企业文书档案管理信息化建设途径探索

杨青

摘 要：文书档案工作在信息化建设中发挥日益重要的作用，主要体现在文书档案不仅关系到企业日常问题处理、经营活动等内容，还会影响到企业管理决策。因此，企业做好文书档案工作，强化文书档案管理，推进文书档案信息化建设，将有效提升企业竞争力，促进企业持续发展。

关键词：文书档案管理；信息化建设；创新路径

在企业生产经营中，文书档案与日常工作问题处理、领导决策等工作紧密相连，并在推动企业信息化建设过程中发挥着不可替代的作用。将信息技术广泛运用于文书档案管理中，将有效提升文书档案管理效率。因此，企业应给予文书档案工作更多支持，运用信息技术对文书档案进行管理，借助现代化手段形成新型的数字化档案。

1 信息技术对文书档案管理产生的影响

信息技术的发展改变了文书档案工作方式，也改变了文书档案管理工作以往的固定管理模式，并产生了大量信息化工具，这些信息工具可有效地运用到档案管理工作上。信息技术对文书档案管理工作的影响主要体现在以下方面：

1.1 信息技术对文书档案内容的影响

互联网时代下，信息技术为文书档案信息处理工作提供了新的方式，文书档案工作人员运用计算机系统进行信息分析和处理，实现了自动化处理，同时生成电子文件[1]。计算机系统的出现，使得传统的文书档案发生了形式上的改变，现如今的文书档案不再仅限于纸质档案，电子记录辅助传统档案管理和纯粹电子档案管理已成为档案管理的主要内容。同时，信息技术促使电子文件信息摆脱了传统信息处理的限制，对文书档案管理而言，存储方面更为及时、便捷、安全。

1.2 信息技术对文书档案本质属性的影响

信息技术的产生，使得文书档案的本质属性发生了变化：档案信息的核心是原始记录，同时也是档案信息的主要内容。在文书档案信息使用和查阅中，档案信息没有了草稿与印稿的区别，电子文件转换为PDF、JPG等形式的文件内容，更好地将档案信息实时存储起来，保证了文书档案信息的完整性。

1.3 信息技术对档案内容形式的影响

电子文件管理包括：生成、收集、归档、保管这些过程。电子文件生成中，首先要保证相应文书档案信息的原始性和完整性，了解文书档案数据类型，确保电子文件信息的可追溯性和质量，保证文书档案内容与描述一致。通过加强信息技术的运用，运用信息技术将现有的文件内容转化为其他形式的文件，可实现对档案工作流程的全过程监控。

2 当前文书档案管理信息化建设中的主要问题

2.1 文书档案管理流程不够规范

在企业文书档案管理过程中，部分档案管理人员整理档案内容的方式固定、工作流程不够规范，还有一些人员在整理文书档案信息环节时，不能采用先进技术分析并整理，没有实现文书档案整理过程的规范化、流程化。

由于企业信息化应用建设进展缓慢，给文书档案管理工作造成了一定困扰，目前还有部分企业内部文书档案内容的准确性达不到岗位工作要求。

2.2 对文书档案的保护不够

因为档案资源有限，部分企业在档案管理过程中不能采用信息化技术提升管理。从企业实际管理过程中发现，因为对文书档案的保护不到位，档案内容残缺、信息不完整，损坏严重，加上没有进行信息化存储，更是无法发挥文书档案的指导作用，体现不了文书档案的运用价值[2]，甚至直接影响到企业发展。

2.3 文书档案管理制度不够完善

現行的文书档案管理制度不够完善，缺乏对档案管理制度信息化建设内容；加上对于员工的管理不够严格，没有发挥出档案管理制度应有的作用。比如档案人员管理机制、文书档案人员管理、绩效考核制度内容不够细化，不能很好的发挥出制度的约束及管理作用，从而导致文书档案管理工作效率提不上去，影响到信息化建设的健康

发展。

3 做好文书档案管理信息化建设工作途径探索

3.1 加强文书档案信息化建设管理

加大信息化建设的投入，一是借用现代科学技术，更新文书档案管理需要的硬件设备设施，提升信息档案管理的支撑。二是借助互联网、计算机等工具，将信息技术广泛渗透在档案信息的分析和整理中，进一步明确现代科技的运用优势，提升信息技术在文书档案管理中运用的有效性。

3.2 确定文书档案工作流程管理

文书档案是在行政管理事务中产生的，作为通用文书转化后的主要形式。文书档案主要包括命令、指令、报告、通知、布告、决定、信函、简报、会议记录、工作总结等内容，在明确文书档案工作内容之后，及时规范文书档案工作流程，提升档案人员管理意识[3]。

