关于医院人事档案信息化建设的几点思考

王欣斌

[摘要] 随着社会发展、科技进步和医院人力资源配置能力的提高，传统纸质的医院人事档案管理方式已日趋无法满足当今医院对于人事档案全流程、全要素的管理需求，因此医院人事档案信息化建设逐渐成为各医院信息化建设中亟待解决的目标。该文针对该院人事档案信息化建设现状进行分析与讨论，以期为今后该院人事档案信息化建设提供一定参考。

[关键词] 医院;人事档案;档案管理;信息化建设

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）12（b）-0153-03

Thoughts on the Informatization Construction of Hospital Personnel Files

WANG Xin-bin

Department of Personnel， Zhoushan Maternal and Child Health Hospital， Zhoushan， Zhejiang Province， 316000 China

[Abstract] With the development of society， scientific and technological progress， and the ability of hospitals to allocate human resources， the traditional paper-based hospital personnel file management method has become increasingly unable to meet the hospital's management requirements for the entire process and all elements of personnel files. Informatization construction has gradually become an urgent target in the construction of information technology in hospitals. This paper analyzes and discusses the current situation of personnel file information construction in our hospital， in order to provide some reference for the future construction of personnel file informationization in our hospital.

[Key words] Hospital; Personnel file; File management; Information construction

隨着社会发展和科技进步，信息化管理的理念亦被引入到各医院人事档案的管理之中[1-2]。由于医院人事档案收录了全院每名工作人员的基本信息、个人履职经历、各项考核鉴定结果、职务职称晋升、岗位变动和所受表彰奖励等重要信息资料，对于全院各类优秀人才的培养使用和人力资源的合理配置等都起着至关重要的作用[3]。由于该院人事档案信息化建设处于起步状态，相关软硬件建设还未正式建立，对人事档案信息化建设需求仍处于探索讨论状态中。目前，该院人事档案信息化建设主要存在信息化重视程度不足、信息化建设水平偏低和维修、维护人才匮乏等问题，该文就该院人事档案信息化建设现状，分析和总结目前信息化建设存在的问题和困难并针对性地提出一定的思考和部分对策，以期为今后该院开展人事档案信息化建设提供一定参考，现报道如下。

1  人事档案信息化建设现状

1.1  档案信息化重视程度不足

由于长期以来的国内医疗管理环境和固有的管理思维模式限制，医院管理者往往以医疗技术为中心，对于培养和引进优秀医务人才以及采购新仪器、新设备“关怀备至”，而对于人事档案管理的认识程度不足，没有意识到人事档案管理是医院管理工作的重要组成部分[4]，没有将其作为重点工作加以重视。加之长期以来的传统人事档案管理方式已“深入人心”且未出现过严重的错误，导致医院管理者对于开展人事档案信息化建设的决心不够坚定。此外，由于“重投资、轻管理”的陈旧理念仍有留存[5]，至今该院尚未正式启动人事档案信息化建设，对于人事档案信息化管理能否发挥其应有的效能亦缺乏足够的信心。

1.2  档案信息化建设水平偏低

该院档案信息化建设长期处于水平偏低的状态中。一方面是由于档案管理部门信息化建设所需要的软硬件设备为数年前配置，且仅限于文书档案室使用，起初发挥了较为积极的作用，但随着计算机软硬件的迭代更新和人事档案管理的保密性需求愈来愈高，加之长期以来硬件和系统缺少足够的经费用于更新换代以及数年前的操作系统对于新型人事档案信息化系统兼容性不强，导致现有的软硬件设备不能满足人事档案信息化建设的根本需求。另一方面，档案管理人员是医院人事档案管理工作中的直接参与者和实践者，其对于信息化系统的学习和使用能力的高低直接影响信息化建设的水平[6]，由于长期缺少针对信息化系统的培训和对市场现有的信息化系统的了解，加之自身能力素质亦缺少足够的锻炼，往往满足于现有的纸质档案管理模式，对于开展人事档案信息化建设存在较大的思维惰性。

1.3  维修和维护专业人才匮乏

该院目前缺少专业性的档案系统的维修和维护人才。究其原因，一方面原因是该院设备科日常肩负着全院医疗设备的招标采购和医疗设备的维修维护工作，其日常工作较为繁琐和耗时，没有过多的精力对今后人事档案信息化管理设备设施的维护和维修进行学习和钻研。另一方面原因是目前开展的文书档案室的信息化系统并非该院自行研发，为地方软件公司购买并安装调试，该院信息科工作人员对于此类系统涉及几乎为零，这对于今后开展人事档案信息系统的使用存在不利因素。第三方面原因是该院医学工程人才编配较少且工作繁重，今后档案信息化软硬件维修和维护力量不足。

