借鉴国外管理经验 提升设备共享水平

蓝蔚青， 谢 晶， 陆文宣， 许四杰， 王文俊， 周颖越

(上海海洋大学 a. 食品学院; b. 实验室与设备管理处， 上海 201306)

0 引 言

高校承担着人才培养、科学研究和社会服务的重要使命，大型仪器设备是其不可或缺的物质基础[1-2]。“推动高校仪器设备和优质实验教学资源开放共享系统建设”也是国家全面深化改革的中心工作[3-4]。作为高校实验设施的一部分，大型仪器设备代表着其科研水平与发展方向，也为高校开展实验教学与科研工作提供了重要保证[5]。熟练掌握大型仪器的使用将能为创新人才的培养发挥重要作用，更是创新人才培养的重要途径。然而，在我国高校中，大型仪器设备的平均利用率一般低于25%，部分高校的设备利用率更低，共享效果不理想，相比之下发达国家这一比例高达170%～200%[6]。

随着管理人员的专业化和管理水平的提升，我国高校逐渐认识到实现大型仪器设备的共享有助于提高资源使用效益和效率，增进学术交流和学科交叉研究，促进使用专业化和社会化，因此也将“开放共享”理念纳入大型仪器设备的管理体系中[7]。近年来，我校在“高原学科”与“一流学科”等建设经费支持下，实验室软硬条件得到较大改善，用于教学科研的大型仪器设备台套数、质量与总值均有明显增长。截至2018年10月，生命、海洋、食品、信息、工程与海洋生态等六大学院现有的大型仪器设备中，20～30万元的190台，总值4 689.9万元；30～80万元的302台，总值13 207.7万元；80万元以上的80台，总值13 371.5万元。

目前，学校已有部分大型仪器设备进入上海市或校级大型仪器设备共享服务平台中，全面对外开放，为学校的人才培养、教学与科研工作发挥着举足轻重的作用。然而，随着教育投入的不断加大与设备台数的与日俱增，仪器重复购置、使用效率低、服务水平差等问题随之而来，与高校各项事业的发展不相适应[8]。① 设备随着使用时间的延长与使用次数的增多，多数存在不同程度的老化，对大型仪器设备开展定期维护管理势在必行；② 对大型仪器设备的主要使用人与操作者——青年教师与研究生对设备的使用能力有待提高。③ 对百万元以上的特别贵重设备，专人操作的对外服务水平也显不足。因此，如何开展大型仪器设备的共享，提高大型仪器设备的使用率，更好改进服务质量，是当前高校实验室管理者面临的主要研究课题。在分析当前高校大型仪器设备采购与共享管理现状的基础上，通过对日本与美国高校大型仪器设备制度建设、设备管理与使用收费等共享开放服务工作进行介绍，进一步分析其带来的工作启示。

1 日本高校大型仪器设备开放共享服务

在日本高校中，普遍存在实验室空间有限的问题，为合理使用建设经费，降低实验室运行成本，多数高校专设了大型仪器公共服务平台，并在全校范围内实现共享。以日本鹿儿岛大学为例，其下属的基因实验分中心建于1999年7月，由一幢独立四层大楼组成，总建筑面积1 504.7 m2，位于该校的中心位置，以方便校内师生共享使用，该中心仅有2名专职管理与技术人员进行平台的日常运行管理，工作开展有条不紊。

1.1 制度建设

该中心经过多年尝试，现已针对设备使用、药品购置、废液排放与收费管理等制订出相对全面且可操作的管理制度，同时还将各类通用大型仪器设备按其功能类别、使用频次与研究领域等按楼层、研究室进行整合分类。大型仪器设备的专职管理人员其主要职责是做好设备的维护保养，设备的故障维修则按规定上报通过后由供应商统一负责[9]。设备使用严格实行培训合格后上岗的管理制度，由专、兼职教师与仪器公司培训工程师定期开设设备使用讲座，培训合格后的师生方可独立使用；大型仪器设备的使用由申请者网上预约，管理人员后台审核通过后给其分配权限，使用者可凭指纹扫描进入；中心实验楼配有指纹识别的门禁装置，电子监控设施全方位监控。每台大型设备旁均标识了其简易操作规程与维护人员信息。设备开机的同时便在电脑终端中留有使用记录。同时，中心还要求使用人完成实验后须在记录本上录入设备运转情况，以方便设备管理员根据记录开展仪器维护管理与故障排除，及早发现问题，从而提高设备使用率。

1.2 设备管理

为强化大型仪器设备的管理效率，中心已引入大型仪器设备管理系统对平台进行自动化管理，系统能实现使用预约、机时统计、信息查询、系统认证、使用授权、门禁管理、视频监控与计费收费等功能，管理员还可后台操作，定期给予信息管理维护等，中心平台的大型仪器设备全年全天候对外开放。申请使用人可随时进入系统，实时关注中心平台的通知公告与设备故障报告等，有针对性地申请使用。

1.3 使用收费

开展大型设备的日常维护需要有相对可观的经费予以保证，而经费除由高校仪器设备管理专项经费支出外，更多由设备使用者予以承担。为确保设备正常运行，日本高校也制订了详细的收费标准。检测费用按设备的实际使用时长、检测样品数与服务标准等进行分类收费。使用完毕后，由管理部门在规定时间内将使用明细提供给使用方，由其签字确认后，年终结算造表上报财务部门，从其科研经费中扣除。管理制度的完善与使用者的自律使收费制度得以正常实施，仪器设备出现问题可在经费保障下及时维护。

