检察机关档案信息化建设探析

张洪斌 赵红兵

摘要：科学技术水平的不断提高使得人们的生产生活更加便利，办公逐渐朝着自动化的方向发展，在检察机关中，计算机已经广泛应用于档案工作的方方面面，使其档案管理水平得到显著提高，但很多检察机关的档案信息化建设工作开展的效果并不好。基于此，本文将对检察机关中档案的信息化建设进行分析与探究，希望为相关检察机关的档案管理部门提供一些建议，更好地进行档案信息化建设。

关键词：信息化;档案管理;检察机关

引言：

检察机关的档案充分记录了检察事业发展和改革的整个过程，是长期检察活动中产生的对于国家、社会具有保存意义的文字、图表、声像等多种方式的记录，并且是检察机关所有活动内容的初始记录。伴随社会的快速发展，档案的信息化建设成为检察机关进行档案管理工作的一个重要方向，也是推动国家档案信息化管理的必然要求。因此，研究检察机关档案的信息化建设具有现实意义。

一、培训档案管理人员

对很多检察机关的档案管理人员来讲，档案信息化是一个全新的事物。要想使检察机关的档案信息化建设得以顺利进行，离不开专业的信息化档案管理团队，如果只依靠将数字化工作外包到其他公司，无法使检察机关实现完整的档案数字化建设。检察机关为了顺应现代化档案管理需要，应对全体管理人员赋予全新的目标与要求，定期组织档案管理人员进行培训、学习、外出走访等活动，增强档案工作人员的档案信息化管理意识，增强信息化管理能力。由于检察机关案件多、整理案件工作复杂，因此应重视高素质综合型信息化人才的引进，使档案管理团队等到丰富和充实，注入全新的活力，提高整体的档案信息化管理能力，培养可以有效控制与驾驭档案信息化业务的精英骨干，从而符合检察机关现代化档案管理的要求，顺应信息时代的发展。

二、建立网络管理体系

检察机关应增强所有工作人员的档案信息化意识，将档案网络管理体系的优点充分发挥出来，把领导的重视当作中心，把档案部门的带动作用当作动力，把档案网络管理当作载体，对其进行最新的档案知识培训工作[1]。比如，檢察机关可举办档案技能培训、档案知识学习、网络知识竞赛等活动，利用以上活动让全体工作人员都可以认识到档案信息化建设的重要性，真正将其当成检察机关的全院性工作，让所有人都具备承担信息化建设责任、履行信息化建设义务的意识。

三、增强档案安全性

当前检察机关的档案室中，保存的主要为纸质档案，其主要特点是唯一性。每份纸质的档案都是孤本，通过多次、反复的调阅与利用，其纸质载体会受到不同程度的损坏，容易使档案数据信息的缺失，不能继续使用，从而带来不可预估的损失，特别是历史档案的唯一性与原始记录性使其存在极高的价值，由于古代保管年限久远、管理水平有限、纸张质量不好等多种因素，使得历史档案中的数据信息更加珍贵，因此，对档案数据信息进行保护是一项非常重要的工作。

检察机关通过对档案信息进行数字化建设，借助数字化扫描，把原有的纸质档案转变成数字化的图片，在网络上即可调阅与使用，不用再调阅纸质档案，使其保管寿命大大延长，并且检察机关还能在异地备份档案信息，从而有效保护了纸质档案。检察机关对档案进行信息化建设的过程中，需要做好数字化加工的管理、监督工作，利用相应技术手段全面监控纸质档案转变成数字化档案的过程，比如检察机关工作人员不可以把饮品与食物带到加工现场、将摄像头配置于加工现场进行监控等。

四、制定信息化建设方案

检察机关的档案信息化建设，还需要长期方案与短期方案的合理制定。其中，从长期角度来看，应树立检察机关档案信息化的长远建设目标，从短期角度来看，需要将目光放在改造硬件、档案信息化等方面上。检察机关应对每个年度新出现档案的信息化范围与进度进行科学定位，注重信息化建设过程的归档接口，每个年度归档文件的数字化效果越好，未来进行档案信息化加工的工作负担便会越小，减少旧工作未做完又出现新工作的现象。

检察机关应对所有档案进行定期整理，筛选出利用率高的一部分档案，使档案信息化投入的资金发挥出最大价值[2]。在进行硬件改造时，应从当前档案信息化的具体情况出发，不可以超前购买硬件，硬件设备的闲置会在很大程度上造成资金浪费，这是由于科技的快速发展使得大部分电子产品更新换代非常快，存储硬盘价格会逐渐下降，检察机关只需要按照每个年度增加的存储量购买相应数据硬盘即可。在进行软件建设时，检察机关应尽量对不同部门软件系统中的字段进行协调与统一，并且在设计、引进档案管理相关软件的时候，应尽量确保其数据接口齐全、兼容性强。进行库存档案的数字化加工时应加强扫描、著录等信息化建设力度，稳步促进自身的档案信息化建设，把它当作稳定、长期的工作确定下来，并将其当成考核档案管理人员的指标之一。

结语：

总而言之，检察机关进行档案的信息化建设具有十分重要的意义。档案的信息化建设并非一蹴而就的事情，也不能简单将其看做计算机与档案相结合，而是系统的、长期的工程。检察机关应根据自身的具体情况，培训档案管理人员、建立网络管理体系、增强档案安全性、制定信息化建设方案，从而推动档案的信息化建设。

参考文献：

[1]叶卿，谢立波.新形势下加强基层检察机关司法行政队伍执行力的研究与思考——以C市X区人民检察院探索实践为研究样本[J].法制与社会，2018 （28）：153-154.

[2]李郑阳.基层检察机关自行补充侦查权亟待加强和规范——卧龙区检察院对自行补充侦查权运用情况的调查分析[J].法制与社会，2018 （27）：101-102.