人事档案数字化建设的实践

王祥吉

摘 要：随着信息化时代的发展，档案信息的存储方式发生了改变，档案数字化建设已成为必然趋势，电子档案将成为档案浏览查阅的主要载体。为做好人事档案管理工作，档案数字化建设具有重大现實意义。

关键词：人事档案;数字化;实践;转递

人事档案数字化是采用扫描仪等设备对干部人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。人事档案数字化工作主要包括档案整理、档案扫描、图像处理、数据存储、数据入库。人事档案数字化建设改变了传统档案的管理模式，通过档案管理软件实现档案材料的收集、鉴别、保管、利用、转递等工作，全面提升人事档案管理科学化、信息化、规范化水平。

1 人事档案数字化建设的重要性

人事档案数字化改变了传统档案的使用模式，使用人通过档案管理软件根据需求进行内容提取，减少了纸质档案的使用频率和直接接触的机会，有效的保护了原始档案，将纸质档案查阅对原件造成的损坏降到最低。

人事档案数字化有效防范了原始档案的涂改造假，提高了原始档案的可靠性，确保原始档案真实有效。

人事档案数字化促进了档案管理方式的转变，提升了档案管理水平，档案管理由传统的纸质档案管理转变为电子档案数据库的管理。管理人员利用电子档案进行浏览查阅，方便快捷的了解企业人员的知识结构、年龄结构和专业结构，为企业人力资源决策提供参考和依据。

2 人事档案数字化建设的现状

目前，各单位人事档案数字化建设的情况有所不同，以我馆为例，我馆人事档案数字化建设分为两个阶段，第一阶段为纸质档案整理，2016年下半年我馆开展了在编职工“三龄两历一身份”的信息审核认定即人事档案整理和专项审核工作，按照中组部下发的《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》中组发[2009]12号文件精神，我馆完成了全体在职在编职工的人事档案材料分类、排序和编目等档案整理工作;第二阶段为干部数字档案信息化，2018年下半年我馆开展了干部数字档案信息化工作，在2016年档案整理的基础上我馆委托杭州京胜航星科技有限公司进行干部档案数字信息化，通过干部档案数字信息化形成了我馆的干部档案管理信息系统。

3 人事档案数字化建设的实践

3.1 档案整理

档案整理是人事档案数字化建设的前期工作，主要内容包括原始组卷档案信息核对、受损档案修复和新增档案归类编目。通过档案整理解决了档案归类错误、档案编号与目录不一致等问题;修复了纸质大小、厚薄不一致的原始档案，提高了档案的使用寿命，方便后续档案数字化处理;解决了一批因长期未整理放入散材料中的新增档案。

3.2 档案数字化

档案数字化是人事档案数字化建设的主要工作，主要包括档案扫描和图像处理。首先在档案管理信息系统中按照材料分类和顺序进行干部档案目录创建，然后按照人员姓名进行档案原始图像扫描、组卷图像数据上传及档案审核。档案审核过程中发现扫描图像出现底色偏暗、图像倾斜、内部有斑点或者黑边等情况，图像处理人员需对扫描图像进行高清处理、纠偏处理，调整扫描图像的底色和倾斜度，去除图像内部的斑点、黑边，保证扫描图像字迹清晰、图面干净整洁。

3.3 数据存储

档案数字化后形成的图像数据按照JPEG格式进行存储，分别存储为原始图像文件和高清图像文件，每个文件都有指定的路径和唯一的标识。

3.4 数据验收

档案数字化的原始图像和高清图像按照指定路径存储后要进行数据验收，数据验收合格才能入库建立档案管理信息系统。数据验收主要分三部分，即原始图像、高清图像以及目录与图像内容是否对应。其中原始图像数据验收主要查看图像的排列顺序与纸质档案是否一致，图像的清晰度是否适中图像页码是否连续以及有无错页等;高清图像数据验收主要查看图像的排列顺序与原始图像是否一致，图像有无黑点、黑边、过浓或过淡等现象，文字是否清晰;目录与图像内容是否对应主要查看材料的分类、总页码、名称、形成时间等是否与目录一致。

3.5 建立档案管理信息系统

数据验收合格后，将分别导入到档案管理信息系统指定位置，用户根据自己的需求进行检索指定目录内容，同时也可以在原始图像和高清图像之间切换浏览。我馆使用的是中组部研发的干部档案管理信息系统，该系统由干部档案采集子系统、干部档案管理子系统、干部档案网络利用子系统组成，实现数据整理、扫描采集、日常业务管理、干部档案查借阅等功能。

综上所述，人事档案数字化建设的主要内容是档案整理、档案数字化、数据存储、数据验收以及数据建库。从原始纸质档案整理到数字化档案入库，每一个环节都必须按照规范执行，确保档案管理信息系统数据真实可靠，为用户查阅、数据调用提供方便，为企业决策提供参考和依据。

4 结语

计算机技术、扫描技术、数据库技术以及存储技术的发展改变了人事档案的管理模式，人事档案从纸质时代转变为信息化时代，这种新型档案信息形态不仅节约了占地空间，增强了档案原件的保护，而且方便了人事档案转递查阅，提高了人事档案使用效率，加深了人们对人事档案数字化建设管理模式的认识，顺应了时代的发展。