全 生 命 周 期 设 备 招 标 的 关 键——标 前 管 理

章 文 丽

(上海交通大学 招投标与政府采购办公室， 上海 200240)

0 引 言

随着全球一体化市场经济的高速发展，带动了商业经济领域空前活跃，招投标是市场上进行交易的一种方式。招投标是文明社会高度发展进步的产物，是预防腐败行为的天然屏障，招投标又是一项专业技术性较强的工作。为了规范招投标活动，保护国家利益，社会公共利益，提高经济效益，确保招标质量。即使最小的招标项目，事前的准备工作也是决胜的最基本因素。强化招投标标前管理，不仅是对科学的招投标法律法规的敬畏，遵循“三公”原则，更对规范、提升企业的管理质量具有十分重要的意义[1]。

1 标前管理内容和现实意义

招投标的标前管理一般包括：经办人员的多方沟通、购买设备的市场充分调研、经费到位情况等。调研的途径多种多样，电话访问、实地考察或者网络咨询等[2]。所谓兵马未动粮草先行，前期沟通并非串通，而是为即将到来的激烈博弈清除障碍，充分了解该设备的国内外主流产品以及生产厂家履约情况，做好应急预案，提醒用户经办人提前熟悉招标流程，技术上与投标潜在人充分沟通，不能有过多承诺，以免在后面投标现场如果未能如愿，会心生怨恨甚至升级为质疑投诉事件。谈判技巧的灵活运用等，均有助于获得预期的谈判效果[3]。

随着国家放管服政策的落实深入，全国各地在执行涉及工程、货物和服务相关招投标与政府采购活动时，会遇到各种各样的政策不明确，落实执行无法到位等情况，主要原因是缺乏政策理论支撑。为能够得到更加理想的效果，首要任务就是应当健全相关规范制度[4]。1999年《中华人民共和国招标投标法》和2003年《中华人民共和国政府采购法》年代已远，后来在2015年出台的《中华人民共和国政府采购法实施条例》和2017年出台的《中华人民共和国招投标法实施条例》也无法适应当今快速发展的市场经济要求，只有与时俱进优化招投标法律法规，才能做到有法可依，有法必行。而构建完善的法律法规，是保障招标公正的关键[5]。从项目单位采购招标的实际需求出发，最大限度降低优化采购成本，提升采购质量，为了保障招标采购程序合法合规，又能物尽其用。高效扎实的标前准备工作就显得尤其重要，为后期变幻莫测的开评标奠定了坚实的基础，越来越受到从业人士的高度重视，以防为本才能真正的标本兼治防患于未然。纵观全生命周期的设备招投标流程，标前管理只是其中的一个准备阶段，却事关成败，为后面的工作奠定了坚实的基础。是招投标工作是否顺利的风向标。

2 标前管理中存在的问题

2.1 前期准备资格审查不到位

前期的资格审查是招投标环节的基本准入初步筛选，让具备投标能力的单位通过公开公平的形式招标。广大潜在供应商都有机会通过这个公开的竞争平台参与投标。资格审查是对公开招标项目的潜在投标人投标资质和投标能力的遴选，使那些真正有市场竞争力的供应商进入到后面的评标环节。是招投标活动前期的一个非常关键的步骤。在实际的具体工作中往往不够重视。主要问题表现在:

(1) 资格预审不合格。资格预审是指在开标前，对投标单位的资质进行预先审查，排除资质不符合的单位[6]。在前期的资格审查阶段，会遇到一些资质缺乏或投标条件未达到，为了能参加竞标，虚假购买资质和资格，在审查环节作假；有的找人代法人签字盖章等，而招标单位在前期审核时检查不仔细，导致后面的招标流程带来不可预知的隐患。

(2) 监管制度缺失。招标法对招投标活动没有明确的监管单位，一般是属地化管理，设备由当地的机电办和招投标办共同管理，机电办负责进口设备的审批和报关手续。招投标办公室负责特殊情况如质疑投诉等的协调斡旋工作。

