广播电视台文书档案现代化管理的思考

赵嵘

摘 要：当前，广播电视台文书档案以纸质为主要的存储形式，随着时代发展，纸质文书档案管理存在诸多弊端，推进广播电视台文书档案管理的现代化，有利于提高文书档案管理的质量与效率，更好的发挥广播电视台文书档案为本单位与社会服务。

关键词：文书档案;现代化;管理

广播电视台在日常工作中心形成的各种材料，诸如行政办公档案材料、广播电视台新闻材料、制作部门的各种文字材料等等。广播电视台作为党政机关的新闻宣传部门，为党政政策服务，是党政机关的对外宣传的主要渠道之一，地位十分重要。管理好广播电视台的文书档案，对服务党政机关，促进发展广播电视事业具有重要的意义。

1 广播电视台文书档案管理存在问题

当前，广播电视台文书档案管理现在面临的主要问题是传统的文书档案管理向现代信息技术环境下文书档案管理产生的问题。具体表现在：

1.1 纸质文书档案化学不稳定性造成管理困难

当前，广播电视台文书档案主要是以纸质为存储形式。纸质文书档案的库房，对环境要求较高。管理过程中，一般要求做到“八防”主要的标准，否则纸质文书档案容易毁坏而导致档案内容缺失的现象。比如南方湿度大，在档案管理中，防湿要求比较高，档案库房要求配有除湿机，否则会因为湿度过大导致纸质文书档案粘页现象，破坏纸质的物理与化学属性，使纸质寿命缩短，文字字迹因湿度浸染变得模糊，难以辨认，内容失真。同时，部分纸质档案由于存放年代久，受光（光照）、尘（有害气尘）、潮（潮湿）等因素的影响，档案纸质发黄、发霉、老化、粘页，需要系统修复保护。

1.2 档案管理工作效率低、工作量大

广播电视台在文書档案管理中，虽然纸质文书档案在检索中都编著有档案检索书目，但以纯手工的档案检索工具在检索过程中，查找起来依旧十分困难，耗时大，检索（索引）效率慢，准确性不高。体现在，对着档案检索目录，按照查找的档案对着目录的区域进行人工检索，把需要的档案根据目录对号入座，这样的过程中，需要花费相当多的时间来完成对档案目录的检索，导致档案检索效率慢，耗时长。同时，人工编排检索，还产生诸如以下问题：档案利用者检索档案时，按照如上程序完成档案检索后，可以在第一时间内，对档案查档。然而，当检阅档案内容后，却发现档案内容不是自己所想要的，只能把已检查的档案归档、上架。同时，又只能再次重新重复人工检索，直至查到自己所需要的档案的内容。如此，人工检索需要重复几次的检索后才能查到档案利用者所需的档案信息。增加了人工编排索引所需要的时间，大大增加了档案管理员的工作负担。

1.3 档案管理中存在信息孤岛

长期以来，广播电视台文书档案重藏轻用，强调档案信息保密与信息安全。为此，广播电视台文书档案的仍然处于传统的人工管理状况，文书档案信息资源的建设被排除于广播电视台的信息资源建设之外。文书档案信息资源对内限制开放利用，对外拒绝开放，使广播电视台文书档案信息资源成为闭塞的信息孤岛。

2 文书档案管理的现代化

针对当前广播电视台文书档案管理中存在的问题，要解决好广播电视台文书档案管理中存在的困难，就必须推动广播电视台文书档案管理向现代化、数字化发展。通过推动文书档案管理的现代化，有利于提高文书档案管理的质量与效率，更好的发挥广播电视台文书档案为本单位与社会服务。

