供电企业人事档案管理现状及其管理措施分析

于芝芬

摘 要：对供电企业来讲，人事档案管理和企业职工自身的利益密切相关。随着国内经济的不断发展，国家改革了系列人事制度，在现代化的背景下传统的人事档案管理存在一定的不足，对人事档案管理来讲保守的管理方式不利于供电企业的长远发展，对此我们要有清醒的认识，作为供电企业从事相关工作的人员，应该清醒的认识到要想保障企业适应时代的发展，就应该强化人力资源管控系统的建设，不断提升现代化人事档案管理体系制度。在本文中笔者首先分析了供电企业人事档案管理存在的不足，然后探讨了创新供电企业认识档案管理的具体措施，以期不断提升供电企业人事档案管理的水平和质量。

关键词：供电企业;人事档案;不足;创新

作为与供電企业员工息息相关的管理内容，人事档案工作应该得到企业的关注和重视。随着社会的不断发展和供电企业现代化企业制度的不断确立，我们要对目前供电企业人事档案管理工作中存在的不足有一定的认识，然后研究新的管理模式和措施，不断提升管理的质量和水平。在本文中笔者先分析了供电企业人事档案管理存在的不足，然后探讨了创新供电企业认识档案管理的具体措施，以期不断提升其人事档案管理的水平和质量，为供电企业的可持续发展提供良好的智力支撑。

1 供电企业人事档案管理存在的不足

1.1 载体存在缺陷

最近几年，很多电力企业完成了从纸质档案向数字化档案的过渡。但是，由于以数字化为载体的人事档案管理方式依然需要花费大量的人力、物力对其进行维护。很多情况下，调取想要的档案资源依然非常的繁琐。尤其是对一些诸如人事个人信息方面的资料，对其数字化后反而难以及时的把档案找出，在此背景下，一些供电企业更愿意使用传统的纸质档案资料，这就导致数字化的档案资源利用效率较低。不仅如此，一些地区依然采用纸质档案管理的方式开展档案工作，工作需要耗费大量的人力物力，浪费资源。

1.2 制度的缺失和管理存在不足

当前，国内一些供电企业依然没有建立完善的人事档案管理工作制度，一些单位虽然制定了制度但是制度不完善，存在有制度不执行的现象，有些企业制定的制度和自身的实际情况不符，不具有可操作性，这会对档案管理的效率造成一定的影响，对供电企业人事档案管理非常不利。不仅如此，一些供电企业的档案管理监督检查机制不完善，甚至缺乏相关制度，监管不到位甚至缺失，相关从业人员甚至出现故意泄漏人事档案信息资料的情况，这不仅对企业的形象造成损坏，也影响了个人信息安全。

1.3 创新力的不足

目前一些供电企业不重视人事档案管理的创新，导致企业内部档案管理从业人员的奖励和创新机制不足，一些人员安于现状，进取心不足。不仅如此，一些供电企业并没有完善的引入人才机制，这就导致内部创新力不够，管理效率不高，质量难以提升。

1.4 体系问题

供电企业对人事档案管理的方式直接影响着档案管理的质量和水平，目前很多供电企业并没有建立全面的档案管理体系，质量保障体系也不健全，和工作标准相比工作质量较低，无法满足当前高质量的发展要求，一些记录不完善。很多供电企业管理档案的方式较为落后，依然存在以文本记录为主的管理措施，很多信息化技术没有在档案管理之中应用，在信息化背景下，信息量较多，因此还是用传统的管理方式，无法满足档案管理高效性和便利性的要求。

2 新时期加强供电企业人事档案管理工作的措施

2.1 完善人事档案管理制度

对一些不合时宜的规章制度，供电企业应该坚决革新，建立健全和新形势下相匹配的管理制度，确保人事档案管理工作趋于科学、规范。及时、完整的收集档案信息，科学的鉴定档案的真伪，确保归档档案的正确性。就档案借阅来讲，人事档案要区别对待，需要履行相应的手续才能供其阅览。及时、完整的更新档案资料，对新的内容要及时的加入其中。

2.2 加强干部队伍建设

进入新世纪后，信息化技术获得蓬勃发展，在各行各业中均有使用，我们应该用信息管理代替传统的档案实体管理，所以这就要求从业人员要具有一定的信息化技术，因此培养高素质的人事档案管理人才就显得格外重要。人是决定供电企业人事档案管理的第一要素，现代化背景下，人事档案管理人员应该积极转变角色，从实体管理人员转向管理和发布信息管理人员，这对人事档案管理的信息化程度至关重要。需要从业人员具有应用信息化技术的能力，能够在计算机的帮助下对人事档案信息进行管理。电力企业培养专业化的人事档案管理人员，笔者认为可以从以下几个方面着手，其一，理论性内容和业务技能培训同时进行，现代化的电力企业需要现代化的人事档案管理，这就需要从业人员具有扎实的理论功底，还应该对档案管理工作的原则有清醒的认识，对相关管理技能非常熟悉。其二，培训现代化信息技术，我们应该把培训重点放在档案管理软件的应用上，提高管理人员的实操水平，让他们对档案管理软件非常熟悉，对各个功能均有了解，成为信息化管理档案的专家，这对相关软件功能的真正发挥很有帮助。

2.3 记录和存储的创新

随着时代的进步，目前可以看到今后的发展趋势为网络化和信息化，因此我们可以用信息化档案代替传统的纸质档案，在单位内部大力推进构建档案管理网络，实现信息之间的相互勾连。在信息化技术的帮助下，采用网络化的方式管理档案，或者下放档案信息录入权限，这可以保证及时的录入相关信息，也可以减轻专职管理人员的工作量，各个部门都可以通过网络上传信息资源。不仅如此，对传统纸质档案来讲，新型的存储载体具有较强的优越性，小空间、容量大、容易复制等，信息内容保存的更加安全和便捷。如构建完善的认识档案管理信息平台，在互联网技术的帮助下开展相关工作。如高速压缩上传技术、数据库技术等先进技术的使用，把纸质版的档案资料及时变更为信息化档案系统，确保信息库资料完整无缺。

2.4 创新档案管理模式，实现现代化管理

加强创新意识，首先就应该更新立卷制度，改进工作方法，不仅体现在装订的形式上，还体现在手段上，应该考虑如何便于开展工作，为日后的利用奠定基础，对工作出现的问题和不足，我们要开动脑筋，做一些小革新、小创造，以便于起到事半功倍的效果。在档案管理工作中还应该加强现代化技术的应用，借此实现更好的管理效率和更好的管理质量。一些比较繁琐的管理内容，我们可以借助信息化技术来完成，如数码技术、影像技术、条形码技术等应用等，可以不断提升工作效率，实现更好的管理水平。

3 结束语

对供电企业来讲，人事档案管理工作比较繁琐，我们应该用动态的眼光对待问题，不能保持其静止不变。目前阶段，国内一些供电企业已经开始实现集约化的人力资源管理，在此过程中人事档案管理工作扮演着重要的角色。因此，革新供电企业人力资源管理，实现更好的工作质量，体现工作效果是目前供电企业人事档案管理从业人员应该思考的问题。

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