创新档案管理理念实现档案管理信息化

张容

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-127-01

摘 要 信息时代下，信息技术的广泛应用推动了档案管理的信息化建设，这不仅完善了档案管理信息化系统内容，同时也丰富了档案管理理念、档案人员及管理模式的创新和优化，提升了档案管理水平。本文将重点对档案管理信息化的优势、面临的挑战及实现路径进行分析和阐述。

关键词 档案管理 创新 信息化

一、档案管理信息化的优势

（一）提高档案管理工作效率

传统档案管理多是采用人工作业管理模式实现的，工作效率低下，且会因为人为失误导致档案数据存在偏差，进而降低档案资料的准确性。而在信息时代下，信息技术被应用到档案管理中来，通过计算机技术、网络技术等的联合运用，构建了较为完善的档案管理信息化系统，人们只需通过鼠标点入或指令输入即可调取相关档案资料，大大提高了档案翻阅和查询效率，节省了更多人力、物力上的损耗。

（二）资源共享

传统档案管理模式下，档案资料数据的查询需要与多个部门进行协商，确定准确时间进行档案调取和查阅，工作效率低，时间较长，一旦出现紧急情况，就会阻碍工作的开展。但信息化档案管理的建设和应用则规避了上述问题，工作人员只需通过计算机操作即可与档案所在部门沟通，并结合自身权限完成档案资料的及时调取和翻阅，加快资源共享，更好地发挥了档案资料的作用。

（三）信息存管时间长且稳定

传统档案管理以纸质资料为主，随着时间推移，纸张会出现风化、破损等问题，很难重新修复。而信息化档案管理则不存在这一问题，其将档案资料转化成数字化形式存管在系统或U盘中，延长了档案资料存管时间，增强了存管的稳定性。

（四）增大档案管理安全系数

传统档案在传输过程中容易受到外界环境或人为失误等的影响而出现丢失或损坏的现象，但信息化管理下的档案资料不存在这一问题，更好地保证了传输效率，增强信息传递安全性。

二、档案管理信息化面临的挑战

（一）网络媒介对档案管理保密性的影响

信息技术的发展和应用虽然对资源共享带来了便利，但是由于受网络开放性特征的影响，为档案管理保密性带来了挑战。在档案信息化管理中，因管理人员安全意识水平不高，信息技术操作不规范，很容易导致档案数据的泄露或丢失，进而带来较大的风险及经济损失。

（二）档案管理部门缺少合作意识

竞争趋势的日益加强，人员及部门之间合作意识的缺失越来越严重，这一现象严重阻碍了档案管理工作的开展，削弱了档案管理自动化建设效果。基于此，档案管理部门应树立正确的合作意识，促进合作，及时解决档案管理信息化建设中存在的问题。

（三）电子档案管理水平较低

随着档案管理信息化建设水平的提升，电子档案数量也在逐渐增多，电子档案管理成为人们需要思考的重点内容。在电子档案管理中，不但要注重数据转化的准确性，还需加强数据存储空间及容量的合理性，确保数据存储安全性，这样才能为档案信息化管理提供保障。

三、档案管理信息化的实施路径

（一）转变工作理念，创新服务方式

信息时代下的档案管理需要转变传统工作理念和模式，将信息技术融入到档案管理工作中去，将原本被动管理转变成主动管控，提高管理人员的服务意识，进而实现档案管理的创新和优化，落实信息化管理要求。同时还需通过实践活动的开展，了解档案管理工作要点和难点，做好信息资料的收集和整理，构建完善的信息数据库，加快资源整合，以实现信息资料的高效利用，提升档案信息化管理水平，推动行业发展。

（二）创新管理模式，提升信息共享效率

档案管理信息化建设中，提高资源共享效率是较为重要的内容。在信息技術应用的过程中，不但要构建信息化档案管理系统，还应构建完善的档案资料网络传输体系，通过相关软件的应用，实现资料数据的实时上传和传送，加快资料调取和翻阅速度，为相关工作的开展提供更多服务及保障。

（三）完善更新系统，创新管理和服务形式

档案管理工作人员需转变传统纸质档案管理的模式，将其转变成数字化形式录入到数据库中，并定期对档案信息实施更新处理，确保档案资料作用的充分发挥。同时还需要创新管理和服务模式，加强电子设备与互联网的有机结合，加快档案资料更新，以加强资料的全面性和准确性。再者，简化搜索模式，改进档案资料翻阅和查找效率。

（四）构建档案信息化管理团队

为达到档案信息化管理构建目标，建立专业性强，服务意识高的管理团队是尤为必要的。这就要求相关部门结合信息化建设需求，合理规划人员招募计划，引进先进人才，加大现有人才教育培训力度，增强其专业能力，深化其服务意识，为档案信息化管理的建设奠定基础。此外，还应构建完善的激励机制，通过物质和精神奖励的方式来调动员工工作积极性，加快信息化管理的深入。

四、结语

如今，档案管理信息化建设已经成为相关部门未来发展的重要目标，只有提高档案管理的信息化水平，更新管理理念，才能有效加强档案数据的全面性、完整性和准确性，进而增大档案资料利用率，为社会提供更多优质服务。

参考文献：

[1] 汝玉平.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].办公室业务.2017（20）.

[2] 邵文宁.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].办公室业务.2017（01）.