2.1 加快推进纸质文书档案管理的现代化

在大数据时代下，广播电视台文书档案管理只有面向现代化管理方向发展，才能摆脱传统纸质档案管理工作量大、效率慢、杂乱无序的状态。一是加强档案库房的“八防”工作，即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等。尤其是在南方，防潮、防霉是八防工作中的重中之重，档案库房除了配置恒湿净化一体机，还应放置吸潮剂，确保档案库房湿度适合要求。同时，有条件的档案库房还应配置智能感器，空调控制器，通过区域控制器，采用无线射频通信技术，实时检测库房温度、湿度数据，根据采集到的数据自动控制空调，一体机等设备，使库房能够符合存放档案的要求。其次是加强推进档案管理的数字化，减少对纸质档案的查阅。为此，把档案编目著录开发为以电子计算机为主要手段的数字化检索，对编目著录进行内容摘要，方便使用者在查档时，通过内容摘要了解该编目档案是否是个人需要的查档内容，从而减轻档案管理者的工作负担与减轻因查档对档案材料的磨损。如果条件许可，可以把纸质档案通过光录识别机，把纸质档案全部转换为FDP等为主要格式的电子数字档案。

2.2 引进数字化的数据库技术，实现索引与管理现代化

为了减轻管理者的工作负担，提高档案检索效率，文书档案管理走上数字化现代的档案管理技术是唯一的出路。而做好现代管理技术下的数字化，其核心的管理技术当属数据库管理，与之相匹配的文书档案管理目标是实现自动化检索。文书档案的现代化管理并非是凭空创新，而是对传统方案的技术升级与改造。原有的文书档案索引方法能够清晰、合理地反映档案区隔与同范畴内不同文书间的内在联系，是自动化文书管理系统建构的基本依凭。在具体的操件上，对广播电视台来说，自己开发适合本单位的数据库管理软件，需要一定数量的数据库开发人才，这需要投入太多的经费，数据库管理成本太高。其最快捷的方法还是委托相关单位开发或是购买适合于广播电视台的数据库管理软件。无论是委托开发或是购买相关的文书档案数据化管理软件，其软件都应包含如下的功能要点：首先，应实现多途径的信息检索通道，涵盖档案名、档案号、档案类型、档案年限、档案主题、档案关键词、档案全文任意字段等信息模块。其次，应实现多方式的档案复制和阅读体验，包括纸质借阅、影印版拷贝、电子版速递等途径。再次，应当实现管理者与借阅者权限的区别，以明确两种身份的不同功能定位，以防止管理疏误与档案混乱，并在此基础上实现多终端区别化的系统界面呈现。最后，应当建立起档案数据整理与分析功能，实时监测、呈现档案特征的变动情况，并能够在统计节点上进行自我信息加工与整合，从而实现档案管理的全面信息化、自动化。无论是委托开发或是购买，要实现数据库管理软件能在广播电视台的应用，需要对本单位的档案管理员进行培训，使其掌握好广播电视台的数据库管理软件，才能切实做推进广播电视台由纸质文书档案向数字化的现代管理文书管理方向发展。

2.3 以信息与通信技术为媒介，实现文书档案信息资源管理现代化

文书档案的重要作用在于为本单位提供重要的凭证依据与为社会提供重要的参考价值。凭证作用与参考价值作用是文书档案价值的重要体现。如果文书档案信息资源只能被束之高阁，那么其价值将无从体现。而要实现文书档案的价值，那就只能开发文书档案的信息资源，使之为本单位或社会服务。从这方面来说，文书档案其实就是一种可以共享的社会资源，是一种公共物品。当然，除了不能开放的涉密档案除外，其余的非涉密的文书档案信息资源皆可以同其他单位进行信息联通与信息共享。而通过文书档案的信息资源共享，不仅现实文书档案管理的价值，而且有利于增进广播电视台的影响力、公信力，获得社会民众的赞许与美誉度。要实现这一点，就需要文书档案纳于广播电视台的信息化建设中，以现代的信息与通信技术为载体，充分利发挥互联网通信技术优势，实现文书档案的信息源的互通互联，使文书档案彻底走出闭塞的信息孤岛。

总之，推进广播电视台文书档案管理的现代化，就要充分利用办公自动化中，文书档案向着电子文书档案与发展，充分利用成熟的数据库技术，提高文书档案的检索效率，利用现代化信息与通信技术与手段，实现文书档案的价值。

参考文献

[1]赵金玉.文书档案管理现代化机制探究[J].办公室业务，2017（06）：145.

[2]赵月.浅析文书档案的现代化管理[J].才智，2018（06）：180.