(3) 特殊行业准入资质不够。在资格审查过程中，经常会对潜在投标单位的投标资质、产品质量和企业诚信等进行一个初步的前期评估，以保证后面的招投标过程的客观公平。对于一些特殊情况，除了一些常见的入门资质条件外，在标前管理中还需对该货物的准入资格进行把关审核，反之会带来中标隐患，比如液体气罐，必须确认产品是否通过了当地质量监督局的安全测试，是否颁发了相应的安全证书。政府部门可建黑名单制度，针对违法、违规人员，在一定时间内禁止其进入市场交易活动[7]。

2.2 招标文件编制不完善

招标文件是用户对采购需求的具体描述，是招标工作中最重要最基本的法律文件，招标文件的规范是否，直接影响投标文件和合同的材料严谨性，是后续开评标流程的基本保障和前提条件。

(1) 招标需求不明确。编制招标采购文件时，需清晰描述出采购设备的数量型号和属性，是开评标环节报价的基础和依据，用户方技术需求中所列的明细应该和技术需求相一致，才能保证招标文件的完整性和专业规范性。这是标前准备工作中应该重视和预防的风险关键环节之一。但业主单位编制招投标文件时具体环节把控不严，如在招标文件的技术参数描述时，尽量客观准确，让投标单位目标明确，减少因为沟通不畅带来的信息不对称，绝大部分的投诉和质疑等复杂情况由此而来。

(2) 标前市场调研不到位。标前管理工作，在于招标管理部门与用户单位在开评标前充分沟通协调的过程，对采购设备的市场进行前期调研，熟悉该设备国内外主流品牌和情况，特别是设备的国内外同行使用反馈如何？制定详细具有前瞻性的调研措施，以防在招投标工作中会遇到意想不到的节外生枝事情。

2.3 现场变更技术指标

采购设备的技术参数，是招标文件最为关键的环节。前期多次反复进行立项审批和可行性论证报告，是为了确保采购该设备的急迫性和必要性。但在具体操作过程中，经常会遇到技术参数不够精确或者有变化需要变更，如：关键技术参数(带星号的关键指标)增减；设备到货期的变更；付款方式的变更；到货港口或机场的变更；评标办法中具体打分项的分数调配变更等。还有甚者用户在评标现场提出新的项目预算变更、增减技术参数的现象，使招投标活动的严肃性和权威性受到极大挑站。个别用户直接在技术参数中隐藏有歧视性和排他性条款，指明购买某一品牌的设备和物资，使整个招投标活动面临潜在不公正风险和后续被质疑投诉的风险。

2.4 招标文件与合同的潜在风险

招标文件和投标文件分别是招标采购的两项标志性基础性文件，是执行评标结果的主要理论依据材料。随着全球化经济社会的到来，设备采购选择面较大，相应会带来许多不确定性和潜在的各种风险。风险分析与防范是业主单位在招投标阶段工作的核心内容[8]，提前做充分的市场调研，对可能存在的各种风险进行评估和预测，并制定切实可行的备选预案。合同执行的风险一般有两种：① 类是由于合同本身有先天缺陷，条款不够严密详实，文字描述存在歧义，容易被钻空子。中标方在执行时出现问题，属于合同“先天发育不良”带来的风险。② 合同的具体执行条款有瑕疵，和招标文件不完全一致造成的。这种问题在日常的招标工作中比较常见，在前期的标前调研环节就应该提前预防。一般来说，合同条款是根据招标文件的条款制定的，在实际工作中出现最终合同中的部分技术和商务合同条款在招标文件中从未出现过，这种脱节现象非常容易招致质疑投诉和意想不到的麻烦，影响了招投标工作的顺利收尾，会花费许多的人力物力在澄清协调上面，给招标采购工作的严肃性和权威性带来负面的影响。

3 强化招投标标前管理的解决对策

3.1 必须高度重视标前管理

(1) 思想上高度重视。招标采购前期准备工作管理与组织质量直接决定着招标采购质量[9]。深刻认识到标前沟通的重要性和不可替代性。把细致的市场调研列入工作流程中，提升招标工作的效率和质量，减少招标后半段的质疑和投诉。看似标中、标后管理的原因，但实际上是忽视了加强标前管理的结果[10]。

