XM乳业存货内部控制研究

付宇鑫

[摘 要]本文通过对XM乳业存货内部控制中存在的问题进行研究，结合国内外研究理念，提出改进方法，帮助企业更好地实现存货内部控制，保护企业财产不受损失。

[关键词]存货;内部控制

[中图分类号]F426.82 [文献标识码]A

1 研究背景

存货是企业资产中重要的组成部分，是企业进行生产、经营活动的物质基础。一个产品从开始生产加工到生成完成出厂要经历许多环节，如果企业的存货数量过多，则会占用大量的企业流动资金，可能会使企业的流动性资金链有断裂的可能性。因此，作为企业来讲，对存货的内部控制研究要十分重视。但是大多数研究表明，我国的很多企业的存货内部控制依然仅仅停留在对制度的建设上，并没有发挥内部控制的作用，这些企业认为内部控制的建设就是一些简单的条文而已，管理层更多的时候仅仅考虑如何让企业的利润变得更高，对于存货的内部控制没有投入很大的关注。

2 国内外研究现状

2.1 国外研究现状

Maley（2008）建议企业限制存货储存区域的访问权利，只允许授权人员进入存储区，尽可能降低人员因素对存货数量的影响程度，保证存货的安全。Hollis Ashbaugh Skaife ，Daniel W.Collins，Willam R.Kinney（2008）通过分析研究企业的财务报表，发现如果一个企业的内部控制有缺陷，那么报表中的某些项目很可能会存在异常，而且使报表发生错误舞弊的风险提高。

Bragg（2011）在针对存货采购存在的风险进行分析后，帮助企业识别采购中的关键节点，明确改进重点，并提出200 条实务指导企业完善内部控制制度。Leavins（2013）认为企业可以利用无线射频识别技术标记公司存货，通过无线电波全程跟踪仓储过程，建立能够有效监控的技术体系以确保存货处理流程的规范性，为存货安全提供保障，帮助企业实现存货高效管理。

2.2 国内研究现状

王红云（2008）通过对中小企业的存货管理进行研究分析，在存货管理人员的控制、采购控制、领用控制、销售控制、盘点控制五个方面提出了建议。林世权（2008）等人通过对187家制造业上市公司的年报进行了数据分析，结果表明存货周转率较高的企业，资产利润率和净资产收益率都呈现上升的趋势，这表明存货的管理水平与公司价值为正相关关系，并认为企业的存货主要风险在于储备、减值、信息、金融四个方面。

王芳（2010）以企业存货内部控制的目标为基础，对中小企业存货内控存在的问题进行了研究，认为降低存货的成本可以为企业创造新的利润。徐军（2011）以商业企业为研究对象，对其存货内控存在的问题进行了研究，认为对于商业企业的存货内控而言，最关键的环节在于采购环节的控制，并对完善存货采购控制提出了整改建议。

3 XM乳业存货内部控制流程

3.1 采购环节

由采购部门提出申请，填制采购申请单之后，交给相关部门进行审批，审批通过之后再由财务部门付款，而供应商的选择由采购部门负责，严格按照企业实际的生产运营需要，选择符合条件的供应商，签订采购合同由采购部门和财务部门共同审批。

3.2 入库环节

所购的存货运至公司后直接进入仓库，由仓储部门的人员核对品种、数量等基本信息，如果涉及生产消耗，还应当有生产部门负责检验，鉴定其是否符合使用标准，再由仓储部门出具入库单，放入仓库指定位置。之后由生产车间填写领用单领用进行生产，仓储部门同时出具出库单。生产结束后将产成品或半成品运至仓库储存，仓储部门同时出具入库单。

3.3 出库环节

产成品发出时，由仓储部门出具出库单，清点数量之后再装车发运，XM乳业的库管人员出具的出库单，除了自己留存和准备交给财务部门以外，还会多出具一张，交给货车司机，在出厂区大门时由司机交给门卫备存。

3.4 盘点环节

XM乳业的财务人员会在每个月的月底定期與库管人员进行盘点，且这两个企业所生产的奶粉与酸奶由于储存条件的不同，分别存放于不同的仓库。

4 XM乳业的存货内部控制问题分析

4.1 采购环节存在的问题

XM乳业在实际的采购过程中，工作人员为了减轻自身的工作量，采用集体采购，增加了采购订单，为企业超额购进了存货，超出了企业实际的需要。在实际的采购过程中，一些员工没有及时地处理采购信息，不能够及时地处理采购订单，造成订单发生积压，加大了相关人员的工作量，促使其选择跳过采购计划的执行过程。这种做法加重了企业的仓储部门负担，造成存货积压，出现长期不使用的存货。

4.2 入库环节存在的问题

在XM乳业中由于验收人员的能力不足，导致企业验收入库的原材料部分存在变质的情况。据媒体报道，在湖南邵阳，部分消费者反映其所购买的XM乳业生产的6罐“因爱宝贝”系列奶粉中，有3罐存在异味和无生产日期的问题。在此事之后，XM乳业在湖南负责该系列产品的代理商已经宣布终止与XM乳业的合作，且就异味和无生产日期的问题向XM乳业发送了律师函。由于验收程序执行的不过关，在一定程度上不仅对XM乳业的利润产生影响，还对其企业形象有一定的负面影响。

4.3 储存环节存在的问题

XM乳业在实际盘点中发现，部分存放包装材料的仓库有漏水迹象，但是直到盘点时才发现，库管人员解释说是由于这些包装材料，有一两个月没有领用生产，且存放的位置在仓库的后排，而前面有大量的其他材料挡住了视线，没有办法观察到它的存放情况。但是。这些包装材料在账面上的价值比较大，由于库管人员没有将每一种负责的存货都检查清楚，可能存在变质、损害质量的风险，在一定程度上造成了企业的财产损失。企业的仓库没有电子物流系统，这就使得库管人员手上的存货数据没有办法及时地输入企业财务系统中，现有的存货与财务账面上的存货就会存在着差异，最终导致企业存货的数据不准确，

