事业单位文书档案管理优化途径分析

张红霞

摘 要：在事业单位文书档案管理期间，主要是对包含的业务和员工信息进行全面的记录，以此为事业单位相关工作的实施提供有利的信息帮助，并且此项工作也决定了决策工作的正常开展。文书档案管理作为事业单位管理中的重点内容，本身在国家档案管理体系建设方面起着非常高的效果，能够确保国家档案信息资源的完善性。基于此，事业单位务必加大对文书档案管理的重视力度，有效的创新各种创新方式，加快改革进程。在本篇文章中，重点探究了事业单位文书档案管理优化的基本途径。

关键词：事业单位;文书档案管理;存在的问题;优化途径

事业单位中的文书档案明确记录了单位中的具体发展情况，其属于事业单位运行期间的一项主要依据，从实质上来看，该项工作具备一定的服务性质，并且在我国事业单位快速发展的背景下，相关体系得到了一定的改进，这就要求加大对文书档案管理工作的重视力度，为文书档案的应用提供良好的服务，以此推动事业单位稳定运行。

1 事业单位加强文书档案管理力度的必然性

1.1 可以为人们提供优质的服务

事业单位实质上是为人民提供优质的服务，其在社会运行中起着不可替代的作用。文书档案负责将事业单位中的工作情况清楚的记录下来，其中涉及到了多个方面，分别是资金流动、银行账户管理和下属单位成果等诸多事宜，这些事情在后期工作中会被经常查阅，能够为社会经济活动的开展提供重要的信息，便于更好的查询，以此提升事业单位的工作水平。

1.2 可以为我国事务管理提供帮助

对于事业单位来讲，在开展活动的时候均会采取文字的方式将其记录下来，而且单位内部出现的人员流动现象也是文书档案中的重要组成成分，文书档案有利于為后期工作提供帮助，或者是为上级监督部门检查提供良好的依据。从事业单位文书档案管理情况来看，是采取统一管理的方式分区储存的，工作人员应当每隔一段时间整理一次档案，以免档案损坏，从根本上保证档案的完善性，确保后期查找的时候不会发生纰漏。我国社会经济的运行和完善的事业单位体系是分不开的，其有着重要的意义。

2 对于事业单位文书档案管理期间相关问题的分析

2.1 文书档案管理体系不完善，采取的文书档案管理模式较为滞后

1）当前阶段，事业单位文书档案管理体系还不具备健全性，这是因为该项工作包含的内容非常多，复杂性高，相关人员对其的关注度较低，因此在档案管理制度健全上显得特别懈怠，并且档案没有得到全面的整合，导致诸多资料利用不到位。此种问题严重影响了事业单位档案管理工作效率的提升，根本不利于该项工作得到进一步开展和实施。2）在社会经济不断发展的背景下，信息化水平得到了一定的提升，计算机技术有所改进和优化，其被广泛应用到了各个行业内。可是从事业单位档案管理情况来看，还在使用以往单一的管理方式，甚至是人工录入方式，根本没有依靠新型的技术和设备开展档案储存以及整合工作，致使管理效率较低，工作压力增加，约束了事业单位的良好运行。

2.2 管理意识较弱

在事业单位文书档案管理期间，立卷归档是重要的一个环节，不过在具体工作期间，有关人员的立卷归档意识较低，积极性不高，工作处于被动状态，当收集文书档案资料的时候，只有在档案人员不断催促的情况下才会移交资料，没有做到主动上交相关的资料，使得归档不到位现象普遍存在。另外，在归档过程中，材料胡乱堆放或者是不完整情况也经常出现，这些问题直接影响到了文书档案管理工作的质量提高。

2.3 文书档案管理人员能力有待提升

因为事业单位没有加大文书档案管理工作的重视程度，因此增加了人员的流动性，当选取人员的时候，一般会以薪资较低的临时工为主，可是此种类型的人员缺乏职业责任意识和专业性，再加上没有对其进行相关的培训，因此使得管理人员知识掌握不全面，素质低下，经验不丰富，工作期间经常发生档案信息丢失现象。此外，事业单位尚没有制定完善的激励体系，缺乏工作的参与性，所以档案管理工作一直以来都比较滞后，运行缓慢。

