敏捷项目管理在高校图书馆的应用研究*——以西安工程大学图书馆微信建设为例

靳 萍 谷秀洁

(西安工程大学图书馆，陕西西安 710048)

1 研究背景

敏捷项目管理来源于软件开发领域。2001年诞生的敏捷联盟和《敏捷软件开发宣言》是对敏捷理念的最早描述[1]。美国项目管理协会(PMI)调研显示，高绩效组织经常采用敏捷项目管理策略，以帮助组织在复杂而充满变化的商业环境中取得成功[2]。国外一些图书馆馆长也表示他们想要一个敏捷的图书馆，这意味着图书馆能够迅速适应环境的变化，解决问题并迅速调整服务[3]。2003～2006年，英国TCC咨询公司与美国OCLC合作，将动态系统开发方法(DSDM)纳入OCLC软件开发过程中，想看看“敏捷方法能否在传统层级管理常态化的大型组织中成功运用”[4]。马里兰大学的常梅(May Chang)比较了敏捷软件开发的几种方法，如极限编程(XP)、Scrum、精益开发、特性驱动开发(FDD)、敏捷统一过程(AUP)、DSDM和Crystal，最终选择用Crystal方法开发图书馆学习空间微型网站[5]。福克斯﹒罗伯特(Fox.Robert)将Scrum敏捷思维引入图书馆，建立了一种决策模型[6]。国内图书馆界，莫岚运用XP方法开发了桂林医学院图书馆查新系统[7]。邵莉娟提出将文献建设部转化为Scrum团队，将Scrum方法应用于图书馆文献建设的设想[8]。武瑞根据敏捷开发方法中的重视用户需求、快速响应用户反馈、强调开发周期等特征，提出运用迭代思维进行阅读服务创新[9]。

西安工程大学图书馆微信平台于2014年8月开通使用，由CX公司提供技术支持，主要向读者提供图书馆规章制度、图书和读者信息查询、图书续借、新闻公告、资源推介等服务。随着腾讯公司微信功能不断升级，H5技术绚丽的页面激发了图书馆升级微信平台的热情。为高效完成本项目，负责人尝试应用了敏捷项目管理的理念与方法。

2 敏捷项目管理在图书馆微信平台建设中的运用

本项目主要采用敏捷架构流程和Scrum等方法。敏捷架构流程分为5个阶段：(1)构想阶段：确定产品构想、项目目标、项目团队；(2)推测阶段：制定基于功能的发布计划；(3)探索阶段：在冲刺计划内不断测试功能，减少项目风险；(4)适应阶段：审核提交的产品及当前情况，必要时做出调整；(5)收尾阶段：评估产品及团队绩效，终止项目。在敏捷架构流程的5个阶段中，构想与推测阶段构成了构想周期，探索与适应阶段构成了探索周期；在整个项目中，全部或部分周期都可能被多次执行[10]。

2.1 构想阶段

2.1.1 获得组织支持，建立项目团队

微信平台二次开发涉及到图书馆馆情呈现、资源展示和各项服务，需要各部门参与。因此，馆领导动员青年业务骨干，从办公室、文献建设部、信息咨询部、读者服务部各确定一人组成项目团队，团队成员负责描述自己所在部门的需求以及可以为用户提供的服务，并对其他部门提出的需求进行完善。

2.1.2 前期调研及目标确定

项目团队分别对高校馆和公共馆的微信平台进行了访问调研。高校馆中选择了始终走在图书馆技术发展前沿的C9高校进行考察，发现已有6所高校馆进行了H5微页开发(表1)。公共图书馆中，项目团队选择了东南沿海经济较发达地区的省、市图书馆作为考察对象，发现大多数公共馆都对微信平台进行了不同程度的开发。例如，浙江图书馆不仅在微站上提供图书馆纸质资源检索和电子资源阅读服务，还通过支付宝进行停车缴费，微信扫码快借等服务；杭州图书馆在“微服务大厅”提供了政府信息公开申请、活动报名、连环画在线阅读等服务。经过调研学习，项目团队确定了本馆微信平台二次开发的目标和方向，即将微信平台建设成为图书馆的资源展示窗口、阅读推广宣传窗口、信息素养学习平台和用户信息反馈平台。

表1 C9高校微站建设(统计时间：2017年12月)

2.2 推测阶段

推测阶段从图书馆和读者两个方向来详细描述微信平台的功能需求。图书馆需要向读者展示资源、服务，并希望收到读者的反馈；读者方面希望通过微信平台查询图书馆资源，了解图书馆的服务信息、使用规则，并在有疑问时能随时在微信平台得到解答。项目团队首先向馆领导及部门主任征集了微信平台应具备的功能，通过“焦点小组讨论”和“头脑风暴法”，初步列出了微信平台需要实现的基本功能任务清单，如图1所示：

