电子档案在班级管理中的应用

摘 要：高效利用电子档案中的信息可以很好地辅助班级管理，其运用对日常教育教学工作多有裨益。文章阐述电子档案的基本涵义和具体操作方法，介绍电子档案出现的现实背景及其在班级管理中应用的效果。

关键词：信息技术；班级管理；电子档案

作者简介：徐泽源，湖北省黄州区第一中学教师，华中师范大学文学院学科教学（语文）硕士学位在读。（湖北 黄冈 436100）

中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1671-0568（2019）01-0135-02

电子档案即用电子化的方式记录学生信息，形成班级、学生的档案，高效利用档案中的信息可以很好地辅助班级管理，其运用对日常教育教学工作多有裨益。本文阐述电子档案的基本涵义和具体操作方法，介绍此工具出现的现实背景及其在实际运用中的效果，以提升广大一线教师教育教学工作效率。

一、班级管理中运用电子档案的现实条件

1. 符合班级管理的工作需求。目前，中小学班级管理工作较为繁重。教师需要管理整个班级几十名学生的学习、生活和人身安全等方方面面，事情看似不多，实际极为繁琐。每个学生都是独特的个体，有着自己特殊的成长环境、性格特点及言行表现，教師要想管理好班级，记录与学生相关的信息是一项必不可少的重要工作。记录学生的身份证、家庭住址、父母联系方式、考试成绩等信息是最基本的，要想真正了解学生，教师还要大量记录学生日常表现、谈话内容等。如此大量的信息，全凭大脑记忆显然不可能，凭借纸笔也显得费时费力——记录的信息繁多，保存中很容易丢失，并且在查找、整合时也会耗费大量的时间。寻找一个使用方便、省时省力的工具来记录相关信息、辅助班级管理，就成为一个值得思考的问题。正是在这样的背景下，笔者尝试了“电子档案”这一工具。

2. 信息技术在学校的推进。2011年7月29日，国务院印发的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》）中明确提出“加快教育信息基础设施建设、加强优质教育资源开发与应用、构建国家教育管理信息系统”三大发展任务。[1]这可谓为信息技术在学校的推进指明了方向。得益于国家政策的支持和鼓励，信息技术在学校逐渐普及，学校硬件水平和教育工作者的信息素养都得到很大提升。一方面，众多学校的硬件设施相比以前有了质和量的飞跃，不少学校的教室、办公室都配备了教学用的电脑，并且学校还会给教师配备个人电脑以方便教育教学工作。另一方面，教育工作者的信息技术素养不断提高。从外部环境来说，不少单位都很注重对教师（尤其是对信息技术较为陌生的中老年教师）进行相关培训，互联网的海量信息也给教师提供了大量的学习资料；从内部动力来说，教师为了提高自身教学能力，也愿意主动学习信息技术。总的来看，这两个方面为本文所介绍的班级电子档案提供了良好的实践环境。

二、班级电子档案的操作系统及使用方法

1. 班级电子档案的操作系统。本文所涉及的软件是Microsoft office套件中的excel软件，版本不限。Microsoft Office是微软公司开发的一套基于 Windows 操作系统的办公软件套装，已经在全世界范围内被广泛使用，是目前办公软件的首选。之所以选择此软件，在于它在日常工作中被较多使用，操作方便，学习成本低，免去了教师学习一个新软件的时间和精力。并且，目前市面上所销售的电脑上基本都预装有office套件，不必另外购买安装。国产办公软件WPS office亦可，其在日常使用上基本无差异，而且WPS软件相比于Microsoft office还有一个更便利之处：注册登录账号后，可以便捷地实现电脑端和手机端的即时同步，记录信息更为方便。常见的办公软件，稍加利用，便是一个很好的班级管理工具。

2. 班级电子档案的使用方法。每学期开始时，教师在Excel中建立空白表格，首列是学生姓名，后几列登记必要信息如性别、身份证号、家庭住址、父母联系方式等。在软件内选择冻结首列，如此便可在编辑查看任何一列的信息时使学生姓名始终在第一列显示。

