机关档案管理工作浅析

王才平

摘 要：结合我国当前政治经济发展的现状，本文针对我国行政机关在档案管理方面存在的问题提出了一些自己的看法。在机关档案管理方面，应该做好原始档案文件的分类归档工作，充分利用网络的优势，做好数字档案系统的建设工作，同时，紧跟形势，以文化激励为动机，在机关档案管理队伍建设上积极创新，提高档案管理人员专业水准，提升档案管理水平，为经济社会的发展提供优质高效的档案管理服务。

关键词：档案管理;氛围;创新;激励

为适应我国各行各业的迅猛发展，我们需适时对国家行政机关的档案管理工作加以重新审视。步入网络信息时代，急剧膨胀的政治经济文化等全面发展，使得各级行政机关每天产生着海量的讯息。当前，各级行政机关职能部门管理的档案存在着范围广、内容多且杂、数据量庞大的特点，传统档案管理思想指导下的档案管理服务已无法满足当今社会发展的需要，因此，各行政单位档案馆（室）的规范化建设必须提上议程，而作为文字档案不可或缺的数字档案库的建设和提升更是势在必行。

1 当前机关档案管理工作存在的问题

1.1 对档案管理工作认识不明确，档案管理制度单一且不规范

在人们的固有思维中，档案就是死的、一成不变的“古董”。档案管理工作很清闲，就是看看报纸喝喝茶。这些根深蒂固的思想严重偏离了档案管理的初衷，人为造成了档案功用的部分缺失，不利于充分发挥档案的社会功用。同时，由于档案管理是一个长期且不凸显的过程，其社会价值难以在短期内显现。这使得机关档案管理工作在领导心目中的地位偏低，甚至认为档案管理可有可无，这使得档案业务开展时在争取人力物力财力等支持方面更加困难。机关档案管理制度上的缺乏，行政上流于形式，平时工作做得不细致不到位，缺乏有效监督和指导，都与这种认识不到位是分不开的。

1.2 管理队伍素质整体不高

一是档案管理人员综合素质良莠不齐。在档案管理事业的改革及调整中，能适应新形势的档案管理人员较少，能够独立或者团队开展档案信息化建设的计算机等软硬件和网络管理专业人员不足，专业技术人才“青黄不接”现象在有的机关档案管理部门时有发生，这些都严重影响了机关档案工作的顺利开展。二是档案馆（室）之间的人员交流不足，信息流动性相对比较单一。档案馆闭门造车，和其他档案馆（室）从没有业务的交流和合作，久而久之，本馆（室）的业务老化单一，没有新形势新思路，档案的收集和利用以及服务功效大大减弱。

1.3 档案资源建设不完整，软硬件设施缺乏

一是档案资源建设不完整。目前各级机关档案馆（室）所保管的档案，纸质档案还是占据着半壁江山，而更为生动形象便捷的录音、录像和照片等非纸质载体的档案占据的分量依然很轻，声像档案还是空白的现状也屡见不鲜。由于档案来源的连续性，纸质档案继续大量存在，档案馆（室）一般都能及时对纸质档案进行归档。随着技术的发展，非纸质载体的档案数量不断增多，如果这些大量产生的非纸质档案（特别是电子档案）不能被及时准确地收集整理归档，严重影响档案资源的完整性，而回过头来再对这些非纸质档案进行归档工作，又势必造成国家财力、人力、物力资源的巨大浪费，且影响非纸质档案及时传输和利用。二是缺乏现代化的档案管理设备和技术。我国机关档案馆（室）的服务方式仍然以传统的手工查阅方式为主。虽然一些档案馆（室）配备了电脑，但大多数只是将计算机用于实现单一的管理目的，如建立案卷的电子目录、统计与检索等。至于其他档案专用设备，则更是少之又少。现代化的档案管理设备的缺乏直接影响档案综合处理能力，后续对基础纸质档案的整合和再加工也难以为继，档案的社会公众利用率也就大大降低。

2 加强档案管理的相关措施

2.1 完善档案管理制度，实施依法治档

坚持贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及其他档案管理规章制度。机关档案管理部门不仅要提高自身的档案法律意识，强化档案法制观念，依法治档，依法护档，依法用档，更要重视全体公民的档案意识和法制观念的培养，为档案事业健康有序的发展提供有力保障。

2.2 打造高水平档案管理人才队伍

首先，机关档案管理部门要具有危机感和竞争意识。面对知识经济的挑战，机关档案工作者要把开拓创新意识贯穿于整个档案工作中，要勇于冲破原有条条框框的限制，敢于向传统的理论、观念挑战。建立专业化的档案管理人才科学培养机制。在档案管理队伍人才建设方面，首先要注重对基础好、勇于进取的馆员培养;其次，加強专业人才的引进。在招公和事业单位招考工作中，及时地要面向社会招聘不同层次的网络及计算机技术人才。引入竞争和绩效激励机制，建立定期考核制度，让每位馆员都有忧患意识和危机感，调动他们的积极性，从而提高馆员的整体素质。第三，加强机关档案馆（室）间的交流与合作。通过交流，才能相互对照、分析和研究，然后扬长补短，借它山之石来攻玉，才能加速实现档案管理现代化的步伐。

2.3 积极引进先进技术，合理优化档案纸电资源建设比重

一是引用先进的电子设备和信息技术。改变传统的档案进馆渠道和形式，运用先进手段获取档案信息，推动档案事业的发展。在纸质档案收集整理的基础之上，增加其他档案载体的种类，诸如音像、图画、多媒体等载体，使档案工作向深度和广度发展。而电子设备和信息技术的采用，可以大大地提高档案工作的效率，人们不必费时费力到档案馆现场查阅，通过手机、网络等就可以翻看自己需要的相关档案;纸质档案易受到外界的破坏，难以抗拒自然界的影响，而电子设备的采用可以保护纸质档案，科学合理地延长其寿命。二是不断优化馆藏结构并拓展现有馆藏的信息资源。机关档案管理部门在建设并优化数字信息馆的同时，也要深化基础业务的发掘工作，要广开渠道，通过各种手段和形式，丰富现有的馆藏资源，并不断发掘现有馆藏信息。只有做到合理并科学的信息结构优化，才能发挥档案的信息服务功能。而对不同载体信息进行重组、综合加工就成为机关档案馆（室）发掘自身潜能的必要措施，这是当今社会生产力的要求，只有做到这些，才能将各种档案合理优化，并加以开发利用，为实现档案便捷的现代化建设奠定基础。

3 结语

知识经济浪潮的到来，给机关档案馆（室）带来巨大的机遇和挑战，机关档案管理者只有解放思想、不断探索，对档案馆目前的现状和未来的前景有一个较为理性的分析，紧紧抓住这难得的历史机遇，以积极的心态迎接挑战，才有可能充分发挥机关档案馆（室）在知识经济中的作用，为实现中华民族伟大复兴提供强有力的动力。

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