优化交通部门办公室档案管理工作的方法探究

罗咏吟

摘 要：在各行业领域都快速发展的现今时代，交通部门也进入了新的发展阶段，其中的档案管理工作任务也在逐渐增多，也对相关管理环节提出了更高的标准，需要给予高度重视。因为开展档案管理工作具有不可替代的现实意义，其中不仅记载着交通部门的发展历程，也存储着交通事故所产生的信息数据，这些数据能够为其它交通事件提供证明和参考。在本文中，就重点对交通部门的档案管理过程做出明确和探讨，并给出优化档案管理的措施，以供相关人员参考。

关键词：优化 交通部门 档案管理 方法

引 言

在交通部门逐渐向更高层次发展过程中，其中内勤工作的项目也在逐渐增多，对于一些办公用材料也加大了运用量，为档案管理带来很大难度。档案管理工作内容主要是对交通部门的平时发展情况、交通事故等信息进行记录、归档和管理，此项工作对于交通部门持续稳定发展能够起到无可替代的现实作用。其中资料不只是记载着部门发展历程，还能够为交通事故的处理储备参考信息和数据，为相关工作高效开展创造条件。

1交通部门办公室档案管理工作的内容

1.1档案的收集工作

交通单位内勤工作环节多，所产生的信息数据也会非常多，并且这些信息数据都具有非常重要的现实作用，因此，就需要加大对信息数据记录、收集、管理的重视程度。内勤档案的收集是保证相关管理环节高效开展的先决条件。随着社会的发展和文字资料记载形式的更新和变化，现在越来越多的档案文献资料不仅仅局限于纸质的文档记录形式，呈现出记录形式多样化的特征。随着互联网和计算机技术的发展，交通部门档案的记录形式开始以影像作品、图片资料、文字文档等方式记录，这在一定程度上增加了办公室档案收集管理的难度。档案要以各种形式存储在计算机上，形成机读档案数据库，保证档案资料的完整性，这些都是档案的收集工作。

1.2档案的整理工作

交通单位的内勤工作會涉及到各部门的业务，所以其中项目也会非常繁杂。在这样的条件下，其中的档案资料也非常多，那么档案的整理过程也必然会涉及到繁杂的细节，不同形式的资料都会相互掺杂，应该做出高效的的整理。也就说结合相关标准对这些散放的资料做出类别的划分，之后再做出装订和归档，以此将原本散乱的资料整理为具有重要价值的档案。在信息技术被广泛运用的现今时期，通常都会利用智能终端设备对资料进行类别划分、并结合信息产生时间、重要等级等进行归档和存储。

1.3档案的鉴定工作

交通部门包含诸多工作组，各工作组的业务项目也非常繁杂，所以其中内勤工作组的档案资料也会非常多，这些档案的类别和重要等级也具有明显差异。那么在具体管理过程中，就可以在信息记录、装订、归档等环节，结合其重要等级做出划分和管理，要想保证其等级划分的科学性，就需要由相关专业人员做出全面的鉴定，之后再对各等级档案确定出管理时间。对档案重要等级进行鉴定，不仅能够促进管理过程的条理化，还能够为后续的信息调取提供便利。

1.4档案的保管工作

在档案管理工作进行中，其管理质量会关系到档案资料的完善性和纸张良好状态的保持，结合相关标准对档案划分出重要等级，能够延缓档案资料的使用期限，促进档案管理工作持续稳定发展。开展档案管理工作是保证相关资料完善、完整的最佳方法，能够充分强化档案资料的运用程度和能力。

2优化交通部门办公室档案管理工作的方法

2.1强化档案管理人员专业素养，提高职能作用

在信息化环境中，档案资料存储的方式和管理模式也在逐步创新和优化，很多现代设备和技术都被引入到相关工作环节中，如电脑、网络技术等就是最具代表性的现代新型元素，在使相关工作变得快捷的同时，也可能会面临诸多新的困难。在这样的条件下，要想保证档案管理的高效化和规范化，就应该先强化相关人员职责意识和专业素养。那么在具体行动中，就应该先确立人才准入标准，优先选用具备专业管理技能的人员，从根本上强化档案管理组织成员的核心素养，以促进这方面工作职能作用的发挥。不仅如此，对于新进人员来说，需要在适当时间组织其开展专业的培训活动，以借此使其对档案管理内容进行了解，并促进其能够充分遵守本职工作的规定和守则，并与部门其他人员良好沟通、在促进其专业技能强化的同时，也强化其团体合作意识，以此强化档案管理职能作用。除此之外，还应该通过科学、专业的培训来增进其法律意识和管理技能，以期最大化的强化相关工作时效。

2.2筹建档案管理制度，实现工作规范化

在各行业领域向更高发展过程中，对于档案管理也提出了更高的标准，这就需要采取有效措施促进档案管理工作的现代化和标准化。要想实现这样的目标，就应该制定相应、完善的管理制度，这也正切合于现代社会的发展需求。从交通单位的内勤工作组来说，要想保证档案管理环节的稳定进行，就应该对相关工作所存在的问题和不足做出改善，并根据本身客观条件、遵照相关法律法规，建立健全“三合一”制度，还应该对相关考核制度做出完善。

2.3完善档案管理硬件建设，推进档案管理电子化

在新时代背景下，要想保证档案管理工作的良好开展，交通单位就应该引入现代的设备，并结合现代内勤管理发展需求，增设专项的档案存储实体空间、查阅室、内勤人员工作区域等。与此同时，还应该在所增设的空间内配备灭火器、温度计、防潮设备等，从而完备档案管理的硬件条件，促进这方面的工作稳定可靠发展。在信息化环境中，电子内务也处在快速发展中，档案管理环节也应该与时俱进，积极引进现代智能终端设备和信息技术，保证档案管理也与现代社会同步发展。

结 语

在信息化环境中，各地区交通单位也应该以与时俱进的思想，来对档案管理模式做出创新，结合档案管理的项目和流程，对其进行整体上的创新，以强化这方面管理的时效和水平，为交通单位的长远良好发展创造条件。本文就重点对交通单位的档案管理过程做出了阐述。可以说档案管理具有无可替代的现实意义，如果将现代的信息技术运用到档案管理过程中，能够促进交通单位档案管理工作质量和水平的增强。

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