浅析电子发票对高校财务工作的影响

李昕

【摘 要】据统计，2019年电子发票开具数量已经超过了纸质发票，电子发票的迅猛发展为高校财务工作带来了极大的积极影响，深刻改变了财务工作各环节模式，也为财务工作带来了新挑战、新问题。本文介绍了电子发票的历史、特点，试析了电子发票给高校财务工作带来的新挑战，并提出了解决措施。

【关键词】电子发票;高校;财务工作

在信息技术高度发达的时代，将信息数据电子化已经成为了各行业发展的趋势，这在提升工作效率的同时，也给人们的生活带来了极大便利。随着“互联网+”在各个领域的延伸和普及，作为经济交往重要凭证的发票，也正在处于由纸质向电子化转变的关键时期。在高校财务工作中，電子发票发挥着越来越重要的作用，对高校财务工作产生了极大的影响。

一、电子发票的历史及特点

电子发票是电子凭据的形式之一，它以纸质发票为基础，以电子签章、全国统一编码的发票号码为有效性证明，用以说明并记录经济活动实施双方的交易内容，如时间、金额、明细等。

早在20世纪60年代中期，部分金融公司就建立了早期的电子交易系统，电子交易凭据的雏形随之诞生，为经济活动带来了一定的便利性。但是受制于当时的技术条件，各金融公司使用的电子交易系统不尽相同，也没有统一的执行标准，电子信息交换地局限性很大。为此，ANSI X12 EDI标准得以诞生，为电子发票的快速发展奠定了技术基础。进入90年代后，电子发票的技术更加成熟，应用越来越普及，特别是21世纪后，电子发票得到井喷式发展。在中国，北京、广州、浙江等省市于2012年率先试行电子发票，并很快在全国范围内得到迅速发展。据统计，2017年我国电子发票开具量达13.1亿张，预计到2022年将可能高达545.5亿张，保持超过100%的年均增长速度。

电子发票的迅猛发展主要源于其以下特点：

（一）无纸化电子数据，更节能环保。不同于纸质发票，电子发票的数据存储于服务器上，实施统计集中管理，根据需要打印，大幅降低了纸张的消耗，减少了环境污染。此外，电子发票只需要通过网络就可以流通，不需要物流寄送。

（二）便于储存和管理。电子发票存储于电脑中，使用者可用电子发票管理系统进行发票的搜索、查阅、核对等工作，节省了大量的人力和时间成本，同时也降低了出错几率。

（三）便于数据分析与应用。电子发票中包含了购买日期、项目、单价、数量、总价、税额等信息，税务和资产管理系统可通过软件接口直接调用，便于货物的统计、查找、追溯，可实现资产快速入账、入库，与传统的手工关联方式相比，极大地提升了工作效率。对于高校、企业来说，可利用发票信息进行大数据分析，提升经费保障的质量效益。

（四）增加了发票查验的安全性。电子发票数据经税务系统的信息加密，使用者无法擅自修改。在发票审核过程中，可根据发票号码查验发票的真实性。万一出现经济纠纷，电子发票也可以作为维权的重要依据。

（五）便于相关监察部门进行信息化监管。电子信息的汇总、计算、整理和传输都非常方便，监察部门可随时调取进行监管，提高了报销的纪律性。

二、电子发票在高校中的应用现状及存在问题

与企业财务相比，高校财务对于电子发票的接受程度相对较低，发展较为缓慢。近年来，高校财务工作中电子发票的使用率逐年上升，在带来便捷的同时，也浮现出一些新的问题。

（一）电子发票在报销中存在重复使用的可能性

传统的纸质发票由卖方开具，对于买方来说具有唯一性、不可复制性。报账时，审核人员只需要对发票原件进行审核，由于发票贴在报账凭证内，无法被再次使用。而电子发票可以被重复打印，存在被多次使用进行报销的可能性。

（二）电子发票的内容更容易被伪造、修改

纸质发票由卖方直接开具，不能被买方修改，即使买方开了假发票，审核人员识别起来也相对容易。而电子发票大多以pdf格式发送给买方，买方可以将pdf文件转换成图片之后，再用photoshop等电脑软件伪造、修改发票的时间、明细等内容，且难度很低，不容易被审核人员发现。

（三）增加了财务工作人员的工作量

为防止重复报销和篡改发票信息，财务工作人员需要连接税务系统，对发票的真实性进行核验，并根据发票号码检查是否为重复发票，这大大增加的财务工作量，且税务系统的数据有一定的滞后性，影响审核效率。目前很多高校的会计并没有对发票号码进行登记，即使登记也大多使用excel表格手工录入，工作效率低，且容易出错。

（四）影响财务系统的信息安全

财务系统数据对安全性的要求极高，各高校都建立了严格的安全管理措施，防止数据的丢失和篡改。电子发票由互联网或移动存储介质传输，有携带病毒的可能性，给财务系统的安全带来了新的挑战。

三、解决电子发票问题的有效措施

（一）从顶层设计上完善电子发票的使用管理制度

从高校经费、资产使用管理的角度通盘考虑，发挥电子发票优势，提供经费保障效益。对经费管理人员、使用人员和财务工作者，完善相关的制度规定，提高对电子发票的理解认识、使用方法、管理手段，让规章制度渗透到电子发票使用管理的各个环节，做到有章可循。在财务、资产各环节安装使用电子发票管理系统，提供使用管理的效率质量。

（二）推进电子发票信息平台建设

高校应派遣财务工作者和信息系统建设人员前往大型企业学习电子发票信息平台的建设与使用，构建完善的信息平台，实现电子发票系统与税务系统、资产系统的对接和数据。为财务审核人员配备电子发票二维码扫描器，实现发票信息的快速精准录入，方便财务人员查验发票的真伪，并通过系统比对发票编码，检查是否为报销过的发票。

（三）建立电子发票使用诚信档案

为全校教职员工建立电子发票使用诚信档案，对于伪造、篡改、重复报销电子发票的人员，将其违规使用情况计入诚信档案，作为评先评优的重要依据。

（四）提高财务工作者的信息化素质

在电子发票、无纸化办公、“互联网+”等趋势的影响下，财务工作者应积极适应技术潮流，主动提升自身的信息能力素养，学会利用信息化条件提高自身的办公效率和质量，主动化解新技术带来的新挑战，为新技术的普及、改善贡献自身的力量。

【参考文献】

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