(2) 实行招采专员制。实行招采专员责任制，每个采购二级单位配置一个招采专员。采购管理人员不仅要熟练操作招标项目，而且要学会以技术经济视角分析招标采购数据，熟知不同院系招标需求的特点，为各级管理层提供准确的决策依据[11]。能够负责该部门的招标业务和咨询服务，专人专岗，有利于熟悉采购部门的整体情况，能够快速理解采购设备的采购动机和技术商务方面的实际招标需求，设身处地尽快采购到用户满意的设备。

3.2 提前介入标前管理

招标项目的标前管理要提前启动，采购单位在前期的市场调研已经成为一项重中之重的工作。① 招标采购是一个招标人与投标人、投标人与投标人之间博弈的过程[12]。提前介入熟悉项目所属区域的属地化法律、法规及设备相关专属情报，当前该种设备的国内外发展趋势和常用竞争品牌，用户单位前期使用过的同类设备反馈资料汇总，设备生产材料是否属于主流，设备的生产工艺是否成熟，售后服务是否完善，有无升级产品，配套的耗品耗材是否齐全，是否属于技术先进产品，生产材料的供应情况是否良性循环，生产施工技术和流程方法是否科学合理，生产全过程和后期处理是否环保等。必须实事求是符合当今市场经济的运作规律，用户通过招标采购的博弈形式，遴选出预选方案。② 潜在供应商的市场调研是各项调查中一项必须要做的功课。详细调查已经购买标书的供应商的公司基本情况，技术能力、管理、注册资金和商业信誉，以前曾经做过的业绩，用过产品的反聩情况，哪些公司参加了标前现场勘察哪些公司交了投标保证金，可以进一步推断出参与现场投标的公司，以防投标公司突变，影响常规流程的顺利进行。

3.3 严格预审各种投标资质

梳理招标采购工作监管部门，建议成立招标采购监管工作小组。采取前紧后松的方式管理。① 审查投标单位投标的合法性。如：行业技术资质、企业诚信、设备相关的安全证书等。② 审查投标单位的投标能力。如：具备生产质量可靠设备的能力，能够满足招标文件的技术需求，有近3年的客户合同复印件等。

3.4 提前制定相应的应急预案

由于涉及人员较多、实际操作复杂等问题，在现实生活中难免会存在一些问题和风险[13]。根据采购单位的采购需求和经费具体变化情况，为每个招标项目量身定做应急预案。为招标失败或者中途停止招标等意外情况做出应对的措施。

3.5 控制好招投标流程的关键环节

(1) 精确书写招标文件。注重招标需求部分文字行文准确性和逻辑性，准确描述用户的技术部分需求，而且前后一致，描述清晰，重点突出容易理解。不规范的招标文件还会使调查不充分，容易造成少算、漏算情况发生，同时也会出现废标情况[14]。避免容易引起误会和歧义的文字和标点符号，商务部分条款齐全，后续的服务条款具体详细，既容易执行落实又预防后遗症发生，为后续开评标工作奠定扎实的理论基础。

(2) 招标设备的理解到位。前期的可行性论证报告是对采购设备的大致需求，在后续的招标采购时根据使用特点准确把握。如果属于高校和科研机构的科研设备，一般要求高精尖，主要是进口设备居多。如果属于通用设备一般是国产设备居多，满足技术需求的基础上，最低价中标率较高。

(3) 选择合适的评标办法。为了保证招评标活动的顺利进行，灵活选择和运用不同的评标方法很重要[15]。根据采购设备的市场行情和技术需求等综合考虑，量身订制科学合理的评标办法，有效制约评标现场专家的打分，既不会轻易流标，又不会出现评标分数现场紊乱的情况发生。

4 结 语

综上所述，加强招投标领域的标前管理至关重要，充分做好前期市场调研和多方沟通，根据招标项目的背景特点和准备程度，提前预估后面开评标步骤可能会出现的各种问题，并提供详实的应急措施，能够提升采购招标的质量和效率，减少质疑投诉的发生率。能够保证招标的项目质量，提高经济效益，预防腐败行为等。强化招投标标前管理，不仅是对当前形势下招投标行业各项法律法规的致敬，也是对管理人员的规范训练，对营造良好的招投标与政府采购市场氛围起到了模范引领作用。