加强工程建设项目档案管理工作的探讨

胡景梅

摘 要：我国建设行业的发展脚步不断加快，相关建设企业的档案管理工作也取得了新的进展，其档案管理的信息化程度正在不断的加强。随着我国法制化建设的不断完善，目前建设企业的档案管理工作也初步取得成效，但尚未能完全符合时代的发展需求，无法做到与时俱进。针对这一问题，建设企业档案管理人员应该不断提高自身的档案管理水平，优化档案管理过程，制定出完善的档案管理制度，从而提高建设企业的档案管理质量。本文针对如何加强工程建设项目档案管理工作进行探讨，分析了目前工程建设项目档案管理工作的主要问题，并提出具体的解决对策，希望能够为相关管理人员起到一些参考作用。

关键词：工程建设项目;档案管理工作;问题;对策

随着社会的快速发展，各类设施建设也在不断的完善当中，而我国的建设企业档案管理工作还存在着一些普遍性的问题，无法适应时代的发展，对此建设企业应该不断的加强研究，并采取有效的措施解决这些问题，从而提高自身的档案管理水平，促进建设行业的快速发展[1]。

1 工程建设项目档案管理中的问题

1.1 档案管理信息化水平低

在建设企业的档案管理工作当中，档案信息化管理是一种新型的管理手段。传统的手工纸质档案管理理念深入人心，所以也使得档案信息化管理在建设企业当中的普及度较低，许多工程单位对此不够重视，也没有充分的发挥出档案信息化管理的实际作用，从而导致我国建设企业档案信息化管理水平较低，只能在整体档案管理工作当中发挥辅助作用。一些企业在开展档案管理工作时，依旧习惯于将信息资料进行手工操作，这也使得档案管理工作的效率较低，而且对档案的保管也产生了一定的影响[2]。

1.2 档案管理人员的操作性较差

建设企业的档案管理工作具有极强的操作性，尤其是人事单位的相关档案管理工作更是需要认真对待。因此加强档案信息化管理不仅仅是对企业管理水平的提升，更是对相关管理人员的一种重视。当前形势下，建设企业档案信息化管理工作对档案管理人员的操作能力的要求较高，而相关企业档案管理人员的个人素质却相对较低，无法有效的开展档案信息化管理工作。目前档案管理人员的专业水平较低，这主要是因为受到传统纸质档案管理模式的影响，而且在日常工作中缺乏信息化操作的相关技能，因此无法有效的开展电子化的档案管理工作。

2 加强工程建设项目档案管理的有效对策

2.1 工程项目实施前，相应准备工作的铺垫

建设单位当中有许多技术人员对档案管理没有正确的认识，而且也没有产生足够的重视，因此在具体的项目实施过程当中，没有和档案记录进行有效的配合。对此，在工程项目施工前，其所涉及到的单位和部门应该进行相关的动员和宣传工作，并使其对档案管理的重要性有一个全面的了解和认识，从而摆正工作态度，促进档案管理工作的有序开展。而由于档案管理工作涉及范围较广，包含的部门较多，因此相关的档案类别也存在着一定差异。因此，应该将档案管理的相关责任落实到各个部门的每一名员工身上，从而全面地收集资料。有必要的话，建设企业也可以将档案管理工作的相关细节在承包合同当中进行体现，从而为档案管理工作的顺利开展提供保障[3]。

2.2 工程档案信息管理系统的完善

建设单位想要更好的开展档案信息管理，则应不断的完善管理系统，确保工程的顺利进行。对此，建设企业应该鼓励相关的管理人员高效的开展档案管理工作，提升管理效率。管理人员应该对工程的档案信息管理的基本需求进行了解，并制定出规范化和现代化的管理目标。建设单位的管理人员在获取信息时应该确保有效性和快捷性，从而完善档案管理工作。相关管理人员还应该不断的更正档案信息管理系統，提高添加和消除记录时的准确率，保证查询效率[4]。