用户需求方面，项目团队以面对面访谈方式询问了图书馆志愿者对微信平台的需求。同时，在图书馆5个读者服务QQ群内征集微信平台功能建议，整理出用户需求清单，如表2所示。

图1 微信平台功能任务清单

表2 用户需求征集清单

表3 部分迭代计划发布图

2.3 探索阶段

2.3.1 功能优先级排序及制定迭代计划

众多的功能清单被列出后，团队成员首先根据时间、成本、价值、用户需求等因素进行优先级排序。清单上的每一项功能都有一张“用户故事卡片”，简单描述该功能要提供给用户怎样的服务，以怎样的形式展现给用户，以及这个功能由谁来完成(表3)。

2.3.2 Scrum冲刺过程

(1)冲刺规划。项目团队每周一上午召开1～2小时冲刺规划会议，主要讨论本次迭代中，哪些功能可以被开发出来，以怎样的方式展现给用户，用户是否有新的需求添加进来。

(2)冲刺审查与回顾。每周五下午召开审查与回顾会议，团队成员进行反省和检讨，总结哪些工作做得比较好，哪些工作存在问题，在以后的工作中应该怎样改进。此时，团队也会对迭代产品发布后的用户反馈进行收集与总结。

(3)团队沟通方法改进。在敏捷项目管理中，团队成员每天早上开大约10～15分钟的“每日例会”，回顾前一日的工作进程，计划当日要完成的工作，并提出自己工作中遇到的问题。本项目实施时，考虑到微信平台建设项目的团队成员来自于图书馆各部门，除了参与项目工作外还有自己的日常工作，且大家都认为每日例会比较耗时。因此，将“每日例会”改为每日“线上虚拟会议”，团队成员只需每天在微信群或者QQ群内发布自己当日工作进程。这样既节省了奔赴会场的时间，又可通过文档了解每人的工作进度。

2.3.3 平台发布与测试

在Scrum的一个迭代或冲刺过程结束后，对增量产品进行用户测评很重要，这决定着最后项目能否交付令用户满意的产品。西安工程大学图书馆微信平台在二次开发过程中，原微信平台一直处于运营状态中。每一次迭代完成便会立即发布新平台，同时发一条推文介绍新平台功能。在信息发布的24小时内，团队成员随时关注用户留言或后台反馈，以测试用户对于新功能的使用意愿，决定保留、修改或放弃该功能。

2.4 适应阶段

2.4.1 持续改进，完善功能

经过一个月的4次迭代冲刺后，微信改版项目基本完成。将馆员和读者提出的功能清单去重后共有37项，其中“微信支付”因受学校财务管理制度限制暂时无法实现，“座位预约”“研讨间预约”“LBS定位”“360°AR全景”因成本较高也无法实现，其余功能全部完成。为满足用户新的需求，增加了两校区“通借通还”功能。在微信平台开放小程序后，又增加了“四六级查询”“早起打卡”“新教工注册”等用户常用新功能。

2.4.2 导引用户

项目结束后，交付的产品是不是有价值？产品的质量是否过关？在不同系统的手机上，产品性能是否稳定？这些问题都要由用户来确定。因此，导引用户使用微信平台就变得非常重要。在微信推文以及图书馆服务的学生QQ群、教师QQ群中，除项目组成员外，流通部和咨询部的馆员都通力合作，引导用户使用微信平台，在图书馆活动海报和显著位置也都印上了微信公众平台二维码。

2.5 收尾阶段

对于图书馆来说，任何产品和服务的成功都需要满足最终用户的期望值。通过用户满意度测评来评估交付产品的价值，不仅能够清晰地了解用户对产品功能的满意程度，还能找出产品不足并加以改进。微信平台迭代结束并稳定运营一段时间后，笔者参考前人研究[11]结合微信平台建设实践进行了用户满意度测评。测评结果显示微信平台基本满足用户现阶段需求，用户愿意持续使用并推荐同伴使用微信平台。

3 实践探讨

3.1 理论移植的适用性

初景利教授认为，在今天这样的环境之下，图书馆需要解决的是通过技术手段和图书馆员个人的作用，把服务延伸到用户所在的地方，到用户的身边(物理的或虚拟的)去提供服务[12]。要做到这些，就需要我们敏捷。敏捷地关注周边环境，运用敏捷方法和工具改变我们的工作方式。敏捷项目管理在迭代中不断审查评估、及时询问用户意见的的做法，保证了最终产品的质量。敏捷理念之精益思维的基本原则是系统地消除浪费，即减少不能向用户提供价值的活动[13]。运用敏捷方法，关注用户到底要什么，及时评估我们所提供资源和服务的价值，可以让图书馆少走弯路、避免浪费。西安工程大学图书馆微信平台建设实例证明了敏捷项目管理适用于图书馆，并且能帮助图书馆生产出有价值的产品或服务，提升图书馆的整体服务能力，帮助图书馆适应快速发展的技术环境与社会环境。