2  关于加强信息化建设的几点建议

2.1  提高思想认识，坚定建设决心

通过提高思想认识来坚定医院信息化建设的决心意志，可以通过市场调研、邀请档案专家来院指导授课和组织相关人员到其他先进医院参观学习，深入对人事档案信息化管理的理解和认识，深刻领悟在当前科学信息发展阶段人事档案管理的新理念和新模式[7]。此外，还可以将前期的软硬件投资、更新维护、后期使用查错纠错等均纳入到人事档案信息化建设规划当中。最后，还需要提高档案管理人员对于信息化手段用于管理人事档案的思想认识、责任意识和信息意识，并且管理层应当坚定档案信息化建设的决心并合理规划人才队伍的整体建设，建立信息化建设对于发挥人事档案管理最大效能的信心。

2.2  加快软硬件建设，定期组织培训

软硬件建设是信息化建设的基础，是档案信息化建设工作的核心工作。加快档案信息化的建设主要有两种方式：①加快对档案管理信息化建设的各类硬件的基础建设，配置计算机、高速打印机、高速复印机和高清扫描仪等基础设备的办公区;配置系统服务器、交换机和大容量硬盘等设备的档案信息储存区;配置档案柜、复印机和装订机等设备的档案查阅区。②在硬件建设的同时，采购与医院规模现况相符合的人事档案信息系统软件，并对系统的管理、操作使用和维修维护等各项工作和要素进行梳理，用图表的形式进行规范，建立和完善各项制度和流程，内容尽可能涵盖每一个步骤、每一种情况、每一项规定，尽可能使未来医院的人事档案信息化系统少出或不出人为因素导致的数据混乱或崩溃，尽量缩减不必要的维护次数和维护时间。此外，在信息化建设完成后应定期聘请专业团队组织对医院人事档案管理人员进行培训和继续教育，使得档案管理人员的信息化系统使用水平、能力素质和基础建设同步提高。

2.3  加强人才培养，指定专人负责

根据信息化系统维修和维护人才匮乏的现状，医院应当加强对医学工程人才的培养力度和人才梯队建设，聘用专业水平较高的医学工程人才并构建一支偏向于医院信息系统管理方向的医学工程人才团队。由于人事档案涉及到每名工作人员的基本信息和履职情况，保密程度要求较高[8]，因此在未来信息化建设的同时亦需加强信息的安全管理。通过制定安全防范措施，例如采用内外网物理隔绝、及时更新系统漏洞和网关加密等技术[9-10]，避免人事档案遭受网络攻击和尽可能地减少失泄密隐患。此外，人事档案系统的管理关系到每名工作人员的切身利益[11]，其容错率必须控制在极低水平且档案数据务必做到完整、清晰和长效[12]。根据以上两点，未来人事档案信息系统和设备须指定专人负责对其进行维修和维护。

3  总结

综上所述，医院人事档案信息化管理是顺应历史发展和时代潮流的，是医院人事档案管理发展的必经之路。尽管该院人事档案管理的信息化建设尚未起步，各项工作都处于讨论分析中，但通过对该院信息化建设现状分析，提高信息化管理的思想认识、加快软硬件建设和人才培养进度，可为下一步该院人事档案信息化建设的开展提供一定的思路和方法，从而提高该院人事档案管理水平，助力人力资源合理配置，满足该院现代化发展需要。

[参考文献]

[1]  许鑫.医院档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017（19）：128.

[2]  Jinguo Wang.The Transformation of Hospital Informatization Management Mode[A].Research Institute of Management Science and Industrial Engineering.Proceedings of 2017 5th International Conference on Mechatronics，Materials，Chemistry and Computer Engineering（ICMMCCE 2017）[C].Research Institute of Management Science and Industrial Engineering：计算机科学与电子技术国际学会（Computer Science and Electronic Technology International Society），2017：3.

[3]  高应爱.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（13）：198，200.

[4]  黄富才.医院综合档案信息化管理现状及优化策略分析[J].中国管理信息化，2019，22（12）：157-158.

[5]  张柱.对于提高医院人事档案信息化管理的几点思考[J].办公室业务，2016（21）：106.

[6]  崔寻吉，陈棋.医院综合档案管理存在的问题及改进策略[J].档案时空，2019（6）：52-53.

[7]  郭丽娜.当前医院档案管理信息化建设中存在的问题分析及对策[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（48）：206-207.

[8]  白杨.做好档案管理安全保密工作的研究探讨[J].办公室业务，2018（12）：107.

[9]  Ayatollahi Haleh，Shagerdi Ghazal. Information Security Risk Assessment in Hospitals[J].The open medical informatics journal，2017（11）：37-43.

[10]  李莉.医院电子档案管理与档案信息安全防护研究[J].兰台世界，2019（S1）：142-143.

[11]  Li Luyong，Yu Hao，Liu Xiran. Establishment and Management of the Electronic Files of Professionals in Hospitals[J].Chinese Medical Record English Edition，2014，2（2）：72-75.

[12]  鐘巧琴.医院档案信息管理平台建设的若干思考[J].中国管理信息化，2019，22（11）：152-153.

（收稿日期：2019-09-17）