档案，应当在排序后被收纳到一起，这样做的目的是提高归档工作的规范性，当然，在归档过程中，医院管理者应当选派专人负责监督，从根本上避免疏漏或是疏忽影响到檔案完整性的情况出现；最后，有关人员需要在获得部门批准后，方可对档案进行借阅，管理人员则需要详细记录档案的借阅人、借阅时间和归还时间，杜绝不及时归档或是档案丢失问题的出现，随着档案管理所具有安全性的提升，该项工作的综合价值也会得到较为全面的发挥[3]。

3.4 建立健全档案管理体系

建立健全档案管理体系的目的主要是提高档案管理工作具有的规范性。医院管理者应当从实际出发，结合现行《档案法》中涉及到医院档案管理的法律法规，调整所制定档案管理机制，保证其完善性。在走访各大医院的过程中发现，现阶段，多数医院在档案管理的过程中，仍旧面临着缺乏规范性、人员职能意识浅薄等问题，由此而引发的不利影响更是难以被忽视，因此，这就要求医院领导、有关负责人和管理人员联手，构建起以档案管理为主要工作内容的小组，在此基础上，接受专业管理组织、专业管理人员提供的帮助，使建立健全档案管理体系的目标成为现实。

4 结论

综上所述，由于医院档案与医院发展间存在着紧密的联系，因此，如何对档案进行有效管理，保证其所具有的价值能够得到应有的发掘，自然成为各大医院考虑的重点。处于飞速发展状态下的当今社会，对医院档案管理工作具有的精细化程度提出了更高的要求，因此，将精细化管理理念作为指导思想，结合实际情况，对管理的方法和手段进行探索，保证相关工作具有更高的质量及效率，就成为了实现医院可持续发展的关键。

参考文献

[1]朱晓伟.精细化管理在医院档案管理中的应用分析[J].陕西档案，2018（03）：33-34.

[2]汪艳.精细化管理在医院病案管理中的应用研究[J].现代经济信息，2017（24）：62.

[3]崖崭崭.医院信息系统在医院精细化管理中的应用探析[J].白求恩医学杂志，2017，15（04）：516-518.