浅谈基层档案工作存在的问题及对策

毛春秀

摘 要：在单位发展的过程中，对于基层档案管理工作的开展水平直接影响着其自身的发展效率以及社会竞争力。对此，为了优化基层档案工作，各位档案工作人员就要立足于实际，对现阶段我国基层档案管理工作进行分析，从各个角度出发，对基层档案工作进行审查，寻找其中存在漏洞的地方，并且针对其中的问题进行创新和改革。

关键词：基层档案;管理工作;存在问题;应对策略

在我国社会发展的过程中，档案管理工作一直都是机关单位内部运行的重要组成部分， 科学有效的基层档案工作，可以显著的提高各单位的工作质量以及档案处理的工作效率，同时这也是维护和保留单位发展过程中最具真实性的资料的主要手段。但是，现阶段而言，在很多单位开展基层档案管理工作的时候，对于档案的归档处理、分类整理等工作并未高效的落实。常常会导致有些重要的档案材料， 不能在第一时间内查询到，甚至会将有用的档案材料丢失。这些档案管理工作出现的漏洞和失误，会为正常的基层档案管理工作带来很多不必要的麻烦。因此，对于基层档案工作的改革和优化工作迫在眉睫。

1 基层档案工作中主要存在的问题

1.1 领导班子对档案工作的认识不够深刻

现阶段来看，我国各个单位在开展各项工作的时候，对于基层档案工作的重视程度往往不够高，首先是领导班子没有深刻的认识到基层档案工作对于单位发展的意义，其次还有各档案管理的工作人员没有紧抓基层档案工作的要点，在工作中的积极性不高，科学化管理的意识不够强。基层档案工作得不到重视，在单位的年初计划、年中部署、年末工作总结中，对于基层档案工作的管理和处理情况没有形成系统的工作项目以供领导和员工进行学习、研究。而且，因为各个单位在发展的过程中所产生的档案材料并不只是书面形式的材料，其中还包含了各种影像、声像资料等，涉及到了单位发展过程中方方面面的内容。这些档案种类繁杂、内容丰富，有会计档案、人事档案、后勤档案等等，在工作中若是不能对其进行合理的划分整合，那么出现错误的概率将会大大提升，对单位基层档案工作的顺利开展非常不利。单位的领导班子在处理基层档案信息的时候，有时候会招聘外界专业素养不达标甚至业余的兼职人员，因为专业能力的缺乏，这就会导致基层档案工作的效率受到限制。对于在编的档案工作人员，面对他们精心完成、一步步核查、落实的档案工作成果，最终却得不到单位、领导的重视，极大的打击了这部分工作人员的工作积极性，也影响了他们对于基层档案工作的认识和态度。

1.2 基层档案的收集存在困难

对于基层档案工作的管理，不仅需要领导班子和各档案管理工作人员提起相应的重视，同时还需要各工作人员在进行基层档案管理的过程中积极搜集本单位发展过程中的各种档案信息，配合相关部门对档案信息进行整合。但是，在实际的工作过程中，虽然档案的收集工作是基层档案工作中最为主要、基础的一部分，但是各员工却不能积极配合相关的档案搜集工作人员对档案信息进行搜集。各个部门在进行项目工作的过程中，对于具体的工作信息，不能及时、全面的反馈给基层档案管理工作人员，在配合档案部门进行档案搜集工作方面的积极性有待提升。同时，在单位内，因为各种工作累积在一起，员工为了为自己工作的开展创造便利，对于工作中常用的档案资源，他们可能会随意拿取。[1]在使用的过程中不注意对档案资料的保护，可能会造成原始信息的缺失和损坏。在使用完成之后，有一部分员工因为不想在下一次使用的时候重复查找，不能主动的将档案资料归还于原处。基层档案的随意流通、随意存放，导致档案工作人员在进行基层档案工作的过程中常常会找不到相应的档案，为档案的管理造成了很大的困难。归根结底，在基层档案管理工作中出现这种现象，最主要的原因还是单位对于基层档案工作的约束性制度存在漏洞，缺乏一套系统、完善的制度体系约束各个工作人员的档案使用行为。这种制度上的漏洞，让员工认为档案工作对于单位的运行并不重要，领导并不重视，从而忽略了对于档案信息的管理和保护。