4.4 盘点环节存在的问题

XM乳业在实际盘点中发现它的仓库并没有建立电子物流系统，存货的数据记录比较混乱，盘点时出现很多错误;部分库管人员对于仓库内存放的物品不太熟悉，导致应该盘的存货实际上没有盘点到，最终和账面记录的产生差异;由于集团总部需要扭亏为盈，辞退了大量员工，对剩余的员工进行了岗位调整，而新到岗的负责与仓库对接的会计对其业务不太熟悉，对盘点中存在的差异无法进行合理解释，对仓库的情况也不是很熟悉，库管人员没有注意到有存货未被盘点的情况，而会计也同样没有发现;在企业自己年末盘点时会计就发现账面与实际库存存在差异，但是却没有及时地进行跟进处理，也没有调查其差异存在的原因，直至监盘时这个差异仍然存在。

5 完善XM乳业的存货内部控制的建议

5.1 改进存货的采购流程

XM乳业可依据企业的自身特点采取一个定量的采购方式，它主要是对订货量进行一个预算，给后续的采购活动提供一个较为具体的参照数值，并且要根据供应商距离企业的远近，结合运费，确定一个最经济的发货点与发货时间，同时预估每批的订货数量，减少采购、运输和存储的成本。但是，企业用于生产乳制品的重要原料是原奶，它具有时间的局限性，建议该企业采用定期采购的方式收购。企业的采购部门应该按照年初的生产预算，编制年度采购计划，并结合每年的淡季和旺季，将年度计划分解为月度计划，再根据生产部门的需要和企业存货的存量来提出物资的采购申请，按照企业规章制度规定的程序和权限进行审批。

5.2 严格执行存货验收流程

当企业采购的物资需要入库时，要经过严格的验收：首先要确保供应商发货的物资和企业的采购订单上的物资是一致的，按照采购订单来对入库的物资数量进行清点;其次库管人员应当对采购物资的外观进行检查，观察外包装是否完整，有無破损，标签是否完整等，可以随机抽几个货物进行拆开检查，看其是否有变质和破损;企业在采购乳制品时，应当对货物的质量进行仔细的检查，特别是要检查它们的关键质量指标;库管人员在对货物进行验收时，最好能够建立一个验收资料库，将经过库管验收的物资的各项基本信息都录入，以备后续的查验;负责验收的工作人员应当在验收程序结束之后，在相关单据上签字确认，将责任落实到个人。

5.3 规范存货仓储流程

按要求记录存货数据，每个库管人员要管好自己负责的区域，针对该区域存放的存货建立相关的台账，要保证出入库数据的完整，对本区域内存放的存货的相关规格、品种和存放数量等信息都要进行记载，及时地更新，并及时地向相关部门上报存货数据，绝对不能因为记载程序繁琐而采用简化手段，每个存货的数据都要日清月结，企业的存货在保管过程中如果出现问题，比如丢失、损毁等，则需要负责该存货存放区域的库管人员承担相关责任。

5.4 完善盘点后续工作

（1）对盘点结果进行分析。在企业的盘点工作结束之后，参与盘点的员工应当对盘点结果进行分析。如果存货的盘点结果和企业账面记载的数量不一致，要对差异的产生原因进行调查，最好是要做成一个书面报告，向相关部门及领导汇报。如果存货在盘点过程中发现其出现损毁变质的情况，要及时进行处理，可以由仓储部门选择销毁或者是由销售部门进行折价处理。

（2）做好盘点准备。企业在进行存货盘点之前，要做好盘点的准备工作。首先，要对参与此次存货盘点的工作人员做好分工，明确每个人需要到哪些区域盘点哪些存货，要对参与盘点的人员进行培训，明确解释说明盘点过程中将要使用的方法和程序。其次，参与盘点的工作人员应当在盘点过程中端正态度，认真负责，不包庇，不隐瞒，保证存货盘点结果的真实、准确和完整。最后，企业在确定参与盘点的人员时，最好能做到互相监督和互相制约，每次的盘点结束之后都要所有参与盘点的工作人员进行签字，将责任落实到个人，最大程度减轻舞弊风险。

[参考文献]

[1] Maley， Amy H.Internal Control for Inventory[J]. Newspaper Financial Executive Journal，2008（08）.

[2] Hollis Ashbaugh‐Skaife， Daniel W. Collins， William R. Kinney Jr.， and Ryan La Fond .The Effect of SOX Internal Control Deficiencies and Their Remediation on Accrual Quality[J]，2008（08）.

[3] Bragg SM. Inventory Best Practices[M]. Accounting Best Practices， Seventh Edition. Hoboken： John Wiley & Sons， Inc，2011.

[4] Leavins JR， Ramaswamy V. Improving Internal Controls Over Inventory With Radio Frequency Identification Technology[J]. Review of Business Information Systems， 2013（02）.

[5] 王红云.建立健全中小企业存货的内部会计控制[J].财会月刊，2008（21）.

[6] 林世权，甘卓霞，谭如潮，冷洪，姜旭红，车伟红，周志国，刘友荣，周卫强，何娟.企业存货内部控制研究[J].经济研究参考，2008（53）.

[7] 王芳.中小企业存货内部控制诊断及改进策略[J].商业会计，2010（22）.

[8] 徐军.浅析商业企业存货内部控制的完善[J].商业会计，2011（17）.