大数据时代背景下档案管理工作探析

谷直霖

摘 要：大数据时代的到来，解决了档案管理中的很多问题。大数据技术不但保证了数据的来源渠道，也为档案管理提供了技术保障，促使档案管理工作能更好地开展下去。为此，笔者针对大数据条件下档案管理工作进行了分析，希望能为相关工作者提供一些参考依据。

关键词：大数据时代;档案管理;工作策略

大数据时代，信息技术越来越先进，所以也对档案管理工作提出了更高的要求。档案管理者必须具备丰富的经验和知识，能对计算机软件硬件熟练操作，而且具备高度的服务意识，这样才能适应时代的发展趋势和岗位的要求。

1 大數据背景下档案工作面临的问题

1.1 受到传统管理模式的影响

尽管如今的信息技术已经非常发达，但档案工作仍然受到传统管理模式的影响。因为一些工作人员的思想较保守，或者对计算机信息技术的操作不熟练，所以宁愿采用传统管理模式，也不愿使用先进的信息技术。这种传统管理模式具有很多弊端，不但降低了档案管理的效率，同时也不利于档案工作的开展。

1.2 硬件设施落后

一些单位和企业的档案管理设施设备非常落后，甚至无法得到完善。而且未建立专业的档案管理库，办公、阅档及仓库合一，没有引进档案室专用存储设备和计算机信息设备。所以只能采取传统的手工操作法，效率非常低。此外，也因为企业和单位经费不够而导致信息化电子进展程度慢，消耗工作人员的时间和精力，甚至无法保证档案的完整性、保密性，产生安全风险问题。

1.3 对档案管理的认识不够

很多人都没有意识到档案的重要性，仅仅将档案看作是记录单位情况的载体，而且档案具有一定的保密性，仅仅只是由内部人员进行管理，来源渠道非常单一化，使用起来也具有一定的局限性。因为不注重档案管理工作，没有按照制度和要求来完成工作，甚至无专职人员进行管理。这也导致档案工作非常随意，降低了档案利用的效率。

2 大数据时代背景下档案管理工作策略

2.1 加强档案工作人员的技能培训

为了保证档案管理工作的有效性与科学性，必须要引进专业的档案管理人才，我们正处于信息化的时代，要想合理科学地利用大数据时代实施管理，那么就必须加强对档案管理工作人员的各方面培养，使档案管理工作人员具备专业的技能以及操作水平。以往的档案管理工作人员都是人工进行档案管理操作，对相关的大数据技术并不是很了解，不能熟悉掌握大数据技术相关方面的专业知识，在一定程度上影响档案信息化管理的发展。所以政府以及相关部门必须要着重加强技术人员的培养，不断鼓励各大高校开办大数据技术应用课程，大力培养档案信息化管理人才，同时还应该引进国外一些先进的技术与资源，政府要给予一定的资金支持与政治扶持。对于企业部门来说，则应该积极举办一些培训学习活动，可以利用公共课、网络会议、视频教学等各种手段，不断提高档案工作人员的专业化、服务意识以及信息化水平，加强档案管理工作人员之间的沟通与交流，不断提高档案管理工作人员的综合素养。同时还需要提高管理人员的聘用门槛，要引进一些具有专业素养的人才，这样才能够积极推进档案信息化管理工作有效开展。

2.2 实现档案管理数字化，完善电子档案归档工作

为了有效提高档案管理的效率、资源的利用率，各单位必须要着重注意对现有的档案管理模式以及服务模式进行具体的改革与创新，使档案管理工作不断朝着数字化信息化的方向发展。首先应该在纸质资料的基础上，有效结合大数据时代技术优势，对具体的纸质资料进行相应的整理、编号以及储存，之后还应该加大信息资料进行数字化的处理，同时建立信息化数据库，从而不断方便档案查询与利用工作，实施数字化与信息化的档案管理可以节省大量的时间，数字化与网络化的不断引入，会改变传统档案管理工作存在的弊端，将繁琐的步骤简单化，这样既能够提高工作效率，同时也能够减轻工作人员的负担，加强档案资料的利用率。在大数据背景下，还应该不断完善电子规范归档工作：首先，要保证与办公系统不断深度融合，不断完善电子公文流转系统的全程控制，具体按照公文起草、签字以及拟办等实际过程完成电子档案的储存，以保证公文类电子档案的内容齐全。其次，应该结合国家制定的专业类电子档案具体标准，有效管理分类专业电子档案，不断完善专业电子档案的系统与标准。再次，详细制定档案数字化相关计划，要着眼于档案信息化未来发展的实际需求，结合企业的实际发展状况，制定详细的档案数字化计划;同时还需要结合具体的技术规范，不断统一相关的数据标准。最后，要结合大数据时代电子档案归档工作的实际要求，不断研究数据信息的采集、管理、分析、利用、发布等各种数据平台，以期满足档案归档与管理的实际应用。

2.3 做好档案管理保密工作

在档案管理工作中，大数据技术的应用有效促进了档案管理工作的发展与进步，给企业档案管理工作带来了新的机遇，大数据的有效应用能够促进档案管理事业的不断发展，能够有效提高档案管理工作的效率，同时还能够在一定程度上节约人工成本。大数据在实际应用过程中也存在着一定的问题，对档案管理保密工作提出了更高的要求。在大数据时代，使得档案信息比较容易丢失、损坏或者泄漏，因此工作人员必须要认识到档案信息的重要性，提高档案信息保存的安全意识，在工作中不断规范自己的行为操作，从而保证档案信息的安全性与保密性。除此之外，企业还应该加强管理软件与硬件的建设，为了能够使档案信息化管理工作适应大数据时代的发展与实际需求，一定要主动加强相关基础设施的投入，要对现有的设施进行更换以及升级，保证网络信息平台的建设，满足网络搜索引擎的实际需求。

3 结语

随着信息技术的大力发展，大数据时代也悄然来临，这对于档案管理工作而言，不仅是机遇，同时也是挑战。所以在如今的时代，档案管理工作更要顺应时代发展趋势，充分利用大数据信息技术，解决档案管理中存在的问题，提高档案管理的效率。

参考文献

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