1.3 管理人员专业素养有待提升

除去完善的档案管理制度，个别单位在基层档案工作的过程中，具体配备的档案管理工作人员自身的专业素养也有待提升。因为各单位发展的过程中，会出现各种各样的档案信息，对于不同基层档案的处理方法也不尽相同，这就对档案管理工作人员提出了比较高的要求。各档案管理工作人员不仅要具备扎实的基础技能，还要能够在众多的档案信息中及时、准确的辨别出不同类型的档案，为其选择合适的处理方法，保证基层档案的正确处理和科学管理。但是，有一部分单位在档案工作人员的配备上，常常会招聘一些短期的兼职人员，并没有正式的编制。这些人员对于档案工作的了解程度都不够深刻和全面，在处理档案信息的过程中专业性不够强。[2]即便是在职的正式档案工作人员，也没有在时代发展的过程中，根据基层档案管理的需求对自身的专业技能进行优化，对于新形势下新的档案管理知识汲取不够。因为档案工作人员的专业素养有待提升，常常会导致档案工作出现交接延迟、管理不完善、管理出错率比较高等现象。

2 基层档案工作中具体问题的解決对策

2.1 加深领导班子以及工作人员对档案工作的认识

对于基层档案工作中存在问题的解决，首先需要领导班子提升对基层档案工作的认识，以客观和全面的态度去看待档案处理工作。只有这样，才能影响各个部门、各个基层员工，使他们提升对基层档案工作的重视程度，在单位内部营造良好的档案工作氛围，让各个部门配合在一起，提升档案工作的效率。各领导应该将基层档案管理工作与单位其他的工作发展目标结合起来，督促各部门在进行工作处理的过程中及时形成相应的文件信息，呈交给档案部门，以便对相关信息进行处理。档案部门应该将各部门递交来的部门工作内容细化为若干个部分，同时要将责任具体到人，确保基层档案工作的效率。

2.2 完善管理制度，加强基层档案工作的信息化建设

各单位要积极的完善自身的档案管理制度，制定激励制度、监督制度等，将档案工作职责细分，保证基层档案工作的方方面面都能够得到落实。同时，各单位还要引入现代化的档案管理设备和技术，将基层档案工作向信息化靠近，借助科技新成果提升基层档案工作的水平。[3]通过大数据技术先对基层档案进行收集，再通过信息共享促使档案部门能够对基层档案进行处理。这种线上的档案管理模式，一方面使基层档案管理更全面，另一方面还能提升基层档案的安全性。

2.3 提升档案管理人员的专业素养

各单位要注重对基层档案管理人员自身专业素养的提升，避免引入过多的兼职人员，降低基层档案工作的效率。单位要注重对档案工作队伍建设的加强，在不断的培训、考核中筛选出工作能力强、工作理念先进、政治立场坚定、责任心强的员工，先对他们进行适当的表彰，鼓励他们发挥优秀员工的影响力，带领其他同事共同努力，提升基层档案工作水平。

3 结语

总而言之，在进行基层档案管理工作的过程中，为了保证档案信息的全面性、安全性以及管理的科学性，各基层单位以及工作人员应该积极的结合现代社会发展的需求，引进先进的工作理念，对照自身的基层档案工作情况，仔细审视其中存在的问题，并借助创新性的方法对其进行处理。

参考文献

[1]黄雪梅.浅析基层档案工作存在的问题及建议[J].山东青年，2017.05.

[2]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论[M].中国人民大学出版社.2006.05.

[3]任威.浅析基层档案管理在新形势下的发展出路[J].基层建设，2017.06.