3.2 适用于敏捷项目管理的图书馆业务

敏捷项目管理比较适用于外部环境变化快和创新要求高的项目。如图2所示，当外部环境复杂多变，用户需求不清晰的时候，我们需要在复杂的环境中确定用户的需求。此时应用敏捷方法，让用户参与到项目中来，才能保证项目在执行过程中追求价值目标，才能保障项目产出的投资回报率，减少不必要的浪费；而新的服务需要我们不断创新，且需要团队协作来完成，运用敏捷方法则可以激发团队活力，在团队集体的分享、沟通、讨论过程中不断产生新的想法和创意，达到事半功倍的效果。而流程业务(如财务与人事工作)、单人作业(如文献编目、图书整理等服务)以及创新性要求低的工作，受外部环境影响较小，用户需求变化也较小，因而不适合采用敏捷项目管理方法。

图2 适用于敏捷项目管理的图书馆业务

3.3 图书馆实施敏捷项目管理的条件

3.3.1 组织承诺

塞内帕斯(Senapathi)和斯瑞尼瓦桑(Srinivasan)指出，成功采用敏捷方法的因素之一是对方法学的积极态度以及最高管理层对方法学的支持[14]。不论是在项目中还是在组织中实施敏捷项目管理，都必须先推行敏捷文化和敏捷理念，这就要求组织或领导层做出承诺，即放权给项目团队成员。在敏捷团队中，不存在传统项目中的项目经理角色，每一个成员都是自己或团队的管理者[15]。当一个冲刺进行时，拥有某一特长的成员要充分发挥自己的特长，确保自己的想法或规划能够实施。如果组织或领导层干预过多，不能充分放权，项目执行过程就不可能敏捷。

3.3.2 合适的参与者

实施敏捷项目管理的一个挑战就是找到合适的参与者同[5]685。敏捷项目管理一般用来应对复杂、快速的外部环境变化，因此参与者必须要能适应并欢迎变化。一个成员的被动应付不仅仅是懒散的表现，还会拖累团队其他成员[16]。如果项目成员中有人总是迟迟不能交付任务，或者有人对于项目完成后是否有奖励，对项目任务分配的多寡等斤斤计较，那么其就会成为负能量，影响其他成员的工作热情。更甚者，会拖慢项目进度，导致不能按期交付用户满意的产品。

3.3.3 有效的激励

在图书馆这样的非营利组织中，参与馆内项目往往意味着完成本职工作外额外增加的工作。项目产品服务于用户，但并不能为组织或项目团队带来直接的经济收益，对于项目团队的激励就变得更加重要。笔者认为，在图书馆实施敏捷项目的激励应该考虑物质与精神两个层面。物质层面，将个人在项目工作中的业务能力、贡献价值与年终绩效考核、职称评定挂钩；精神层面，应注重激发团队成员的自我挑战和学习创新的内在驱动力。丹尼尔(Daniel Pink)在《驱动力》一书中提到：“除非对创造力没有要求，否则物质奖励会使员工表现更糟。”[17]60他给出了三个能真正激励员工的因素：(1)自主：自主管理自己的生活和工作，享受一定的自主权，同时提升自律与自我控制力；(2)专精：通过参与项目，熟练掌握一门重要本领，锻炼自身能力；(3)目标：树立全心全意服务于用户的目标，勇往直前，实现更高的自我价值[17]143。

3.3.4 用户参与

在菲欧娜(Fiona Harland)等人的研究中，被访问者表示，除了一个战略性的参与框架，图书馆还需要一个参与的文化，其中包括以客户为中心的理念和团队文化。接受访谈的一些馆长认为，目前大学图书馆存在一种自满的文化。这种被动的自满文化将使图书馆处于不利的地位同[3]403。而用户参与使图书馆能够找出用户的需求以及图书馆如何最好地满足这些需求。通过与用户保持联系，可以推动工作，并且能够从用户那里得到反馈，使图书馆不断改进和提升服务。

西安工程大学图书馆微信平台改版升级后，在日常运营中，我们也运用Scrum方法，把每一次的微信推送作为一个“冲刺迭代”，推送后及时关注用户在后台的留言，按用户需求进行下一次的“冲刺迭代”。相信在不久的未来，“敏捷”价值观与理念将会运用于图书馆各项创新服务中，成为图书馆的一种“组织文化”。