2 美国高校大型仪器设备开放共享服务

美国的科研仪器平台主要面向社会开放，以提高其运行绩效[10]。平台设备一般由政府出资或部分出资购置，可使财政资金的利用率得到有效提高，促进社会科学研究与创新活动的更好开展。美国高校的大型仪器设备平台多建于公用空间，此举可便于用户与管理人员、用户间互动交流，提升平台的科研氛围。

2.1 制度建设

美国大学既是国家科研工作的重要基地，又是培养高级专业人才的关键场所，其对大型仪器的共享管理具有相对严格规范的操作规范[11]。高校按照《关于对高等教育机构、医院及其他非营利机构给予拨款资助的统一管理要求》的规定，其有义务向联邦政府部门开展的研究项目开放，但不得对平台所属研发项目的正常运行造成影响。如需为非联邦政府部门和机构提供服务，则要经联邦政府部门批准后方可使用。高校具有促进平台开放共享，提高仪器设备使用效率的义务，通常会出台绩效考核制度，强化共享激励与约束机制。相关职能部门按照前期合同承诺的约定条款逐一进行考核，考核通过后方可拨付运维费用。

2.2 设备管理

科技进步促进美国高校信息化水平的提高，其大型仪器平台也进一步加强了设备的信息化建设与管理，以方便用户实现设备使用状况的实时查询与预约使用等功能。对此，美国高校也建立设备信息化管理网站，通过对共享大型仪器设备的功能参数、服务领域、申请流程、收费标准等信息一一明示，同时平台还上传相应仪器设备使用视频教学资料与电子培训教材，以方便使用者随时下载使用。此外，平台还鼓励用户使用公共平台设施，申请者只需在使用前填写申请表即可，但须承诺在公开发表的论文上注明平台信息，以扩大平台的知名度与影响力。

2.3 使用收费

由于用户性质与使用目存在差异，美国高校平台设备共享收费有所区别。如果使用者属非营利目的使用，一般不收取费用；如以为获得专利或其它收益而使用平台设备的，则按“回收所有成本”的原则收取费用。美国高校如未得到联邦政府的法律授权，将不能将开放共享的仪器设备以较低价格为非联邦机构提供使用服务，对企业提供服务，平台通常参照商业标准收费。服务费收入按项目收入的有关规定合理使用。

3 共享管理工作启示

通过对日美高校大型仪器设备共享服务管理经验的学习，我国高校在制度建设、信息化管理与服务质量等方面仍有待进一步完善。因此，有必要在学习借鉴国外实验室管理经验的基础上，根据自身特色，有针对性地开展大型仪器设备的开放共享等服务工作。

(1) 完善大型设备的日常管理制度。建立完善的大型仪器维护与管理制度，是大型仪器设备高效使用，达到物尽其用的基本保障[12]。基于此，我校近年来先后制定并完善了“开放平台建设与管理实施细则”“贵重仪器设备管理办法”“维护维修管理实施细则”与“有偿使用收费及结算管理实施细则”等各类制度，进一步对大型仪器设备的使用及收费管理予以明确。同时，还遵照《关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》精神，将设备按其种类与服务领域配备专职管理员，明确其责权利，并适当利用研究生实现部分大型仪器设备的自主管理。

(2) 加强设备共享的信息化建设力度。“互联网+”时代的来临，给高校实验室信息化建设带来新契机，也为平台服务能力提升提供新发展[13]。因此，只有建立完善共享设备机组的运行管理信息化平台和集中开放实体化平台，才能从源头上控制设备的重复购置，提高其运行效率。在借鉴日美高校实验室管理经验的基础上，我校现已初步建成大型科学仪器网络共享平台。该平台能提供设备的基本信息、开放范围、开放时间、使用预约、使用计时、经费结账、机时统计与绩效评估等基本功能，正处于试运行当中。

(3) 推进大型仪器的共享收费制度。做好大型仪器设备的维护保养是确保平台工作顺利开展的保障，使用收费制度的实施则是保证维修基金得以落实的基础。因此，高校应推行“按需预约，有偿使用”的工作原则，面向校内外相关单位开展大型仪器设备的共享服务，制定出合理的设备使用收费标准。同时，将收取费用中的一部分作为维修基金，用于大型设备的日常维修保养。目前，我校实验室设备与管理处已对纳入共享平台的大型仪器设备开启了“绿色通道”。如共享设备在使用期间出现故障，设备管理员可通过书面申请，并经审核认定后，维修费用可按校院各承担50%的方法实行，并设立大型仪器设备分析测试基金，合理引导更多大型仪器设备纳入共享平台管理。

(4) 强化大型设备管理人员队伍建设。实验技术人员是大型仪器设备正常运行的关键，高水平的科研工作开展依赖于实验技术人员合理的开发、使用和管理先进的仪器设备[14-17]。大型仪器设备对管理人员的技术水平提出了更高要求，只有对大型设备的使用原理、工作机理与操作流程有清楚的了解，才能确保其正确操作、日常维护与简单故障排除。因此，高校应在完善定编定岗与考核办法的前提下，通过外部引进与内部培养相结合的方式，加大对现有平台大型仪器管理人员的培训力度，根据其现有岗位特点，尽可能提供其外出培训的机会，并鼓励青年骨干在职攻读硕、博士学位。使其在胜任本职工作岗位的基础上，更好利用大型仪器设备开发实验方法，开展校内外师生的仪器使用培训工作，达到一岗多能。

4 结 语

通过日美高校大型仪器设备开放共享管理经验的学习，也为我国高校更好完善实验室设备的日常管理工作，提升工作效率与服务质量打下基础。因此，有必要在学习并适当借鉴国外管理方式和工作理念的同时，强化对实验室大型仪器设备的精细化与集约化管理，为高校学科实力的更好提升提供有力保障。