表格中除基本信息外，还可以根据需要自行增加栏目，比如：开学一个月内谈话内容记录、本周违纪情况记录、本周好人好事情况记录、本月学生未交作业情况统计、学生奖惩大事记录等。当教师不方便使用电脑的时候，可以先用手机记事本记录，时间合适时再粘贴到表格中。坚持每天或每周记录，档案中的信息便会逐渐丰富。在使用时，应该注意文件多份分开保存，以避免电脑突发故障而导致信息丢失。

三、电子档案对于班级管理的促进作用

1. 保存、查找相关信息更为便捷。记录信息用纸笔就可以解决，这也是众多一线教师沿用多年的老办法。但是试想，一届学生三年下来需要记录多少内容？不仅量大、种类多，而且易丢失、查找困难。电子档案就解决了这些难点，一个文档就可以记录全班学生的所有信息，而且查找、筛选、统计极为方便，需要时还可以随时选取内容打印成纸质文档。比如：要了解班上所有男生的表现，可以在表格内筛选只显示男生，观察他们的各次成绩、纪律表现；要观察进班前10名的学生在这一学期的变化，可以筛选出指定学生、指定考试的成绩以供参考；要制作家长会签到表，可以直接选择学生姓名、家长姓名、家长联系方式等内容后打印出来；要开考试总结班会，可以通过表格内的统计工具快速计算班级内总分前10名、单科前10名和进步幅度前10名的学生，等等。实际运用中，根据需要可以对数据进行更加灵活多样的编辑和使用。

2. 便于全面、动态地掌握学生情况。从学生个人层面，电子档案可以让教师看到一个学生的总体情况和前后变化。从前到后观察对比他的考试、作业等情况，及时掌握与他谈话时他向教师反映的内容，了解某些时间段与其他时间段他的表现差异，这样便于全面地了解学生的情况。从班级层面，电子档案可以帮助教师从整体把握班级情况，包括谈话对象是否覆盖全班、男女生成绩变化趋势、各个时间段学生违纪情况等，这些信息都可以直观地从表格上看到，并提醒教师进行相应改进和调整。比如，一些表现平平，成绩中等的学生极易被教师忽略，若电子档案上关于这类学生的记录过少，则提醒教师对他们多加关注。可以说，查看班级的电子档案，就是对班级从整体到局部的观察，这对于教师管理班级非常有助益。

3. 使得个性化教育更精准、有效。随着社会的进步和教育理念的更新，学生的个性与人格日益受到重视。个性是教育的灵魂，基础教育的改革和发展也越来越体现出对个性的重视。[2]在目前的教育环境下，如何关注学生的个性，走进他们的内心，是教师不得不思考的问题。很多时候，不是教师不关心学生，而是学生感受不到教师的关心。道理讲多了，体谅太少了；苛责太多了，理解太少了。笔者常常思考如何真正理解学生，后来，在一次次的谈话中终于意识到，想要谈话有效果，想要走进学生的心，其实很简单，去谈一些真正与学生相关的事情。每当老师说出他们近期做得好的一些事情，说出他们近期某一次考试的具体分数，说出他们很久以前在随笔中说的一句话时，学生眼中都闪着光，因为他们感受到，老师是时刻关注自己的。这样的互动交流，学生愿意听、乐意听，教育自然事半功倍。教师和家长交流时也是如此，泛泛而谈，不如说一些切切实实与其孩子相关的内容。人人都希望被关注，被人关注的表现就是自己说的话、做的事有人在听、在看。电子档案记录的丰富信息给教师提供了极好的资料，当教师打算与学生或家长谈话时，可以仔细翻阅该学生的档案记录，充分准备，让每位学生、每位家长都能真实地感受到尊重与关注。

在社会高速发展，信息技术日益普及的今天，很多实用技术、工具都与传统的工作方式发生了碰撞，如何善用工具以提升自己的工作效率，是一个值得持续关注和思考的问题。教师的工作虽然还是以教师个人的智慧与经验为主要支撑，但合理使用工具，也会有不一样的发现。需要注意的是，任何工具都只能是工具，要想成为一名优秀的教师，最不可缺少的，仍然是发自内心对教育对学生的真诚与热爱。

参考文献：

[1] 武滨.中小学教育信息化建设标准研究[D].华中师范大学，2014.

[2] 尹耘生.浅论个性化教育策略[J].保山师专学报，2002，（3）：61-62.

责任编辑 罗 佳