3 事业单位文书档案管理优化策略的制定

3.1 制定健全的档案管理体系

健全的档案管理体系在有利于推动事业单位良好运行，并且还可以为档案管理工作的开展提供良好的依据，因此有必要加强事业单位档案管理制度建设力度。其一，对文书档案工作体系进行完善;在建设工作体系的过程中，需要从事业单位实际运行现状入手，了解到文书档案管理期间包含了各项要求，将工作体系的优势体现出来，为员工提供良好的查询服务，以此提升档案信息的效率。其二，落实文书档案管理监督体系;从监督制度上来看，需要从全方面角度监督档案信息各个环节，强化事前、事中和事后监督的整合力度，增强档案管理人员的保密意识，促使工作稳定开展。其三，构建和档案人员工作相联系的绩效考核体系，明确人员的具体职责，以此确保文书档案管理工作得到高效率的实施。

3.2 优化和创新档案管理理念

文书档案管理在事业单位运行期间占据着重要的位置，要想促使事业单位文书档案管理工作规范性实施，就需要摒弃以往单一的思想理念，引进新型思想，通过转变理念的方式达到事业单位稳定运行的目标。

1）加深领导人员对于文书档案管理工作的重视程度，并且将其和事业单位相关管理体系融合到一起，全面落实各项对策。增强领导的重视力度是实施文书档案管理工作的关键，因此必须有效的转变和优化领导理念。2）全体员工也必须优化理念，从根本上了解到文书档案管理工作产生的作用，凸显出自身在档案管理中的职责，全体员工相互合作完成文书档案管理工作。3）做好文书档案管理方面的宣传工作，相关人员树立正确的工作态度，采取开展会议的方式开展文书资料收集工作，每一个部门可以指派专业性人员收集和整理文书档案资料，以此提升文书档案的完善性，把整合的资料反馈给档案管理机构，帮助档案人员更好的开展文书档案资料收集归档工作。4）严格审核资料，依照档案的具体内容和价值进行储存管理，以此为文书档案管理工作的开展提供良好的帮助。

3.3 创新档案管理模式，提升文书档案的信息化水平

在新形势发展的背景下，事业单位文化档案管理工作也要紧跟时代潮流进行创新，转变以往滞后的档案管理模式，从根本上顺应和满足新形势的发展要求。

1）创新和改进管理模式，事业单位务必强化对计算机信息技术的应用，将相关的信息化技术和信息设备引进到文书档案管理方面，创建专业性的文书档案信息化管理平台，确保档案信息储存和管理等工作均可以有效开展，从而为档案管理效率的提升提供良好的依据，对于信息化管理期间包含的软件和硬件，也需要定期维护和改善，防止出现档案信息泄露问题，从而为事业单位后期发展埋下隐患。2）加大新文书档案的开发力度;对于事业单位档案管理人员来讲，不可以一昧的停留在被动接受文书档案信息的阶段中，必须增强主动意识，延伸和拓展文书档案的收集途径，以此更好地更新信息，提升档案的全面性。3）网络化的来临为文书档案提供了新的管理方式，把文书档案的名称日期等全部输到电脑内，只需要输入关键词便可以找寻想要的信息，或者是采取网络链接阅读资料上的内容，通过对文书档案进行电子化管理的方式来共享文档资料。

3.4 提升管理人员的工作能力

管理人员素质高低决定了文書档案管理工作的质量，两者之间有着密切的联系性。当前阶段，要想推动事业单位改革工作的稳定实施，提升文书档案管理工作的合理性，就需要加大对工作人员技能和素质提升的力度，使其应用专业性的素质技能规范性的开展档案管理的各个化解。

1）定期对文书档案管理人员进行培训，让每个员工均积极地参与进去，明确从培训工作中掌握各项关键点，完善培训制度，提升文书档案管理人员的工作能力和知识点的了解，将培训中学习的各项技术灵活应用到档案管理中，从而满足事业单位的运行要求。2）事业单位除了需要大力提升文书档案管理人员的技能之外，还需要培养专业素养，落实责任意识，增强人员爱岗敬业的精神，同时也将文书档案管理的作用更好的体现出来。

4 结语

从以上论述来看，在事业单位运行期间做好档案管理工作有着重要的作用，要想加快事业单位的运行进程，强化档案管理力度是很有必要的，可是从当前情况来看，我国事业单位尚没有加大对档案管理工作的重视程度，相关人员没有正确了解到该项工作产生的作用，受此种现象的影响，使得事业单位难以稳定运行。基于此，就需要制定完善的管理体系，引进各种新型的管理方式，在提升事业单位文书档案管理效率的基础上促使其稳定运行。

参考文献

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[3]刘承.对事业单位文书档案管理问题及优化途径的几点思考[J].办公室业务，2018（07）：87.