2.3 管理范围有所明确，工作重点有所突出

工程项目主要包括准备、实施、监察等几个步骤，而每一个步骤在开展过程中都会产生相应的记录资料，具体可以包括以下几个方面。首先是在工程的准备阶段，需要明确项目的相关资料文件、审核文件、管理机构审批文件、招标文件等。其次是在工程实施阶段，所包含的工程文件、安装文件、材料检测文件和具体的施工记录。之后是工程的监察审核阶段，此时应该出示监督规划文件、进度检查文件以及质量管理文件等。当工程完工进行验收时，还应出示相应的管理文件、结算文件、总结文件等。由于工程项目的规模大小、地域条件等有所不同，因此管理人员应该根据工程项目的实际情况来有效的把握管理重点，确保获得完整的档案信息，并进行有效的管理[5]。

2.4 管理人员素养的提升

目前建设单位的工程档案管理工作在系统管理上较为稳定，而管理人员对档案管理的基本认识也决定了档案信息管理工作的效率和水平。因此建设企业应该加强对管理人员的培训并提高认识，同时还应该强化管理人员的服务精神，提高思想认识和工作能力，并建立起完善的责任制度，确保相关管理工作能够准确的落实。

3 档案信息化管理

1）建设单位的档案信息化管理是新时期档案管理工作的首要任务，也是促进建设单位信息化管理的重要途径。建设单位将自身的纸质档案转化为电子信息进行处理，这样可以更加快捷，而且具有较高的安全性，还能节省空间，杜绝由于纸张老化和腐蚀等现象所造成的资料损毁问题。所以建设单位应该加快建设数据库，用以存放数据。具体的过程为管理人员通过扫描仪将相关数据转化为电子信息，并储存到企业的数据库当中，构建相关的信息处理系统，方便企业人员进行查询和获取。

2）建设企业在开展档案信息化管理工作时，应该采取有效的安全措施，从而解决目前电子档案在应用过程中所存在的安全问题，降低安全隐患。具体可以从以下几个方面来进行考虑。（1）及时对电子档案进行整理或格式转换。电子档案主要是通过计算机软硬件技术得以实现，而随着我国科学水平的不断提升，也会逐渐被新进的科技技术所替代。因此需要建设企业的管理人员对计算机技术的发展方向进行密切关注，当其发现自身档案管理工作中所使用的相关软件和技术产生变化时，应该及时进行更新，从而防止产生安全问题。（2）建立健全科学规范的管理制度。通过大量的实践我们可以知道，企业想进一步完善自身的档案信息化管理，则应制定出完善的管理制度，确保科学性和规范性。对此，建设企业应该不断的研究和制定出电子公文归档、电子档案管理等方面的相关政策和规章制度，从而确保档案信息化管理工作能够有序开展。此外，还要加强对管理人员的培训，确保其掌握相关的操作技能，并提高人员的安全意识。

4 结束语

综上所述，随着我国建筑企业的不断发展，其档案管理工作也变得越发重要。而建筑档案管理工作作为建筑企业管理环节当中的首要任务，在整个工程项目建设过程当中发挥着重要的作用。因此，建筑企业应提高工作人员的档案管理意识和专业技能，并不断的提高自身的档案管理质量，从而更好的顺应时代的发展。

参考文献

[1]吴卫红，潘运方.编制工程建设项目档案管理工作报告的探讨[J].城建档案，2019（09）：39-41.

[2]张勇.如何做好重点工程建设项目档案管理工作[J].智库时代，2019（25）：233-234.

[3]贺东连.关于重点工程建设项目档案管理工作的思考[J].办公室业务，2019（04）：127.

[4]胡顺忠.如何做好重点工程建设项目档案管理工作[J].城市建设理论研究（电子版），2019（04）：53.

[5]蔡军.加强重大建设项目档案管理工作之我见[J].兰台内外，2018（10）：34-35.