办公室文书档案的管理及常见问题探讨

梁璐

摘 要：办公室文书档案管理的管理水平的高低影响着企事业单位整体管理水平的高低，但是目前办公室文书档案管理仍然存在诸多问题影响着办公室文书管理的管理水平以及企事业单位整体管理水平的提升，因此本文首先对办公室文书档案管理的理论进行简要概述，其次对办公室文书档案管理中的常见问题进行详细的论述，最后有针对性的提出相关改善措施。期望本的论述能够帮助相关人员更深入的认识办公室文书档案管理及其现状中存在的常见问题，为解决办公室文书档案管理中存在的问题提供些许有益的启示。

关键词：办公室文书档案;管理问题;办公自动化

1 引言

一方面，办公室文书档案在单位的发展运营中记录和保存单位事物各项内容的，是单位决策，进一步发展的重要数据来源，对于单位有重要的作用，因此我们应该加强对办公室文书档案的管理;另一方面，办公室文书档案的管理是单位整体管理的重要一部分，影响着单位整体管理水平。而现实中办公室文书档案管理中存在诸多常见问题严重影响办公室文书档案管理水平的提升，因此本文有研究的必要性。

2 办公室文书档案管理理论概述

办公室文书档案管理是指专门人员对记录着单位发展运营中的各项事务的文书档案进行保存，整理，归类等的管理行为。办公室文书档案管理经过总结可以得出其具备两大特点：一是文书档案管理的目的是收集和保存与单位相关的材料，便于日后查找和利用;二是管理的手段主要是对文件进行收集，分类，编目编册，妥善保存;三是文书档案的载体具有多样性，可以文书档案性质以及内容的不同可以选择纸质或者电子等方式。

3 办公室文书档案管理的常见问题

3.1 对办公室文书档案管理工作的重视程度有待提高

由于单位的文书档案管理对于单位没有产生简单直接的经济效益或者产生经济效益的周期较长，因此很多单位没有认识到办公室文书档案管理工作的重要性，对文书档案管理的重视程度远远不够，因此对办公室文书管理工作的资本投入很小，进而导致办公室文书档案管理混乱，不科学且效率低下。

3.2 办公室文书档案管理的衔接脱节

办公室文书档案管理需要文书档案管理的专门人员到各个部门进行档案收集，然后再进行分类整理进而进行保存，因此涉及到很多部门之间的协作。各个部门负责文书档案管理的人员与专门负责整个公司的文书档案管理的部门由于对文书档案内容以及书写方式的了解以及沟通不够导致文书档案内容以及书写方式不统一，严重影响办公室文书档案管理水平。

3.3 办公室文书档案管理模式单一且滞后

随着电子信息化的飞速发展，办公室文书档案管理模式也进入信息化时代，但是众多单位仍然沿用传统单一的人工方式对文书档案进行管理，这样一方面会产生人工误差;另一方面不便于记录，查找等管理工作的展开，严重影响管理效率，影响办公室文书档案管理水平的提高。

3.4 电子文书与纸质文书档案管理存在问题

纸质以及电子是文书档案管理的两大最主要的载体，随着信息化水平的不断深化以及电子办公的普及，电子文书档案管理所占比重日益提高，虽然电子文书档案管理相较于纸质更加便于记录，查找，但是文书档案的安全性和真实性也受到威胁，很容易被复制或者篡改，因此我们应该倍加关注。

3.5 电子文书档案管理人员素质有待提高

伴随着电子信息化水平的不断深化，我国办公室文书档案管理也进入电子化时代，因此传统的文书档案管理方式已经不适应时代的发展，对管理人员的计算机操作能力，数据库操作能力等专业技能以及素质的要求也更高了，因此为了提升办公室文书档案管理水平，文书档案管理相关人员的素质有待提升。

4 办公室文书档案管理优化策略

4.1 提高对办公室文书档案管理的重视程度

提高单位对办公室文书档案管理的重视程度是解决办公室文书档案管理中存在问题的首要问题，只要重视起来才能顺利开展相关提高办公室文书管理水平的落实工作。具体可以采用举办讲座和学习会等宣传方式让相关人员尤其是单位的决策层以及管理层了解到提高办公室文书档案管理水平的重要性，提高重视程度，进而加大资金投入。

4.2 健全文书档案管理制度

没有规矩不成方圆，因此要想保证文书档案管理工作顺利有序的进行就要制定完善的办公室文书档案管理制度，让相关工作人员按照规章制度工作，一方面让文书档案管理有标准可以依据;另一方面将文书档案管理的责任落实到具体的人员，提高相关管理人员的责任意识，促进办公室文书档案管理朝着规范化方向发展。

4.3 加强文书档案管理部门的衔接

做好文书档案的衔接工作是确保提高工作效率和质量，提高管理水平的关键之一。我们首先应该在管理制度中明确文书档案衔接的相关内容，确立相关标准保证銜接工作顺利有序进行;其次应该根据单位实际情况制定好各部门之间衔接工作的具体计划;第三应该加强各部门之间的沟通交流，统一文书方案管理的内容以及书写方式，确保文书档案管理规范化。

4.4 提高办公室文书档案管理人员的素质

文书档案管理人员的专业能力以及专业素质是确保办公室文书管理水平高低的关键因素之一，我们大致可以从两个方面提高办公室文书档案管理人员的素质：一方面定期举办计算机操作以及文书档案管理等方面的培训会以及学习交流会，培养和提高文书档案管理人员的专业能力以及综合素质;另一方面采用物质以及精神奖励等机制鼓励相关人员自发进行学习，定期举办考试进行考核，对于优秀员工予以物质奖励或者公开表扬。

5 结束语

综上所述，对办公室的文书档案进行科学合理且有效的管理对于提升单位整体管理水平十分重要，但是目前办公室文书档案管理工作存在重视程度有待提高;办公室文书档案管理的衔接脱节;办公室文书档案管理模式单一且滞后;电子文书与纸质文书档案管理混乱;电子文书档案管理人员素质有待提高等一系列问题。本文在对以上问题进行简要论述的基础上从提高对办公室文书档案管理的重视程度;健全文书档案管理制度;加强文书档案管理部门的衔接;做好电子文书与纸质文书档案的管理工作;提高办公室文书档案管理人员的素质五个方面入手对改善办公室文书档案管理现状中存在的问题提出有效策略。期望本文的论述能够帮助相关人员更深入的了解办公室文书档案管理存在的问题，不断提升办公室文书档案管理的科学性以及有效性。

参考文献

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