电力企业声像档案管理难点及对策建议

摘 要：电力建设在社会和经济发展中发挥着不可替代的作用，随着多年来我国电力建设快速改革与发展，产生了大量有价值的声像档案资料，档案管理也成为电力企业管理的重要部分。声像档案作为新兴的档案资料，数据量庞大、编目工作复杂，因此管理也存在难点。本文分析了当前电力企业档案管理的现状、电力企业声像档案管理难点及措施建议。

关键词：电力企业;声像档案;难点;建议

声像档案是通过录制的声音和影像（或图像）的形式来对当时所发生的事物复制，与传统的纸质档案相比，更直观、更全面、更准确。当前电子信息技术快速发展，电力企业发展过程中，产生着大量的声像档案资料，声像档案管理的同时，也在为企业发展服务。

1 电力企业档案管理现状

1）档案信息收集不全面、保存有待完善。随着电力企业建设工程的不断扩张、企业文化活动的不断丰富，产生了数量庞大的档案资料，这给档案管理工作带来压力，长此以往档案管理工作难免面临信息收集不全甚至保存不完善的问题，为后期档案管理工作带来了管理难度。

2）档案管理信息化程度有待提升。档案管理工作目的在于使繁杂的资料变得井井有条，便于查阅，档案管理工作主要分为分散管理、分级管理以及统一管理。而在管理实践时，缺少实用性强的参照标准，大部分档案管理人员并没有对档案信息进行科学的编目分类，声像档案管理模式单一，甚至大部分都选择了集中管理。统一管理方式能够帮助企业档案的完整性，但会造成工作量大，管理效率低。

3）管理人员专业水平有待提升。档案管理不仅需要档案资料的收集和整理，还需要进行编目分类、查阅检索和归还，工作量大且专业性要求比较高。然而很多电力企业领导对电力档案管理工作不够重视，甚至安排非档案专业的人员对档案进行管理，尤其是电力企业中年龄比较大的员工，并不具备档案管理专业知识，尤其是计算机水平不高，无法胜任声像电子档案管理工作。

2 电力企业声像档案管理难点

1）声像资料难以及时收集整理归档。（1）管理分散，因电力工程建设工期长且项目辐射面积广，声像档案材料主要保存在项目管理部门或者相关个人的手中，将保管的权力交给了负责拍摄的人员，无法及时或完整地向档案部门做好资料移交。从而会导致大量有价值的生产建设工作以及社会活动声像无法完整留存。（2）声像档案数量庞大，编目系统不够完善。随着工程建设及企业文化建设等等活动的开展，声像档案资料高速且大量产出，生成了大量的原始素材。若不经过科学严谨的编目就进入档案管理系统，其后果可能是需要利用某个场景或清理某些镜头时，耗费更多时间和资源去检索，或再也找不到该资料，无法利用的档案便失去了它的历史研究价值。（3）专业档案管理人员不足，缺乏专人专管机制。声像档案存在很多不同的载体形式，编目受上载时间、速度受限制，工序繁杂且工作量大，参与编目的人员少且不固定;大多编目人员非档案专业出身，没有经过系统的档案理论知识学习，档案意识薄弱;绝大部分编目人员没有受过专业训练，专业性不强，导致著录信息不完整、不规范、不详细，需要利用时，难以检索到相关片段和镜头。

2）声像档案管理意识淡薄。声像档案管理作为新兴的档案管理方式，许多人并不理解，认为声像只是企业在生产建设过程中的录音或录像，并没有意识到这些也属于档案资料。还有人认为声像档案是负责拍照的人来负责保管，属于个人行为。由于这些人本身并没有较强的档案意识或者为了本部门工作的方便，导致一些比较珍贵的声像资料长期在个人或单个部门内部保管，没有形成统一保管。电力企业随着项目建设，人员流动性较大，容易出现声像档案流失现象，这将直接影响到电力企业声像档案的原始性和完整性。

3 电力企业声像档案管理对策建议

1）强化声像档案管理意识。必须要让电力企业领导认识到声像档案管理工作的重要性，将声像档案工作融入到各个单位工作计划中，增加相关经费的投入工作，才能够保证人力、物力等方面的充足，通过多媒体技术积极的开展声像档案展览工作，向电力企业员工们宣传声像档案的重要性，从而才能够提高全体人员的档案意识，必须要落实相关责任，严格的按照相关规定和标准开展声像档案管理工作。

2）培养声像档案管理人才。提高声像档案管理人员的专业素养。声像档案编目人员的工作要求比传统纸质档案管理要求更高一些，他们的综合素质高低直接影响到媒资编目的质量和检索利用的效果，档案意识薄弱和专业技术不过关都难以满足当前声像档案编目的工作要求和标准。第一，应通过宣传展览、专题讲座、职业岗位培训等多种方式，加大档案知识和法律法规的宣传力度，学习声像档案管理专业知识，提高编目人员对声像档案管理的理解，形成专业精干的编目人才队伍。

3）完善声像档案管理制度。（1）基于国家现有的档案业务系统与电子档案管理系统，制定更加科学、合理的编目方法，不断地规范声像档案编目工作，不断地完善和创新建设制度，保证档案的真实性和原始性，完善声像档案管理工作的标准和人员的责任，档案人员积极地参与到声像档案内容的拍摄中，从而提高声像档案管理工作的质量和水平。（2）电力企业档案管理部门通过各种方法广泛收集和认真归档声像档案，制定严格的制度才能够有效地避免声像档案损坏或遗失。其一，可以通过正常的移交接收工作，由业务部门转交给档案管理部门;其二，对重点部门进行重点收集，强化收集工作;其三，广泛的企业征集，对于在电力企业个人手中的原始声像档案，应该及时征集上交给档案管理部门;其四，档案部门直接征集，档案人员积极地参与到各种事件的拍摄工作，尤其是声像档案的收集应该由主办单位派人进行档案的收集归档工作，从而才能够保证声像档案工作的完整性以及时效性。（3）必须要对声像档案做好日常的保管和利用管理工作，长期保存的声像档案必须要定期地向档案部门移交，将相关责任和规章制度加以落实，制定有效的配套措施，明确档案管理人员的责任，并且加以落实，从而才能够真正地做到有法可依，有章可循。同时加强宣传，通过各种形式的会议方式向电力企业全员宣传声像档案的重要性，从根本上提高企业员工们的档案意识，并且逐渐地成为自觉行为，才能够从根本上保证声像档案的真实性。

4）加强现代化的管理，实现声像档案信息资源共享。随着信息技术和网络技术的快速发展，声像檔案资料快速生成，档案部门应建立独立的声像档案数据库，才能满足声像档案编目工作的需求，最终才能够实现声像档案资源的利用。通过更为快速和便捷的方式实现声像档案的利用方式，从而才能够充分的发挥出其价值和作用。

4 结束语

声像档案是现代社会档案资源体系建设的重要组成部分，在电力企业工程建设或企业管理历程中，发挥的价值越来越明显。专业档案人才的发展及不断探索创新和实施声像档案资料管理，将会对做好声像档案收集整理和提供利用工作带来积极的促进作用。

参考文献

[1]吴晓希.工程建设声像档案管理的难点及对策[J].城建档案，2018（06）.

[2]杨建林.城建声像档案管理工作面临的问题与对策[J].中国管理信息化，2018（09）.

作者简介

邢娟（1982-），女，汉族，湖北黄梅人，本科，中级馆员，从事档案管理相关工作。