高校校友档案建设探析

张 玲

人才是国家发展、民族振兴的第一战略资源，对高校来说，校友是最宝贵的人才资源。建立和完善高校校友档案，充分挖掘校友的财力价值、智力价值、信息价值、宣传价值和社会影响力价值［1］，对高校的建设和发展具有重要的意义。

一、高校校友档案建设的现状

2018年4月，笔者查阅了北京、天津、上海、重庆、河北、河南、山东、山西、内蒙古、宁夏、湖南、辽宁、吉林和黑龙江等省（自治区、直辖市）45所高校的官网，发现高校校友档案的建设与归类主要有两种：一是绝大部分高校未将校友档案单列，而是将“知名校友”列入“人物档案”，按照人物“四分法”或“八分法”来收集知名校友的档案。例如，北京大学和清华大学档案馆均有北大、清华杰出校友的实物档案、人物档案和声像档案等；虽然上海交通大学在2008年8月6日颁布施行了《上海交通大学校友人物类档案工作规范》，建立了专门的校友人物档案管理系统，但是，其档案征集对象仍是在该校工作或学习过的知名校友，与人物档案的收集内容类似。二是有极少数高校已从传统的收集学籍档案转向关注校友在校期间的生活、学习和参与社会活动等方面的档案材料。例如，华北电力大学于2012年10月颁布实施了《华北电力大学学生班级档案管理实施办法》，征集校友所在班级管理过程及结果的史实性材料，包括学生班级的综合材料、教学活动材料和学生活动材料等，这在很大程度上丰富了校友在校期间的档案材料。

2018年1月，从中国知网上搜索“高校+人物档案”和“高校+校友档案”，共搜索到相关文章50篇。首先，从研究内容看，一是将杰出校友归到“人物档案”中进行征集与管理，以人物档案为核心，探讨其构建、开发和利用的相关问题。二是以学籍档案为依托，拓展校友成长档案的收集范围，探讨高校校友档案建设的必要性、存在问题及材料收集方法等。其次，从高校校友档案的类目所属看，有的主张将校友在校期间的学籍档案按照正常分类进行保管，毕业后的成长档案可重设“XY”（校友）类，再以校友姓名为二级类目进行归类［2］；有的学者主张校友的成长档案一级目录仍为“JX”（教学），二级目录可分设毕业后的各类材料［3］；还有学者主张校友档案以育人内容为横轴，可分为思政教育类、科研创新及自主创业模范类、励志类、业务突出贡献类、志愿服务奉献类等，以年份为纵轴，时段与校庆相结合，体现校友间的传承［4］。关于高校校友档案的界定主要有两种：一是指校友在校期间，即从录取到毕业所形成的各种文字材料［5］，或以学籍档案为依托形成的在校期间的各种文本或影像资料［4］，以及其他形式的历史记录；二是指校友“在校期间及毕业后形成的对本人、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录”［3］，即在校期间的学籍档案和毕业后的成长档案等。

二、高校校友档案建设面临的困难

无论从理论研究还是从实践探索来看，高校校友档案建设都处于起步阶段，困难重重。

（一）制度不全，执行难

《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）是高校档案管理的主要依据，27号令中第15条列举了高校档案材料的一级类目，即党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类，暂未单列出校友档案。高校校友档案是否有必要建立，应归属于哪一种档案门类，征集对象如何明确，收集范围有哪些等都不明确。由于高校校友档案建设管理的规章制度不健全，再加上实践经验的不足，因此，将会直接影响高校校友档案的开发和利用。

（二）重视不够，投入难

人才培养、科学研究、服务社会与传承文明，是我国高等教育的基本任务，长久以来，人才培养一直是高校强调的重中之重。在高校中，因受传统档案管理思想的影响，加之档案信息利用率低、档案管理人员素质参差不齐，使得上至领导，下至广大师生、行政管理人员对档案工作的认识都不够全面、客观，其档案管理意识普遍薄弱［6］，从而导致对档案工作的人力、物力和财力的投入严重不足。尤其是校友档案，若单列出来作为一个新的门类来管理，对于人力、物力和财力都匮乏的档案馆来说，则是一项比较棘手的任务。

（三）体制不顺，归档难

高校档案管理体制是档案工作顺畅运行的内在基础，校友档案的征集范围广，涉及部门多，档案内容繁杂，不仅包括在校生的学籍档案，还有毕业生的成长档案；既有文字性的纸质材料，又有实物、照片等声像材料，全面收集的难度大。目前，很多高校校友的学籍档案管理较好，校友工作开展得有声有色，但是，校友档案建设工作却严重滞后［2］。档案管理体制不顺，工作运行机制不活，立卷归档部门职责划分不清，势必造成校友档案的收集难、归档难。