1）信息化建设中，补充文书档案工作步骤。将部门管理人员和基层员工组织起来，分析文书档案工作的创新模式，共同探讨信息化建设的创新路径。在整理文书档案信息的环节，对同一类型文书档案内容进行有效分析，积极了解相关档案资源的联系性，实现对文书档案内容的统一保存和查询，也为文书档案管理信息化建设提供有效的技术支撑。

2）在档案移交环节，文书档案收集人员要依据文书档案管理制度要求，将相应的文书档案及时移交给档案室，便于档案室人员及时检查这些档案材料是否符合归档要求、档案信息内容是否完整、有效，档案室人员检查无误后，共同办理移交手续，促进文书档案材料的及时归档。

3）在档案整理环节，档案室管理人员要认真确定文书档案的编号、分类、保管期限等内容，认真编制文书档案目录，及时将这些档案归类整理。除此之外，还要进一步开发档案信息系统，以便提高档案资源的利用率。

3.3 提高对文书档案管理信息化的正确认识

文书档案是企业档案的重要内容之一，是通用文书的一种特殊形式。档案信息化是企业发展的必然趋势，因此，企业员工要提高认识，根据实际情况对相应资料信息进行分析和整理，提高文书档案信息收集的完整性、内容的有效性和时效性。在文书档案管理信息化的过程中，档案管理人员要意识到整理、利用文书档案不仅是自己的本职工作，更是企业的重要管理内容，要坚持实用性、逻辑性、历史性等原则，将档案及时分类，有针对性的整理和存档，提高档案利用率和信息化管理技术。

3.4 注重文书档案信息的安全管理

因电子文件的形式不固定，因此在其保存时要特别注意，切实保护好电子文件，必要时采取加密形式保护档案信息，以避免伪造电子文件情况的出现。

日常工作中，档案人员要充分利用信息技术加强对档案信息的安全保护，可根据文书档案内容的字体、字号等，同时借助电子印章来保护好文书档案，严格执行档案加密制度，有权限的人员才能对相应的文件做出有效修改，进一步提升文书档案内容的安全性。同时档案部门管理人员要大力推进信息化建设，积极借助信息化手段来加强档案管理。要根据实际情况构建科学、合理的文书档案管理体系，强化档案权限管理，以文书档案信息的保护为主，为文书档案信息的安全保护提供可靠的技术保障。

3.5 提高员工综合素质管理

现代信息技术发展日新月异，网络中的信息多且杂，如果不能够对其进行有效辨别，就会导致档案信息失真。因此档案管理人员要主动学习专业知识，积极提高对档案信息的辨识能力、保护能力，充分利用计算机、网络技术等手段来加强档案内容识别与保护。

企业要积极培养员工的档案意识，对员工定期进行专业知识学习宣传，普及岗位工作内容及岗位可能产生的档案知识，在此基础上，严格实施年检制度和绩效考评制度，促进员工档案意识的全面提升。在日常工作中要提升文書档案人员的专业素养，采取“送出去、请进来”模式开展专业知识培训，提高业务能力；要加强其保密意识教育，采取利用杀毒软件、防火墙、涉密电脑不联网、办公室与阅览室分开等措施，采用保险锁、保险柜、防盗器等设备来保护文书档案信息；对于涉密文件，采取设定权限、数字+密码等形式对其进行双层保护。

3.6 完善文书档案管理制度

对现有的文书档案管理制度进行再次细化，大力推进信息化建设。企业要构建高效的文书档案管理机制，以规范化的制度来约束员工，不断提升管理水平，以实现对文书档案工作流程的及时优化。

在文书档案管理中，对档案信息的字体字号、纸型、排布规则等内容重点分析，严格遵守制度规范来开展信息化建设，将信息化广泛渗透于企业档案管理中，明确规定文书档案工作流程，更好的保证企业档案信息的安全性[4]。企业还应对文书档案文件签发制度进行完善，认真检查相关文件的格式、办理程序等是否符合标准操作要求，严格按照程序审核发放范围。

4 结束语

企业要充分意识到信息技术对文书档案管理工作的影响，积极培养档案人员的责任意识，进一步完善文书档案管理制度，以规范化的制度来约束人员，促进文书档案工作流程的及时优化；要培养员工的档案意识，引导员工积极利用信息技术、计算机技术等保护档案、开发利用档案，不断提升文书档案信息化的管理水平。

参考文献

[1]李英杰.基于档案信息化背景下的文书档案管理工作初探[J].赤子（上中旬），2017（2）：28-28.

[2]孟磊.浅谈更新文书档案管理理念实现文书档案管理信息化[J].华章，2013（18）：24-24.

[3]龙绣娟.文书档案管理信息化存在的问题分析[J].经济技术协作信息，2013（28）：34-34.

[4]李巍巍.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[C]//“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（下）.2016.