（四）征集不力，利用难

校友档案是高校档案的重要组成部分，是高校人才培养成就的重要见证［7］，是校友学习成长的印迹和记录。目前，很多高校的校友档案仅限于学籍档案“四大表”（高考录取表、新生入学登记表、成绩表、毕业登记表）的收集，是按部就班的静态收集，渠道单一，形式古板，内容不详实。校友毕业后的成长档案涉及到校友的工作经历、业绩、成果、社会活动等，内容繁杂、材料多样、涉及部门多，在很大程度上增加了档案收集的难度，限制了校友档案的开发和利用，这是造成国内高校校友档案建设难的重要原因。

三、对高校校友档案建设的思考

第一，因校制宜，量力而行，分类开展高校校友档案建设工作。目前，高校校友档案上无国家档案制度的规范与保障，下无高校校友档案建设的成功实践经验可循。鉴于广大师生的档案意识普遍薄弱，高校对档案工作重视不够，人力、物力和财力投入不足的现状，各高校可因校制宜，量力而行。关注校友档案凭证作用的高校，可全力做好学籍档案的收集、服务和利用工作，推进学籍档案的数字化建设与服务的个性化与网络化建设。看重校友档案育人功能的高校，除了学籍档案的完善之外，可借鉴华北电力大学班级档案材料的收集经验，以班级为单位，丰富校友在校期间的综合材料、教学活动材料、课外活动材料等，按照思政教育类、科研创新及自主创业模范类、励志类、业务突出贡献类、志愿服务奉献类等全面收集校友毕业后形成的业务、成就、成果、社会活动等方面的材料，以更全面、更真实、更接地气的校友档案服务本校的中心工作。关注校友且校友工作做得好的高校，一方面可进一步做好校友工作的档案材料规范入档；另一方面以校友会为依托，可在完善校友基本信息的基础上，构建校友信息库，做好校友成长档案的全面收集。各高校可根据实际需要建设本校的校友档案，待时机成熟后，亦可自下而上地推动高校加强校友档案制度建设。

第二，厘清概念，明确范围，增强高校校友档案收集的针对性。高校的人事档案、学生档案、教学档案、人物档案均与校友档案在档案材料上有重叠之处，但是，归类材料各有侧重，且档案的利用服务也存在较大的区别。人事档案是按照履历表、自传材料、鉴定考核材料、学历学位等学籍材料、政治历史材料、党团材料、奖励、处分、录用、任免、评聘和其他等12类材料组成，一般存放在有人事档案存放权的人事档案管理部门；学生档案是校友人事档案的一部分，即在校期间产生的相关材料，包括新生录取表、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织关系、毕业生登记表等，存放在高校的档案管理部门，待学生一毕业，个人档案随其转走；教学档案主要是综合档案材料，如高考录取表、新生入学登记表、成绩表、毕业生登记表等，一般永久保存在所在院校的档案馆或综合档案室；人物档案是高校“存史、资政、育人”的重要历史记录，是指学校在某一学科领域贡献突出，在国内外教育界、科技界等有一定影响，对学校的发展有较大影响的知名人物的档案，其中包括杰出校友的档案，其收集范围有“四分法”（生平类、活动类、成果类、评介类）和“八分法”（生平类、职务活动类、成就类、评价类、与人物有直接关系的材料、音像与实物等载体的材料、口述历史类、其他补充类）［8］。虽然“校友”在广义上可指在本校工作过或学习过的人，但校友档案的征集对象最好界定为“在本校学习过的人”，收集范围可明确为校友在校期间与毕业后形成的档案材料，包括文字材料、电子材料、声像、照片、实物等载体的历史记录。在校期间的校友档案，主要包括校友从入学到毕业期间的学习经历，如入学材料、成绩、学籍变动、奖惩情况、毕业照片、证书等；在校期间参加的重大文体活动、社团活动、社会实践活动、比赛等的相关材料；参与的科研项目、重要学习成果材料；获得的奖励、表彰等。校友毕业后的成长档案，主要包括工作单位、联系方式、业务表现、成就成果、参加的重要社会活动、获得的重要奖励、表彰等材料［9］。

第三，理顺体制，搞活机制，创新高校校友档案管理模式。各高校依据自身对校友档案的管理理念及现实情况，要理顺体制，制定相关制度，划清归档部门间的职责，建立适合本校实际的校友档案管理模式。条件欠缺的高校，可全力做好学籍档案、教学档案的管理工作，与时俱进，力争实现信息的数字化、服务的个性化与网络化；条件具备，人力、物力和财力充足的高校，可实行高校校友档案分散管理、集中管控的管理模式。学校档案管理部门负责校友档案归档的指导和整体规划；教务处、学工部负责校友学籍档案、教学档案的全面、及时、规范归档；组织部、校团委负责校友党团组织关系的归档；相关院系可以班级为单位，负责校友的综合材料、参加重大活动、重要项目等材料的归档；校友会或校友办公室负责校友信息资源系统的平台建立，做好校友成长档案的收集。

高校校友档案管理工作任重道远，需要相关部门通力合作，需要高校投入一定的人力、物力和财力，需要校友的鼎力相助，更需要借助大数据的技术支撑，积极开发、利用高校校友档案，从而更好地为校友提供优质服务，更好地促进高校的可持续发展。